A felelősségvállalási nyilatkozattal foglalás előtt kérheti ügyfeleit fontos információk megerősítésére (pl. egészségügyi állapot, tájékozott beleegyezés, felelősségvállalás). Ez a cikk végigvezeti a teljes folyamaton — a sablon létrehozásától a helyzet kezeléséig, ha az ügyfél nem írta alá az aktuális nyilatkozatot.
Mi az a felelősségvállalási nyilatkozat, és mikor használjuk
A felelősségvállalási nyilatkozat egy önálló nyilatkozat, amely a foglaláshoz kapcsolódik.
Megkövetelhető online foglalásokhoz és az adminisztrációs felületen létrehozott foglalásokhoz egyaránt.
Ha az ügyfél nem írta alá az aktuális verziót, a foglalása blokkolható.
Nyilatkozatsablon beállítása
Hozzon létre egy sablont: név, tartalom és űrlapmezők.
Adja hozzá az összes kötelező mezőt, amelyet az aláírás előtt ki kell tölteni.
Az előnézetben ellenőrizze, hogy a szöveg és a mezők érthetők-e az ügyfél szemszögéből.
Mentés után tesztelje a folyamatot egy valós foglalással.
Tipp: A nyilatkozat legyen tömör és könnyen érthető. A hosszú vagy zavaros szöveg növeli a félbehagyott foglalások számát.
Nyilatkozatverziók és a módosítás oka
Egy meglévő sablon szerkesztésekor új verzió jön létre. Azoknak az ügyfeleknek, akik korábban egy régebbi verziót írtak alá, a rendszer kérheti az aktuális aláírását.
Szerkesztéskor adja meg a módosítás okát (belső nyomon követéshez).
A lényeges változásokról előre tájékoztassa ügyfeleit.
Új verzió közzététele után ellenőrizze a nyilvános foglalási űrlapot.
Nyilatkozat aláírása foglaláskor
Ha a nyilatkozat aktív, az ügyfél a foglalási folyamat során megerősíti a beleegyezését, kitölti a szükséges adatokat és aláírja a nyilatkozatot.
Az ügyfélnek van aktuális aláírása
A foglalás akadálytalanul folytatódik.
Az ügyfélnek nincs aktuális aláírása
A rendszer kéri a nyilatkozat kitöltését és aláírását. A foglalás addig nem fejezhető be, amíg ez meg nem történik.
Felülbírálás az adminisztrációs felületen — foglalás létrehozása az ügyfél nevében
Amikor az adminisztrációs felületen hoz létre foglalást, előfordulhat, hogy az ügyfél nem írta alá az aktuális nyilatkozatot. Ebben az esetben megerősítheti a felülbírálást és folytathatja a foglalást.
Mikor használja a felülbírálást
Kivételes működési helyzetek (pl. utolsó pillanatban telefonon egyeztetett foglalás).
Az ügyfél más csatornán már hozzájárult, és az aláírás később kerül rögzítésre.
Mikor ne használja a felülbírálást
Rendszeres megkerülő megoldásként a tényleges aláírás helyett.
Ha bizonytalan a jogi vagy működési következményekkel kapcsolatban.
Fontos: A felülbírálással tudatosan hajtja végre a foglalást az aktuális nyilatkozat aláírása nélkül.
Gyakori problémák és megoldások
„A foglalás nem fejezhető be"
Ellenőrizze, hogy az ügyfél aláírta-e a nyilatkozat aktuális verzióját, és hogy minden kötelező mező ki van-e töltve.
„Az ügyfél korábban aláírta, de a rendszer ismét kéri az aláírást"
Valószínűleg új verzió került közzétételre. A régebbi verzió aláírása nem számít aktuális aláírásnak.
Kapcsolódó cikkek