Quand le système demande-t-il les coordonnées de facturation aux clients ?
Les coordonnées de facturation sont demandées automatiquement aux clients lorsque votre studio remplit les deux conditions suivantes :
L'option Émettre des justificatifs de paiement est activée (dans Paramètres > Paiements).
Vous êtes assujetti à la TVA, ou vous avez un numéro d'identification fiscale et vous avez choisi le type de document Facture.
Si vous n'émettez que des reçus simples (document simplifié), les coordonnées de facturation des clients ne sont pas requises.
Quand les coordonnées de facturation ne sont pas requises : Lors d'un paiement par crédits, carnet ou rattrapage, aucun justificatif n'est émis et les coordonnées de facturation ne sont donc pas nécessaires. Cela vaut aussi pour les options tarifaires à 0.
Comment le client remplit-il ses coordonnées de facturation ?
Lors de l'achat ou de la réservation
Si votre studio requiert les coordonnées de facturation, le formulaire s'affiche automatiquement au client pendant le processus d'achat. Le client saisit son adresse (rue, ville, code postal, pays) et les données sont enregistrées dans son profil.
Si le client utilise une adresse e-mail déjà existante dans le système, son adresse de facturation est automatiquement pré-remplie.
Dans le profil personnel
Les clients peuvent consulter et modifier leurs coordonnées de facturation à tout moment dans Compte utilisateur > Coordonnées de facturation. Les données sont partagées entre tous les studios où le client est inscrit.
Comment ajouter des coordonnées de facturation en tant qu'administrateur ?
Si vous créez une commande pour un client (crédits, carnet, abonnement ou réservation) et que le client n'a pas d'adresse de facturation, un avertissement s'affiche.
Vous avez deux possibilités :
Ajouter l'adresse de facturation dans le détail du client, puis continuer la commande.
Continuer sans adresse en cliquant sur le bouton J'ai compris, continuer sans adresse. Vous pourrez ajouter l'adresse plus tard dans le détail du client ou de la commande. Les studios en Hongrie n'ont pas ce bouton et doivent ajouter l'adresse de facturation.
Adresse de facturation sur la commande
Lors de la création d'une commande, une copie des coordonnées de facturation du client est automatiquement enregistrée. Si le client modifie son adresse ultérieurement, les documents déjà émis conservent les données d'origine.
Dans le détail de la commande, vous trouverez la section Adresse de facturation, où vous pouvez consulter et, si nécessaire, modifier les données :
Si la commande a déjà des coordonnées de facturation, la modification ne s'applique qu'à cette commande.
Si la commande n'a pas de coordonnées de facturation, la modification est enregistrée à la fois sur la commande et dans le profil du client.
Collecte des coordonnées de facturation via des questions supplémentaires
Vous pouvez également recueillir les coordonnées de facturation à l'aide de questions supplémentaires dans le formulaire de réservation. Configurez-les dans Paramètres > Réservations et règles > Questions supplémentaires > Questions supplémentaires pour les nouveaux clients.
Remarque : Si votre studio requiert une adresse de facturation (assujetti à la TVA ou type de document « Facture »), le système affiche automatiquement le formulaire d'adresse de facturation standard. Les questions supplémentaires pour les coordonnées de facturation ne sont alors pas nécessaires et ne s'affichent pas, pour éviter les doublons.