Ha a Billingo vagy Számlázz.hu integráció be van állítva, a bizonylatok automatikusan készülnek minden fizetett megrendeléshez. Időnként a kiállítás meghiúsulhat — ilyenkor a rendszer rögzíti a hibát, és Ön manuálisan újrapróbálhatja.
Hol jelennek meg a hibák?
Rendelések áttekintésében
A Rendelések oldalon a hibás megrendelésnél piros Számlahiba címke jelenik meg. Ha az egeret a címke fölé viszi, tooltip-ban látja a hiba részleteit.
Kibocsátott bizonylatoknál
A Kibocsátott bizonylatok oldalon a hibás bizonylat Hiba állapottal jelenik meg (piros színnel). A műveletek menüben megtalálja az Újrapróbálás gombot.
Megrendelés részleteiben
A megrendelés megnyitásakor a Külső bizonylat szekcióban látja a hiba részleteit és az újrapróbálás gombot.
E-mail értesítés
A rendszer naponta ellenőrzi a kiállítatlan bizonylatokat:
Napi ellenőrzés — ha az API kulcs érvénytelen vagy a szolgáltató nem elérhető, e-mail értesítést kap.
Kiállítatlan bizonylatok — ha egy megrendelés 5 napnál régebb óta vár bizonylatra, napi e-mail értesítést kap. Azonnali fizetéseknél (kártya, PayPal, készpénz) a bizonylat azonnal kell — ezért fontos a hibákat mihamarabb megoldani.
Leggyakoribb hibák és megoldásuk
1. Érvénytelen API kulcs
Tünet: „unauthorized" vagy „invalid API key" hibaüzenet.
Megoldás:
Lépjen a szolgáltató (Billingo / Számlázz.hu) adminisztrációjába.
Ellenőrizze, hogy az API kulcs érvényes-e.
Ha nem, generáljon újat.
A Zenamuban lépjen a Beállítások → Fizetések → Külső számlázás (NAV) menüpontra, adja meg az új kulcsot, és kattintson a Kapcsolat tesztelése gombra.
Billingo: A kulcsot a Beállítások → INTEGRÁCIÓK → API kulcsok alatt találja. A kulcsnak V3 verziónak és „Olvasás és Írás" hatáskörűnek kell lennie.
Számlázz.hu: A kulcsot a Beállítások → Számla Agent alatt találja.
2. Lejárt Billingo előfizetés
Tünet: Billingo API 403-as hibát ad vissza.
Megoldás: Lépjen be a Billingo fiókjába, ellenőrizze és újítsa meg az előfizetést. Ezután próbálja újra.
3. Hibás vagy törölt számlatömb (Billingo)
Tünet: Billingo 422-es hibát ad vissza.
Megoldás: A Beállítások > Fizetések > Külső számlázás menüpont alatt válasszon másik számlatömböt, majd mentse el.
4. Hiányzó ügyfél számlázási cím
Tünet: Számla típusú bizonylat kiállítása sikertelen.
Megoldás:
Töltse ki az ügyfél számlázási adatait a megrendelés részleteiben (Számlázási cím szekció → szerkesztés).
Vagy az ügyfél profiljában (Számlázási adatok).
Ezután próbálja újra a kiállítást.
5. A csomag nem támogatja a külső számlázást
Tünet: Narancssárga figyelmeztetés: „A számla nem állítható ki — csomagfrissítés szükséges."
Megoldás: Váltson Expert vagy Ultimate csomagra. A frissítés után az összes korábbi hibás bizonylat újrapróbálható.
6. „Company data not filled" hiba (Billingo)
Tünet: A Billingo megtagadja a bizonylat kiállítását.
Megoldás: A Billingo adminisztrációjában lépjen a Beállítások → Vállalkozási adatok menüpontra, és töltse ki az összes kötelező mezőt.
Újrapróbálás (retry)
A Kibocsátott bizonylatok oldalon
Nyissa meg a Kibocsátott bizonylatok oldalt.
Keresse meg a hibás sort (piros „Hiba" állapot).
Kattintson a műveletek menüre (három pont) → Újrapróbálás.
A megrendelés részleteiben
Nyissa meg az érintett megrendelést.
A Külső bizonylat szekcióban kattintson az újrapróbálás gombra.
Fontos: Az újrapróbálás előtt győződjön meg arról, hogy a hiba okát megszüntette (pl. frissítette az API kulcsot vagy kitöltötte az ügyfél címét).
Bizonylat-kiállítási határidő (ÁFA törvény §163)
A magyar jogszabályok a fizetés típusától függően eltérő határidőt írnak elő:
Azonnali fizetés (bankkártya, PayPal, készpénz, helyszíni kártyás fizetés) — a bizonylatot azonnal ki kell állítani. A Zenamu ezt automatikusan megteszi a fizetés visszaigazolásakor.
Banki átutalás — a bizonylatot a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kiállítani.
A Zenamu minden fizetési mód esetén automatikusan, a fizetés visszaigazolásának pillanatában kiállítja a bizonylatot. Ha a kiállítás sikertelen (API hiba, érvénytelen kulcs stb.), a rendszer 5 nap után e-mailben figyelmeztet, hogy legyen ideje a hibát kijavítani és a bizonylatot újra kiállítani.
A NAV Online Számla felé történő adatszolgáltatást a Billingo / Számlázz.hu a kiállítás pillanatában automatikusan elvégzi — ezzel Önnek nincs teendője.
900 000 Ft feletti tranzakcióknál a számla kiállítása kötelező — nyugta nem adható helyette. Késedelmes kiállítás esetén jogi személyeknél a bírság akár 500 000 HUF is lehet számlánként.
Javaslat: Oldja meg a hibákat a lehető leghamarabb. Azonnali fizetéseknél a bizonylat azonnal kell — minden nap késedelem növeli a kockázatot. Ha a bizonylat nem állítható ki automatikusan, a szolgáltató saját felületén manuálisan is kiállíthatja.
Szolgáltató váltása problémák esetén
Ha tartósan nem sikerül megoldani a problémát:
Kattintson a Leválasztás gombra az aktuális szolgáltatónál.
Állítsa be az új szolgáltatót.
A régi bizonylatok sztornózása az eredeti szolgáltatón keresztül történik — az eredeti beállítások megmaradnak ehhez.
Fontos: A bizonylatokat mindig a Zenamun keresztül sztornózza (megrendelés lemondásával), ne közvetlenül a szolgáltató adminisztrációjában.
Együttműködés más stúdiókkal
Ha az Ön stúdiója más stúdióval közös eseményt tart, a bizonylatok a forrás stúdió (az esemény tulajdonosa) beállításai szerint készülnek. Ha a másik stúdió a forrás, az ő integrációjukat használja a rendszer.
Gyakran ismételt kérdések
Mi történik a bizonylatokkal, ha deaktiválom az integrációt?
A korábban kiállított bizonylatok megmaradnak. A Kibocsátott bizonylatok oldalon továbbra is letölthetők. Ha egy régi megrendelést sztornóz, a sztornó az eredeti szolgáltatón keresztül történik. Az új megrendelésekhez viszont nem készül külső bizonylat.
Honnan tudom, hogy a bizonylat bekerült a NAV-ba?
A NAV adatszolgáltatást a Billingo vagy Számlázz.hu végzi. Ha a bizonylat állapota Kiállítva, a szolgáltató már elküldte az adatokat a NAV-nak. A NAV Online Számla rendszerben ellenőrizheti (nav.gov.hu).
Miért nem állítódott ki automatikusan a bizonylat?
Lehetséges okok:
Nincs beállított külső számlázási integráció.
A megrendelés kredittel, bérlettel vagy pótóra keretében lett fizetve.
A megrendelés összege 0 Ft.
A helyszíni fizetésekhez „Bizonylat kiállításának mellőzése" van beállítva.
Az integráció szünetel (alacsonyabb csomag).
A megrendelés az integráció aktiválása előtt lett fizetve.
A bizonylatok az összes támogatott fizetési módnál kiállításra kerülnek: bankkártyás fizetés, PayPal, banki átutalás és helyszíni fizetés.
Mi a különbség a Zenamu bizonylat és a külső bizonylat között?
Zenamu bizonylat — a Zenamu saját rendszere által generált PDF. Tájékoztató jellegű, nem minősül hivatalos adóbizonylatnak.
Külső bizonylat (Billingo/Számlázz.hu) — hivatalos számla vagy nyugta. A szolgáltató automatikusan jelenti a NAV rendszerbe.
Elvesznek a beállítások, ha alacsonyabb csomagra váltok?
Nem. A beállítások megmaradnak. Az Expert vagy Ultimate csomagra való visszaváltás után minden helyreáll.
Miért kapok napi e-maileket a bizonylatokról?
A Zenamu napi értesítést küld, ha 5 napnál régebben kiállítatlan bizonylatok vannak. Azonnali fizetéseknél (kártya, PayPal, készpénz) a törvény azonnali kiállítást ír elő, banki átutalásnál 8 napon belülit — az 5 napos értesítés időt ad a hiba javítására. Az értesítés megszűnik, amint a hibás bizonylatokat megoldja.
Ha az ügyfél céges számlát kér (B2B, adószámmal)?
A Zenamu magánszemélyeknek (B2C) állít ki automatikus bizonylatot. Céges számlát a stúdió a Billingo vagy Számlázz.hu saját felületén manuálisan állíthat ki.
Kapcsolódó cikkek