Ez a cikk az ügyfelei rendeléseiről szól az adminisztrációs felület Rendelések részében: mire szolgálnak az egyes rendelési műveletek (Fizetés rögzítése, Megjelölés kifizetetlenként, Visszatérítés megerősítése, Összeg módosítása és a bizonylatok letöltése), mikor érdemes használni őket, és hogyan hozhat létre saját maga rendelést egy ügyfélnek. Nem a Zenamu-csomagja havi rendelési limitjéről szól (erről lásd: Mi történik, ha elérem a csomagom rendelési limitjét vagy a tanfolyamokra és eseményekre vonatkozó limitjét?), és nem is a Zenamu által Önnek kiállított, a csomagjára vonatkozó számlákról (lásd: Hol találom meg a Zenamu foglalási rendszer számláját?).
Hol találja a rendelési műveleteket
Kattintson a Rendelések menüpontra az adminisztrációs felület bal oldali menüjében. Ezt a menüpontot a Menedzser vagy Adminisztrátor jogosultságú felhasználók látják.
A listában kattintson a rendelés melletti Műveletek oszlopban a három pontra (⋯). A menü az adott rendeléshez elérhető műveleteket mutatja, valamint a Rendelés részletei lehetőséget.
Vagy nyissa meg a Rendelés részletei oldalt. Itt a Fizetés rögzítése, a Visszatérítés megerősítése és a Fizetési bizonylat letöltése gomb felül található, a többi művelet pedig mellettük, a több (⋯) menüben.
Csak azok a műveletek jelennek meg, amelyek illenek a rendelés fizetési módjához és fizetési állapotához. Ha egy művelet hiányzik, először ezt a két oszlopot ellenőrizze.
Főbb műveletek és használatuk
Összeg módosítása
Az Összeg módosítása művelettel javíthatja egy rendelés árát (pl. egyedi megállapodás, árazási hiba). Csak a helyszínen vagy banki átutalással fizetett rendelések összegét módosíthatja. Más fizetési módoknál (például kártya vagy PayPal) a lehetőség szürkén jelenik meg. A módosítás után mindig ellenőrizze a kapcsolódó dokumentumokat és a belső megjegyzéseket.
Fizetés rögzítése / Megjelölés kifizetetlenként
A Fizetés rögzítése fizetettként jelöli meg a rendelést, ha az ügyfél a helyszínen vagy banki átutalással fizetett. Fizetésre vár vagy Nem fizetett állapotú rendeléseknél érhető el. A Rendelés állapotának módosítása ablakban adja meg a Fizetés dátuma mezőt, és kattintson a Kifizetve gombra. A kártyás és PayPal-os rendelések állapota automatikusan változik, ezért náluk ez a művelet nem jelenik meg.
A Megjelölés kifizetetlenként csak a még Fizetésre vár állapotú helyszíni és banki átutalásos rendeléseknél érhető el. A „nem fizetett” megjelöléssel legyen óvatos — győződjön meg róla, hogy az állapot megfelel a valóságnak.
Lemondás és visszatérítés megerősítése
Ha egy kifizetett rendelést lemondanak, és a pénzt Önnek kell visszaadnia (jellemzően banki átutalásos fizetésnél), a rendelés Visszatérítésre vár állapotú lesz. Ezt az összeget a Zenamu nem küldi vissza Ön helyett. Miután ténylegesen visszautalta a pénzt az ügyfélnek (pl. banki átutalással), kattintson a rendelésnél a Visszatérítés megerősítése gombra is. A Visszatérítés megerősítése csak a lemondott, visszatérítésre váró banki átutalásos és helyszíni rendeléseknél jelenik meg.
Dokumentumok letöltése
A rendelés állapotától függően letöltheti a fizetési bizonylatot (Fizetési bizonylat letöltése) vagy a lemondási bizonylatot (Lemondási bizonylat letöltése). A bizonylatok a Free és a Lite csomag kivételével minden csomagban letölthetők, de csak akkor, ha a Beállítások › Fizetések menüpontban be van kapcsolva a Fizetési bizonylatok kiállítása.
Gyakori helyzetek
Az ügyfél banki átutalással fizetett, de a rendelés még nem fizetettként jelenik meg
Ha az automatikus párosítás nem azonosította a fizetést, ellenőrizze a befizetést a bankszámláján, majd nyissa meg a rendelést, és kattintson a Fizetés rögzítése gombra.
Megjegyzés: A banki átutalások automatikus párosítása kizárólag az Ultimate csomagban érhető el. Alacsonyabb csomag esetén a banki átutalásos rendeléseket a bankszámlakivonat alapján manuálisan kell fizetettként megjelölnie.
A rendelés le lett mondva és manuális visszatérítésre vár
A pénzt a Zenamun kívül küldi vissza (banki átutalás vagy készpénz). Ezután kattintson a rendelésnél a Visszatérítés megerősítése gombra, hogy a rendelés pénzügyileg lezárt legyen.
A rendelés összege hibás
Használja az Összeg módosítása műveletet (csak helyszínen vagy banki átutalással fizetett rendeléseknél), és szükség esetén adjon hozzá belső megjegyzést a változtatás okáról.
Ügyfél áthelyezése másik órára visszatérítés nélkül
Néha az ügyfél csak egyik óráról a másikra szeretné áthelyezni a foglalását — nem kéri vissza a pénzét. A Zenamuban nincs külön „áthelyezés” gomb, de a fizetést két lépésben érintetlenül megőrizheti:
Nyissa meg az eredeti órát, és mondja le az ügyfél foglalását visszatérítés nélkül. A pénz a rendelésen marad.
Nyissa meg az új órát, és hozzon létre foglalást az ügyfél nevében az adminisztrációs felületen a Résztvevő hozzáadása gombbal. Árként válassza az Egyedi ár lehetőséget, és adjon meg 0-t — az ügyfél már fizetett az eredeti rendeléssel, így ez csak rögzíti az új foglalást anélkül, hogy ismét felszámítaná az összeget.
Tipp: Ha az ügyfél bérlettel, tagsággal vagy kreditekkel fizetett, egyszerűen foglalja át az új órára — az alkalom vagy kredit, amellyel fizetett, automatikusan újra felhasználható lesz, miután az eredeti foglalást lemondja, és a kredit visszakerül a fiókjába.
Hogyan hozzon létre rendelést az ügyfélnek (pl. utólag egy már megtartott órához)
A Zenamuban nincs üres rendelési űrlap — a rendelés mindig egy foglalásból vagy egy vásárlásból jön létre. Ha tehát az ügyfélnek rendelésre és dokumentumra van szüksége egy már megtartott órához, induljon ki a foglalásból:
Nyissa meg az órát — ez már megtartott óráknál is működik —, és hozzon létre foglalást az ügyfél nevében az adminisztrációs felületen a Résztvevő hozzáadása gombbal. Fizetési módként válassza a helyszíni fizetést vagy a banki átutalást — csak ezek a rendelések jelölhetők meg kézzel fizetettként.
A Zenamu automatikusan létrehozza a hozzá tartozó rendelést.
Rögzítse a fizetést: jelölje be a foglalási űrlapon a Megjelölés kifizetettként lehetőséget, vagy később nyissa meg a rendelést a Rendelések között, kattintson a Fizetés rögzítése gombra, adja meg a Fizetés dátuma mezőt, és kattintson a Kifizetve gombra.
Töltse le a dokumentumot a rendelés részleteiből a Fizetési bizonylat letöltése gombbal — fizetési bizonylatot vagy számlát. Számla az Expert és az Ultimate csomagban, valamint a próbaidőszak alatt érhető el, és az ügyfél számlázási adatainak ki kell lenniük töltve a rendelésen.
Ha az árnak el kell térnie a szokásostól, használja az Összeg módosítása műveletet a rendelés részleteinél.
A bérletek és a tagságok ugyanígy működnek, csak más a kiindulópont: az ügyfél adatlapjáról adja ki őket (Tagság hozzáadása, illetve kreditek vagy belépők hozzáadásával). Ott saját árat adhat meg, akár 0-t is, a rendelés pedig automatikusan létrejön.
Gyakran ismételt kérdések
Honnan tudom, hogy a visszatérítés megerősítését vagy a „nem fizetett” megjelölést kell használnom?
Ha ténylegesen visszaküldte a pénzt az ügyfélnek, használja a Visszatérítés megerősítése műveletet.
A „nem fizetett” megjelölés más célra szolgál — olyan ügyfelet jelöl, akinek megerősített foglalása volt helyszíni vagy banki átutalásos fizetéssel, de nem jelent meg és nem fizetett. A megjelölés után az ügyfél neve pirossal jelenik meg a rendszerben, kiegészítő információval a fennálló tartozásokról.
Tévedésből erősítettem meg egy fizetést — visszaállíthatom a rendelést nem fizetettre?
Saját maga nem. Ha egyszer megerősítette a fizetést, az alkalmazásban nincs mód visszaállítani a rendelést nem fizetettre — a „nem fizetett” állapot a fentiek szerint azt jelöli, hogy az ügyfél tartozik Önnek, nem pedig egy megerősített fizetés visszavonására szolgál.
Írjon nekünk az alkalmazásban lévő chaten, és mi rendezzük a magunk oldaláról.
Honnan tölthetem le a lemondási dokumentumot?
A rendelési műveletek között válassza a Lemondási bizonylat letöltése lehetőséget. Ha a lehetőség nem érhető el, ellenőrizze a rendelés állapotát.
Lemondási dokumentum csak akkor áll rendelkezésre, ha a rendeléshez korábban fizetési bizonylat készült.
Az összeg módosítása befolyásolja a könyvelést?
Igen, hatással lehet a kapcsolódó dokumentumokra és kimutatásokra. Csak akkor módosítson, ha egyértelmű indoka van rá.
Kapcsolódó cikkek