Az ügyfél nem tud eljönni, vagy el sem jött, és helyette másik órát szeretne. Korábban ez azt jelentette, hogy le kellett mondani a foglalást, és újat létrehozni. Most egyetlen művelettel áthelyezi az ügyfelet: a fizetés, az ár és a bizonylat változatlan marad, az ügyfél pedig egy e-mailt kap az új órával.
Áthelyezés vagy pótalkalom?
A Zenamuban kétféleképpen tud az ügyfél kedvében járni. Aszerint válasszon, hogy tudja-e már az új órát:
Áthelyezés másik órára — Ön választ ki egy konkrét órát, és az ügyfél rögtön átkerül rá. Akkor hasznos, ha megállapodnak egy pótidőpontban, vagy ha az ügyfél nem jött el, és másik órát szeretne adni neki.
Pótalkalom — pótalkalmat ad az ügyfélnek, az időpontot pedig ő maga választja ki az órarendből. Akkor hasznos, ha az új időpont még nem ismert, vagy ha az ügyfélnek egyszerre több órát kell átvinnie. A pótalkalmak működését a Pótalkalmak használata az adminisztrációból cikk írja le.
Így helyezi át az ügyfelet
A naptárban nyissa meg azt az órát, amelyre az ügyfélnek foglalása van.
A résztvevők listájában kattintson az ügyfélnél az Áthelyezés másik órára lehetőségre (a képernyő szélességétől függően a művelet közvetlenül látszik, vagy a több menüben van).
Az ablak felső részén ellenőrizze az ügyfelet, az eredeti órát és a rendelés árát.
Válassza ki az új órát. A lista a kiválasztott dátumtól 30 napig mutatja az órákat; tolja el az Órák ettől a dátumtól dátumot, ha az új óra később van. Az órákat név szerint is keresheti.
Hagyja bejelölve az Értesítés küldése az ügyfélnek e-mailben jelölőt, és ha szeretne, írjon üzenetet az ügyfélnek, amely megjelenik az e-mailben.
A Megjegyzés a rendelési előzményekhez mezőbe felírhatja az okot; ezt az ügyfél nem látja.
Kattintson a Foglalás áthelyezése gombra.
Az áthelyezés után az ügyfélnek foglalása van az új órára „hiányzik” jelenléti állapottal, és ugyanúgy megkapja az új óra emlékeztetőit, mint bármely más foglalásnál.
Tipp: Olyan óra foglalását is áthelyezheti, amely már megvolt — jellemzően akkor, ha az ügyfél nem jött el. Ha az ügyfél az eredeti órán jelenlévőként van megjelölve, először törölje a jelenlétet.
Mi történik a fizetéssel és a bizonylattal
Az áthelyezés soha nem nyúl a pénzhez: a kifizetett az eredeti összeggel kifizetett marad, a kifizetetlen pedig kifizetetlen. Sem ráfizetés, sem visszatérítés nem keletkezik, akkor sem, ha az új óra ára más. Ha változtatni szeretne az áron, a rendelésen módosítsa.
A kifizetett rendeléshez már készült bizonylat, és ezt az áthelyezés nem változtatja meg. A rendelés ezért az eredeti órán marad nyilvántartva: a rendelések listájában és az óra bevételében is ott találja. Az új órára csak az ügyfél részvétele kerül át. Az áthelyezés bekerül a rendelési előzményekbe.
A kifizetetlen rendelés teljes egészében átkerül az új órára: kifizetés után a rendelések listájában és a bevételben is az új óránál találja. Ha az ügyfél banki átutalással fizet, a fizetési határidő az új óra szerint számolódik újra.
Mire figyelmeztet az ablak
Az alábbi helyzetek nem gátolják az áthelyezést, csak figyelmeztetés jelenik meg, hogy tudatosan dönthessen:
Az új óra megtelt. A foglalás a férőhelyek számán felül jön létre, ugyanúgy, mint amikor kézzel ad hozzá résztvevőt.
Az ügyfélnek már van foglalása az új órára. Az áthelyezéssel kettő lesz neki.
Az ügyfél az új óra várólistáján van. A várólistás foglalása változatlan marad; ha nem szeretné meghagyni neki, mondja le külön az új óra adatlapján.
A foglalást bérlet, kredit, tagság vagy pótalkalom fedezi. Az áthelyezés nem ellenőrzi, hogy a bérlet, a tagság vagy a pótalkalom az új órára is érvényes-e, és hogy nem lép-e túl valamilyen limitet. Ellenőrizze az ügyfél adatlapján.
Az ügyfél nem jött el, és online fizetett. Az áthelyezés után a foglalás ismét aktív, és az ügyfél az új órán maga is le tudja mondani az Ön lemondási feltételei szerint — online fizetésnél visszatérítéssel együtt. Ha ezt nem szeretné megengedni, áthelyezés helyett adjon neki pótalkalmat.
Mi történik az eredeti órán
Az áthelyezés ugyanúgy felszabadít egy helyet az eredeti órán, mint a lemondás. Ha az óra megtelt és van várólista, az első várakozó automatikusan bekerül és e-mailt kap; egyébként értesítést kapnak azok, akik kérték, hogy szóljon a rendszer, ha felszabadul egy hely. Ha az egész eredeti órát le szeretné mondani, először helyezze át az ügyfeleket, és csak utána mondja le az órát.
Gyakori kérdések
Áthelyezhetek egy ügyfelet tanfolyamról?
Azt az ügyfelet, aki a tanfolyamból csak egy alkalmat vásárolt meg, ugyanezzel a módszerrel bármelyik önálló órára áthelyezheti. A tanfolyam másik alkalmára vagy két tanfolyam között az áthelyezés még nem lehetséges; a tanfolyamoknál követendő eljárást a Tanfolyamok: ügyfél áthelyezése két tanfolyam között cikk írja le. A teljes tanfolyamot megvásárolt ügyfelet és az események résztvevőit nem lehet áthelyezni.
Hogyan számolódik a lemondás az áthelyezés után?
Az új óra szerint. Ha az ügyfél lemondja a foglalást az új órán, az Ön lemondási feltételei az új óra kezdetéhez mérve érvényesek.
Hol látom, hogy az ügyfelet áthelyezték?
A rendelési előzményekben szerepel egy bejegyzés az eredeti és az új órával, azzal, hogy ki és mikor végezte az áthelyezést, valamint az Ön belső megjegyzésével. Az ügyfélnek szóló üzenet nem kerül be az előzményekbe, csak az elküldött e-mailben szerepel.
Mit kap az ügyfél?
Egyetlen „Foglalás áthelyezve” e-mailt az eredeti és az új órával, az Ön üzenetével, a helyszínnel vagy az online belépési adatokkal, egy gombbal a foglalás adataihoz, valamint linkekkel, amelyekkel az új óra hozzáadható a naptárhoz. Ha az ügyfélnek nincs e-mail-címe, kérjük, más módon tájékoztassa.