Met toegangsinstructies koppelt u een privébericht aan een les, een cursusles, een evenement of een lessjabloon. Alleen klanten met een boeking krijgen het, en alleen per e-mail. Gebruik het voor de deurcode, de plek van het sleutelkluisje of de weg naar de ingang.
De instructies staan nooit in het openbare lesrooster, niet in de boekingsplugin en ook nergens in de app die uw klanten gebruiken. E-mail is het enige kanaal.
Zo stuurt u de deurcode naar uw klanten
Open de les, de cursusles of het evenement en klik op Les bewerken, Cursus bewerken of Bewerken.
Klik onder Locatie op + Toegangsinstructies toevoegen.
Schrijf het bericht, bijvoorbeeld: Deurcode: 4529#. Ingang via de binnenplaats, bel rechts.
Bepaal of Instructies pas tonen na betaling aangevinkt blijft. Deze optie is standaard aangevinkt.
Sla de wijzigingen op. Klanten die al een boeking hebben, krijgen de instructies meteen per e-mail, en iedereen die later boekt, krijgt ze ook. Is de optie hierboven aangevinkt, dan krijgen onbetaalde boekingen de instructies pas zodra ze betaald zijn.
U kunt maximaal 2000 tekens schrijven. Wilt u het bericht weghalen, open dan hetzelfde onderdeel en klik op Verwijderen.
In welke e-mails de code staat
De boekingsbevestiging van een les, cursus of evenement
De betalingsbevestiging, zodra de boeking betaald is
De herinnering vóór de les of het evenement
De e-mail die uitgaat wanneer er een plek vrijkomt en de klant van de wachtlijst doorschuift
Een update-e-mail telkens als u de tekst wijzigt
In de e-mail staat de tekst in een uitgelicht kader met de kop Toegangsinstructies.
Instructies pas tonen na betaling
Staat deze optie aan, dan krijgen alleen klanten met een betaalde boeking de code. Wie nog niet betaald heeft, ziet in plaats daarvan deze regel: We sturen je de toegangsinstructies per e-mail zodra je betaling is bevestigd.
De code wordt daarna automatisch verstuurd:
Kaart of PayPal — in de betalingsbevestiging, meteen nadat de betaling is gelukt.
Bankoverschrijving — in de betalingsbevestiging, zodra de boeking betaald is.
Contant op locatie — als aparte e-mail op het moment dat u de bestelling als betaald markeert.
Gratis lessen, lidmaatschappen, passen en tegoed — meteen, want zo'n boeking telt als betaald.
Betalen klanten op locatie? Die betaling bevestigt u meestal pas als de klant binnenkomt, dus dan komt de code te laat. Betalen klanten bij aankomst, vink de optie dan uit, zodat de code al in de boekingsbevestiging staat.
Wat er gebeurt als u de code wijzigt
Klanten met een boeking krijgen een e-mail met het onderwerp Bijgewerkte instructies voor je boeking en de nieuwe tekst. Worden de instructies pas na betaling getoond, dan krijgen alleen klanten die al betaald hebben deze e-mail. Elke klant krijgt maar één e-mail, ook als de wijziging voor meerdere lessen van die klant geldt — in de e-mail staat dan om hoeveel lessen het gaat. Ook de docenten in het team van de les krijgen bericht.
Maakt u de tekst leeg, dan gaat er geen e-mail uit. Klanten op de wachtlijst en klanten die geannuleerd hebben, krijgen geen bericht. Vinkt u de betalingsoptie later uit, dan krijgen ook klanten die nog niet betaald hebben de e-mail.
Eén code voor de hele cursus of een eigen code per les
Bij een cursus kan allebei, en dat is precies wat u nodig hebt als de code wisselt:
Bij het aanmaken van een cursus wordt de tekst die u schrijft, vooraf ingevuld bij alle lessen. Elke les heeft een eigen veld in de lessenlijst, dus u kunt losse lessen aanpassen voordat u opslaat.
Eén les bewerken verandert alleen die les. Het veld zit in het paneel Ik wil deze specifieke les bewerken.
De hele cursus bewerken overschrijft alle komende lessen. Het veld zit in het paneel Ik wil de hele cursus bewerken en blijft leeg tot u het invult — het paneel openen verandert op zichzelf dus niets.
Een les toevoegen aan een lopende cursus vult de code vooraf in vanuit een bestaande les. Controleer de code voordat u opslaat en pas hem zo nodig aan.
Dezelfde code steeds opnieuw gebruiken
Zet de instructies in een lessjabloon, dan krijgt elke les die u met dat sjabloon aanmaakt dezelfde tekst. Dupliceert u een evenement met Als sjabloon gebruiken, dan worden de instructies ook overgenomen.
Zet de herinnering aan als uw code vaak verandert
Een boekingsbevestiging kan weken van tevoren worden verstuurd en heeft bij een wisselende code dus weinig zin. De herinnering wordt vóór de les verstuurd, op het tijdstip dat u in de meldingsinstellingen hebt ingesteld, en bevat de code die op dat moment geldt.
Herinneringen voor lessen op locatie staan standaard uit. Zet Lesherinnering (op locatie) voor klant aan bij Instellingen → Meldingen.
Wachtlijst en geannuleerde boekingen
Klanten op de wachtlijst krijgen de code niet, want ze hebben nog geen plek. Ze krijgen die zodra er een plek vrijkomt en ze van de wachtlijst in de les worden geplaatst.
Wie annuleert, houdt de code die al verstuurd is. Vindt u dat belangrijk, wijzig de code dan voor de volgende les.
E-mail is geen veilig kanaal. Wat u in het bericht zet, bepaalt u zelf. Wissel deurcodes regelmatig als uw ruimte daarom vraagt.
Een klant zegt dat de code niet is aangekomen
Controleer of de boeking actief is. Boekingen op de wachtlijst en geannuleerde boekingen krijgen de code niet.
Kijk of Instructies pas tonen na betaling aangevinkt is en of de boeking betaald is. Een onbetaalde boeking krijgt de code pas zodra die betaald is.
Controleer of de instructies bij precies die les zijn ingevuld. In een cursus kan elke les een eigen code hebben.
Verwacht de klant de code kort voor de les, controleer dan of Lesherinnering (op locatie) voor klant aanstaat bij Instellingen → Meldingen. Klanten die boeken nadat de herinnering al is verstuurd, krijgen er geen.
Vraag de klant om in de spammap te kijken en stuur de code daarna opnieuw door de tekst te wijzigen of via Groepsbericht.