De klant kan niet komen, of is niet gekomen, en wil in plaats daarvan een andere les. Eerder betekende dat de boeking annuleren en een nieuwe aanmaken. Nu verplaatst u de klant met één actie: betaling, prijs en betalingsbewijs blijven ongewijzigd, en de klant krijgt één e-mail met de nieuwe les.
Verplaatsen of inhaalles?
Zenamu biedt twee manieren om de klant tegemoet te komen. Kies op basis van de vraag of u de nieuwe les al kent:
Naar een andere les verplaatsen — u kiest een concrete les en de klant gaat er direct naartoe. Dit past wanneer u samen een vervangende datum afspreekt, of wanneer de klant niet is gekomen en u de klant een andere les wilt geven.
Inhaalles — u geeft de klant een inhaalles en de klant kiest zelf een les uit het rooster. Dit past wanneer de nieuwe datum nog niet bekend is, of wanneer de klant meerdere lessen tegelijk moet doorschuiven. Hoe inhaallessen werken, staat in het artikel Inhaallessen beheren vanuit het beheerpaneel.
Een klant verplaatsen
Open in de agenda de les waarvoor de klant een boeking heeft.
Klik in de deelnemerslijst bij de klant op Naar een andere les verplaatsen (afhankelijk van de schermbreedte staat de actie er direct of in het menu meer).
Controleer boven in het venster de klant, de oorspronkelijke les en de prijs van de bestelling.
Kies de nieuwe les. De lijst toont lessen tot 30 dagen na de gekozen datum; verschuif de datum Lessen tonen vanaf als de nieuwe les verder weg ligt. U kunt op lesnaam zoeken.
Laat Klant per e-mail informeren aangevinkt staan en voeg eventueel een bericht aan de klant toe, dat in de e-mail verschijnt.
In de notitie voor de bestelgeschiedenis kunt u de reden vastleggen; die ziet de klant niet.
Klik op Boeking verplaatsen.
Na de verplaatsing heeft de klant een boeking voor de nieuwe les met de aanwezigheid op "afwezig" en krijgt hij of zij herinneringen voor de nieuwe les, net als bij elke andere boeking.
Tip: U kunt ook een boeking verplaatsen van een les die al heeft plaatsgevonden, meestal wanneer de klant niet is gekomen. Staat de klant bij de oorspronkelijke les als aanwezig, haal die aanwezigheid dan eerst weg.
Wat er met de betaling en het betalingsbewijs gebeurt
Een verplaatsing raakt het geld nooit: betaald blijft betaald voor het oorspronkelijke bedrag, onbetaald blijft onbetaald. Er wordt geen bijbetaling en geen terugbetaling aangemaakt, ook niet wanneer de nieuwe les een andere prijs heeft. Wilt u de prijs wijzigen, pas die dan op de bestelling aan.
Een betaalde bestelling heeft al een betalingsbewijs, en dat verandert niet door de verplaatsing. De bestelling blijft daarom bij de oorspronkelijke les geregistreerd: u vindt die daar zowel in het bestellingenoverzicht als in de inkomsten van de les. Alleen de deelname van de klant gaat naar de nieuwe les. De verplaatsing wordt vastgelegd in de bestelgeschiedenis.
Een onbetaalde bestelling gaat volledig mee naar de nieuwe les: zodra die betaald is, vindt u hem bij de nieuwe les in het bestellingenoverzicht en in de inkomsten. Betaalt de klant per bankoverschrijving, dan wordt de vervaldatum opnieuw berekend op basis van de nieuwe les.
Waarvoor het venster u waarschuwt
De volgende situaties blokkeren de verplaatsing niet; u krijgt alleen een waarschuwing, zodat u bewust beslist:
De nieuwe les is vol. De boeking wordt boven de capaciteit aangemaakt, net als wanneer u handmatig een deelnemer toevoegt.
De klant heeft al een boeking voor de nieuwe les. Na de verplaatsing heeft hij of zij er twee.
De klant staat op de wachtlijst voor de nieuwe les. De wachtlijstboeking blijft ongewijzigd; moet die weg, annuleer die dan apart in het detail van de nieuwe les.
De boeking is betaald met een pas, tegoed, een lidmaatschap of een inhaalles. De verplaatsing controleert niet of de pas, het lidmaatschap of de inhaalles ook voor de nieuwe les geldt en of een limiet wordt overschreden. Controleer dat in de klantdetails.
De klant is niet gekomen en heeft online betaald. Na de verplaatsing is de boeking weer actief en kan de klant die bij de nieuwe les zelf annuleren volgens uw annuleringsvoorwaarden, bij online betaling ook met terugbetaling. Wilt u dat niet toestaan, geef de klant dan een inhaalles in plaats van de boeking te verplaatsen.
Wat er bij de oorspronkelijke les gebeurt
De verplaatsing maakt bij de oorspronkelijke les een plek vrij, precies zoals een annulering. Was de les vol en staan er mensen op de wachtlijst, dan schuift de eerste automatisch door en krijgt een e-mail; anders gaat er een melding naar iedereen die zich heeft opgegeven voor bericht bij een vrije plek. Wilt u de oorspronkelijke les helemaal annuleren, verplaats dan eerst de klanten en annuleer de les daarna.
Veelgestelde vragen
Kan ik een klant uit een cursus verplaatsen?
Een klant die maar één cursusles heeft gekocht, verplaatst u op dezelfde manier naar elke losse les. Verplaatsen naar een andere cursusles of tussen twee cursussen is nog niet mogelijk; de werkwijze voor cursussen staat in het artikel Cursussen: een klant overzetten tussen twee cursussen. Klanten met een hele cursus en deelnemers aan evenementen kunt u niet verplaatsen.
Hoe wordt annuleren na een verplaatsing berekend?
Op basis van de nieuwe les. Annuleert de klant de boeking voor de nieuwe les, dan gelden uw annuleringsvoorwaarden ten opzichte van het begin van die nieuwe les.
Waar zie ik dat een klant is verplaatst?
In de bestelgeschiedenis staat een regel met de oorspronkelijke en de nieuwe les, wie de boeking heeft verplaatst en wanneer, en uw interne notitie. Het bericht aan de klant wordt niet in de geschiedenis opgeslagen; dat staat alleen in de verzonden e-mail.
Wat krijgt de klant?
Eén e-mail, "Boeking verplaatst door studio", met de oorspronkelijke en de nieuwe les, uw bericht, de locatie of de onlinegegevens, een knop naar het boekingsdetail en links om de nieuwe les aan de agenda toe te voegen. Heeft de klant geen e-mailadres, laat het dan op een andere manier weten.