Dit artikel gaat over de annuleringsregels voor klanten bij cursussen (inhaallessen voor een gemiste les en annulering van de hele cursus) en bij evenementen en workshops. Voor losse lessen en individuele afspraken gelden andere regels: de annuleringsdeadline en de annuleringskosten; zie Annuleringsdeadline en annuleringskosten voor reserveringen van lessen en afspraken.
Hoe stel ik inhaallessen voor cursussen in?
Ga naar Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen en kies Cursussen.
Zet in het gedeelte Inhaallessen de optie Inhaallessen verdienen toestaan aan.
Vul Recht op een inhaalles: hoelang voor de start van de les moet een klant zich afmelden om een inhaalles te krijgen? in. De waarde 0 betekent dat de klant een inhaalles krijgt bij afmelding op elk moment tot de start van de les. Een klant kan zich ook na dit tijdstip nog afmelden, maar krijgt dan geen inhaalles.
Kies de Standaardgeldigheid van inhaallessen voor cursussen: Voor een vast aantal dagen (gerekend vanaf de datum van de gemiste les) of Tot het einde van de cursus (eventueel met Uitlooptijd na afloop van de cursus (dagen)).
Inhaallessen gelden alleen voor lessen van een cursus die de klant als geheel heeft geboekt. Heeft een klant één cursusles geboekt tegen de Prijs per les, dan gelden voor die reservering de annuleringsdeadline en de annuleringskosten voor losse lessen, en levert die geen inhaalles op. Als een klant zich afmeldt voor een cursusles, krijgt hij of zij geen geld terug; de inhaalles is de compensatie.
Waarom geeft mijn bestaande cursus geen inhaallessen nadat ik de instelling heb gewijzigd?
Inhaallessen verdienen toestaan en Standaardgeldigheid van inhaallessen voor cursussen zijn standaardwaarden voor nieuw aangemaakte cursussen. Een cursus die u al hebt, houdt zijn eigen instellingen. Wilt u die wijzigen, bewerk dan de cursus en open het gedeelte Inhaallessen: Inhaallessen toestaan, Maximaal aantal inhaallessen en Geldigheid van inhaallessen voor deze cursus.
Deze instellingen per cursus zijn beschikbaar in de Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode. In andere abonnementen zijn ze uitgeschakeld, zodat elke cursus de instelling houdt die hij bij het aanmaken heeft gekregen.
Hoe meldt een klant zich af voor een cursusles en gebruikt hij of zij de inhaalles?
De klant moet een account hebben in het reserveringssysteem
Om het inhaalsysteem te gebruiken, hebben uw klanten een eigen account nodig. Zonder account kan het systeem geen inhaallessen beheren, saldi tonen of vervaldatums weergeven.
De klant logt in op het account en opent Mijn cursussen om bij de les op Afmelden te klikken, of klikt in Mijn boekingen op het prullenbakicoon naast de les. Klanten doen dit vanuit hun account, niet vanaf de cursuspagina op uw openbare lesrooster.
Na het bevestigen wordt op de hoofdpagina getoond dat de klant recht heeft op een inhaalles. De klant ontvangt ook een melding per e-mail.
De klant kan de inhaalles vervolgens gebruiken voor elke les of cursusles waarvoor betalen met inhaallessen is toegestaan, door te klikken op Boeken en Boeken met een inhaalles te selecteren. Betalen met inhaallessen staat bij elke les standaard uit; u zet het aan met Betalen met inhaallessen toestaan in de Geavanceerde boekingsinstellingen van de les, of met Les – betalen met een inhaalles toestaan in het gedeelte Inhaallessen van een cursus. Meer hierover in Inhaallessen: verdienen, gebruiken en geldigheid.
Annuleringsbeleid voor workshops en evenementen
Klanten kunnen een reservering voor een workshop zelf annuleren, zolang u dat toestaat. Ga naar Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen, kies Evenementen / Workshops en zet "Zelf annuleren toestaan" aan. Vul daarna "Annuleringsdeadline: hoelang voor de start?" in — bij 0 kunnen klanten op elk moment annuleren tot de start van het evenement. U kunt de deadline invullen in minuten, uren, dagen of weken.
Wat u hier instelt, wordt de standaard voor workshops die u vanaf nu aanmaakt, en elke workshop kan daarvan afwijken in zijn eigen instellingen. Eén evenement met een strengere deadline dwingt u dus niet om de regel voor al het andere aan te passen.
Workshops kennen geen procentuele annuleringskosten. Vóór de deadline krijgt de klant alles terug. Staat zelf annuleren uit, dan krijgt de klant de melding dat hij of zij contact met de studio moet opnemen. Na de deadline kan de klant een reservering die met kaart of PayPal is betaald niet online annuleren en krijgt hij of zij het verzoek contact met de studio op te nemen. Een reservering die met tegoed, toegangen, een lidmaatschap of een inhaalles is betaald, kan de klant na de deadline nog wel annuleren, maar er wordt niets teruggegeven. Reserveringen die per bankoverschrijving of contant zijn betaald, moet u altijd zelf annuleren en terugbetalen.
U kunt de reservering van een klant altijd zelf annuleren vanuit het workshopdetail in het beheerpaneel. Bij het annuleren wordt gevraagd hoe u de terugbetaling wilt afhandelen (tegoed teruggeven, toegangen teruggeven, als onbetaald markeren, enz.).
Annulering van de hele cursus door de klant
Een klant afmelden voor één les van een cursus is één ding — de hele cursusreservering annuleren is iets anders, met een eigen instelling. U vindt die op dezelfde plek: Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen, onder Cursussen. Zet "Annuleren van de hele cursus toestaan" aan en vul "Annuleringsdeadline van de cursus: hoelang voor de start van de cursus?" in. Bij 0 kunnen klanten de hele cursus op elk moment annuleren tot de start ervan. Elke cursus heeft ook een eigen versie van deze instelling in het cursusformulier.
Annuleert een klant de hele cursus vóór de deadline, dan krijgt hij of zij het volledige bedrag terug. Staat deze instelling uit, of is de deadline verstreken, dan moeten klanten de annulering rechtstreeks met u regelen. Een cursus die per bankoverschrijving of contant is betaald, moet u altijd zelf annuleren en terugbetalen.
Ook cursussen kennen geen procentuele annuleringskosten. Het missen van één les regelt u met inhaallessen, zoals hierboven beschreven.