Dit artikel gaat over de annuleringsregels voor klanten bij cursussen (inhaallessen voor een les waarvoor de klant zich op tijd afmeldt, en annulering van de hele cursus) en bij evenementen en workshops. Voor losse lessen en individuele afspraken gelden andere regels: de annuleringsdeadline en de annuleringskosten onder Lessen; zie Annuleringsdeadline en annuleringskosten voor reserveringen van lessen en afspraken.
Een klant meldt zich voor één cursusles af in het eigen account, niet op de cursuspagina van uw openbare lesrooster: in Mijn cursussen klikt de klant naast de les op Afmelden en bevestigt met Afmelden (of gebruikt het prullenbakpictogram in Mijn boekingen). Dat kan alleen voor een betaalde les die nog niet is begonnen. Evenementen en workshops hebben geen procentuele annuleringskosten; klanten kunnen een evenementboeking alleen zelf annuleren als Zelf annuleren toestaan is ingeschakeld, tot de termijn die u hebt ingesteld.
Hoe stel ik inhaallessen voor cursussen in?
Ga naar Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen en kies Cursussen.
Zet in het gedeelte Inhaallessen de optie Klanten inhaallessen laten opbouwen bij nieuwe cursussen aan. Bij nieuwe cursussen staat Inhaallessen toestaan dan al aan. Een bestaande cursus houdt zijn eigen instelling; wilt u die wijzigen, bewerk dan de cursus en zet in het gedeelte Inhaallessen de optie Inhaallessen toestaan aan.
Vul op de kaart Wanneer krijgt een klant een inhaalles? bij Termijn voor recht op inhaalles in hoelang vóór het begin van de les een klant zich uiterlijk moet afmelden om een inhaalles te krijgen. Bij 0 is elke annulering tot aan het begin van de les op tijd. Ook bij een annulering op tijd krijgt de klant alleen een inhaalles als de cursus inhaallessen toestaat en de inhaallessen-limiet van de cursus nog niet is bereikt. U kunt de termijn invullen in minuten, uren, dagen of weken. Een klant kan zich ook na dit tijdstip nog afmelden, maar krijgt dan geen inhaalles. Deze termijn geldt voor alle cursussen met inhaallessen en staat los van de Annuleringsdeadline voor losse lessen onder Lessen.
Kies op de kaart Hoelang zijn inhaallessen geldig? bij Geldigheidsregel: Voor een vast aantal dagen (vul het Aantal dagen in, geteld vanaf de datum van de les waarvoor de klant zich heeft afgemeld, niet vanaf de dag van de afmelding) of Tot het einde van de cursus (eventueel met Extra dagen na de laatste les van de cursus).
In het gedeelte Overige standaardkeuzes voor nieuwe cursussen kunt u Max. inhaallessen per klant instellen (beschikbaar in de Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode) en Betalen met een inhaalles toestaan voor losse lessen binnen een cursus aanzetten (de cursus heeft daarvoor de prijsoptie Prijs per les nodig). Beide gelden alleen als standaardkeuze voor nieuwe cursussen.
Klik op Opslaan.
Inhaallessen gelden alleen voor lessen van een cursus die de klant als geheel heeft geboekt. Heeft een klant één cursusles geboekt tegen de Prijs per les, dan gelden voor die reservering de annuleringsdeadline en de annuleringskosten voor losse lessen, en levert die geen inhaalles op. Als een klant zich afmeldt voor een cursusles, krijgt hij of zij geen geld terug; de inhaalles is de compensatie.
Waarom geeft mijn bestaande cursus geen inhaallessen nadat ik de instelling heb gewijzigd?
Klanten inhaallessen laten opbouwen bij nieuwe cursussen (bij Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen > Cursussen) vult alleen nieuw aangemaakte cursussen vooraf in. Een cursus die u al hebt, houdt zijn eigen instelling. Wilt u die wijzigen, bewerk dan de cursus en zet in het gedeelte Inhaallessen de optie Inhaallessen toestaan aan. Hetzelfde geldt voor Overige standaardkeuzes voor nieuwe cursussen (Max. inhaallessen per klant en Betalen met een inhaalles toestaan voor losse lessen binnen een cursus). Een cursus die u maakt met Als sjabloon gebruiken, neemt deze instellingen over van de oorspronkelijke cursus in plaats van de standaardkeuzes. In de Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode neemt de cursus ook de Geldigheid van inhaallessen van de oorspronkelijke cursus over. Anders dan deze standaardkeuzes gelden de twee kaarten ook voor bestaande cursussen: de Termijn voor recht op inhaalles op de kaart Wanneer krijgt een klant een inhaalles? geldt voor alle cursussen met inhaallessen, nieuw en bestaand. De geldigheid op de kaart Hoelang zijn inhaallessen geldig? geldt voor nieuwe cursussen en voor alle cursussen waarbij in het gedeelte Inhaallessen onder Geldigheid van inhaallessen de keuze Standaardinstelling gebruiken is geselecteerd. Cursussen met de keuze Instellen voor deze cursus houden hun eigen geldigheid. U kunt beide kaarten ook wijzigen als Klanten inhaallessen laten opbouwen bij nieuwe cursussen uit staat.
De optie Inhaallessen toestaan bij een cursus kunt u in elk abonnement wijzigen. Het veld Maximaal aantal inhaallessen en de keuze Instellen voor deze cursus bij de geldigheid van inhaallessen zijn beschikbaar in de Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode. In andere abonnementen zijn deze instellingen uitgeschakeld. Een cursus die al een eigen geldigheid heeft, toont die alleen-lezen, en u kunt de cursus omzetten naar Standaardinstelling gebruiken.
Hoe meldt een klant zich af voor een cursusles en gebruikt hij of zij de inhaalles?
De klant moet een account hebben in het reserveringssysteem
Om het inhaalsysteem te gebruiken, hebben uw klanten een eigen account nodig. Zonder account kan het systeem geen inhaallessen beheren, saldi tonen of vervaldatums weergeven.
De klant logt in op het account. Daarna opent de klant Mijn cursussen, klikt naast de les op Afmelden en bevestigt met Afmelden, of klikt in Mijn boekingen op het prullenbakpictogram naast de les. Klanten doen dit vanuit hun account, niet vanaf de cursuspagina op uw openbare lesrooster.
Na het bevestigen ontvangt de klant een melding per e-mail. Heeft de klant zich op tijd afgemeld volgens de Termijn voor recht op inhaalles in uw instellingen, staat de cursus inhaallessen toe en is de inhaallessen-limiet van de cursus nog niet bereikt, dan wordt op de hoofdpagina getoond dat de klant recht heeft op een inhaalles. Anders wordt de klant zonder inhaalles afgemeld.
De klant kan de inhaalles vervolgens gebruiken voor elke les of cursusles waarvoor betalen met inhaallessen is toegestaan, door te klikken op Boeken en Boeken met een inhaalles te selecteren. Betalen met inhaallessen staat bij nieuwe lessen standaard aan; u kunt het uitzetten met Betalen met inhaallessen toestaan in de Geavanceerde boekingsinstellingen van de les. Bij een cursus gebruikt u Les – betalen met een inhaalles toestaan in het gedeelte Inhaallessen; nieuwe cursussen nemen de standaardkeuze over van Betalen met een inhaalles toestaan voor losse lessen binnen een cursus bij Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen > Cursussen. Meer hierover in Inhaallessen: verdienen, gebruiken en geldigheid.
Annuleringsbeleid voor workshops en evenementen
Klanten kunnen een reservering voor een workshop zelf annuleren, zolang u dat toestaat. Ga naar Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen, kies Evenementen / Workshops en zet "Zelf annuleren toestaan" aan. Vul daarna "Annuleringstermijn vóór het evenement" in — bij 0 kunnen klanten op elk moment annuleren tot de start van het evenement. U kunt de termijn invullen in minuten, uren, dagen of weken.
Wat u hier instelt, wordt de standaard voor workshops die u vanaf nu aanmaakt, en elke workshop kan daarvan afwijken in zijn eigen instellingen, in het gedeelte Geavanceerde boekingsinstellingen ("Zelf annuleren toestaan" en "Annuleringstermijn: hoelang vóór de start?"). Eén evenement met een strengere deadline dwingt u dus niet om de regel voor al het andere aan te passen.
Workshops kennen geen procentuele annuleringskosten. Vóór de deadline krijgt de klant alles terug. Staat zelf annuleren uit, dan krijgt de klant de melding dat hij of zij contact met de studio moet opnemen. Na de deadline kan de klant een reservering die met kaart of PayPal is betaald niet online annuleren en krijgt hij of zij het verzoek contact met de studio op te nemen. Een reservering die met tegoed, toegangen, een lidmaatschap of een inhaalles is betaald, kan de klant na de deadline nog wel annuleren, maar er wordt niets teruggegeven. Reserveringen die per bankoverschrijving of contant zijn betaald, moet u altijd zelf annuleren en terugbetalen.
U kunt de reservering van een klant altijd zelf annuleren vanuit het workshopdetail in het beheerpaneel. Bij het annuleren wordt gevraagd hoe u de terugbetaling wilt afhandelen (tegoed teruggeven, toegangen teruggeven, als onbetaald markeren, enz.).
Annulering van de hele cursus door de klant
Zich afmelden voor één les van een cursus is één ding — de hele cursusreservering annuleren is iets anders, met een eigen instelling. U vindt die op dezelfde plek: Instellingen > Reserveringen & regels > Annulering van reserveringen, onder Cursussen. Zet "Annuleren van de hele cursus toestaan" aan en vul "Annuleringstermijn vóór de cursus" in. Bij 0 kunnen klanten de hele cursus op elk moment annuleren tot de start ervan. Wat u hier instelt, is de standaard voor nieuwe cursussen; bestaande cursussen behouden hun instellingen. Elke cursus heeft een eigen versie van deze instellingen in het cursusformulier, in het gedeelte Geavanceerde boekingsinstellingen ("Annuleren van de hele cursus toestaan" en "Annuleringstermijn van de cursus: hoelang vóór de start van de cursus?").
Annuleert een klant de hele cursus vóór de deadline, dan krijgt hij of zij het volledige bedrag terug. Staat deze instelling uit, of is de deadline verstreken, dan moeten klanten de annulering rechtstreeks met u regelen. Een cursus die per bankoverschrijving of contant is betaald, moet u altijd zelf annuleren en terugbetalen.
Ook cursussen kennen geen procentuele annuleringskosten. Meldt een klant zich op tijd af voor één les van de cursus, dan loopt dat via inhaallessen, zoals hierboven beschreven.