Het komt voor dat klanten op het laatste moment annuleren. Met het annuleringsbeleid kunt u kosten instellen die worden ingehouden op het betaalde bedrag wanneer een reservering kort voor aanvang van de les wordt geannuleerd.
Annuleringskosten instellen
Ga naar Instellingen (tandwiel-icoon in de linkerzijbalk).
Klik op Reserveringen in de bovenste menubalk.
Onderaan de pagina vindt u het annuleringsbeleid in de sectie Annulering.
Een annuleringsbeleid toevoegen
Klik op de knop + Toevoegen om een nieuw annuleringsbeleid aan te maken.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de annuleringsvoorwaarden kunt definiëren. In het onderstaande voorbeeld maken we de volgende voorwaarde aan: Als een klant de reservering 3 uur of minder voor aanvang van de les annuleert, wordt er 25% annuleringskosten ingehouden op het betaalde bedrag.
Uw nieuwe annuleringsbeleid verschijnt nu in de lijst (zie afbeelding hieronder). Klik eventueel opnieuw op + Toevoegen om nog een voorwaarde aan te maken -- bijvoorbeeld 50% kosten bij annulering binnen 2 uur voor de les.
Probleem: annuleringsbeleid kan niet worden opgeslagen
Als u het annuleringsbeleid niet kunt opslaan, is de meest voorkomende oorzaak een conflict tussen een annuleringskosten en de annuleringsdeadline. Het systeem toont dan de volgende foutmelding:
Een van de ingestelde annuleringskosten overlapt met de annuleringsdeadline (de deadline moet altijd eerder vallen). Pas de annuleringsdeadline aan of verwijder de conflicterende annuleringskosten.
Oplossing
Controleer de instelling annuleringsdeadline -- deze bepaalt tot wanneer een klant voor aanvang van de les kan annuleren.
Zorg ervoor dat geen van uw annuleringskosten betrekking heeft op een tijdsvenster dat na de annuleringsdeadline valt. De deadline moet altijd eerder zijn dan elk annuleringskostenvenster.
Pas de annuleringsdeadline aan of verwijder de conflicterende annuleringskosten.
Voorbeeld: Als uw annuleringsdeadline is ingesteld op 2 uur voor de les, kunt u geen annuleringskosten instellen die gelden voor "1 uur voor de les" -- de klant kan op dat moment al niet meer annuleren.