Geen zin om een les voor één persoon te geven en die dan op het laatste moment met de hand te annuleren? Zenamu kan het voor u doen. Boeken er minder mensen een sessie of evenement dan u nodig hebt, dan annuleert het systeem die automatisch op een vast tijdstip vóór aanvang, betaalt het iedereen die had geboekt terug, en stuurt het hun een melding. U krijgt een informatie-e-mail. Dit artikel legt uit wat de functie doet en hoe u die voor uw hele studio inschakelt.
Wat de functie doet
Op het tijdstip dat u kiest (bijvoorbeeld 24 uur vóór aanvang) telt Zenamu hoeveel mensen er voor de sessie zijn geboekt en vergelijkt dat met het minimum dat u instelt:
Zijn er minder dan het minimum geboekt, dan wordt de sessie automatisch geannuleerd. Iedereen die had geboekt, krijgt een terugbetaling en dezelfde melding als bij elke andere geannuleerde sessie.
Zijn er minstens het minimum geboekt, dan gebeurt er niets en gaat de sessie gewoon door.
De controle vindt maar één keer plaats. Annuleert iemand daarna zijn boeking, dan leidt dat niet tot een nieuwe controle.
Waarvoor de functie geldt
Automatische annulering werkt voor individuele sessies (lessen) en voor evenementen (eenmalige evenementen en workshops). Voor cursussen vindt u die niet.
Sessies en evenementen stelt u apart in, elk met hun eigen regels. Zo kunt u bijvoorbeeld onvoldoende geboekte lessen annuleren, maar evenementen altijd laten doorgaan.
Welk abonnement u nodig hebt
Automatische annulering bij lage bezetting is beschikbaar vanaf het Expert-abonnement en hoger (Expert, Ultimate) en tijdens de proefperiode. In lagere abonnementen vindt u de functie niet.
Waar u het inschakelt
De studiobrede instellingen vindt u onder Instellingen → Reserveringen en regels → Annulering van reserveringen. Kies bovenaan voor welk type boekingen u de regels instelt — de kaart Lessen of de kaart Evenementen / Workshops. Daaronder verschijnt de kaart Automatische annulering bij lage bezetting, waar u:
de schakelaar Onvoldoende geboekte sessies automatisch annuleren aanzet (bij evenementen Onvoldoende geboekte evenementen automatisch annuleren),
de aankondigingstermijn instelt bij Hoeveel uur voor aanvang de controle uitvoeren,
invult welk percentage van de capaciteit gevuld moet zijn bij Minimale bezetting.
Vul de instellingen voor sessies en voor evenementen apart in, op hun eigen kaarten.
Hoe het minimale aantal personen wordt berekend
Het minimum volgt uit de capaciteit van de sessie en het percentage dat u instelt, en wordt naar boven afgerond. Bij 50% en een capaciteit van 5 personen is het minimum 3 boekingen. Bij een sessie met een capaciteit van 1 komt het minimum uit op 1, dus wordt alleen een volledig lege sessie geannuleerd.
Zo past het minimum zich aan de capaciteit aan: hebben uw lessen verschillende aantallen plaatsen, dan dekt één percentage ze allemaal.
Stel een aankondigingstermijn in die langer is dan uw klantherinneringen
We raden aan de controle een langere aankondigingstermijn te geven dan de herinneringen die u vóór een les stuurt (Instellingen → Meldingen). Loopt de controle vóór de herinnering, dan krijgt een klant geen herinnering voor een sessie die inmiddels is geannuleerd.
Instellingen voor een specifieke sessie
Naast de studiobrede instellingen kunt u elke sessie of elk evenement een eigen regel geven, of die volledig buiten de automatische annulering houden. Het artikel over aangepaste instellingen voor sessies en evenementen leidt u erdoorheen.