Dit artikel gaat over de twee regels voor klanten die hun eigen reservering van een losse les of een individuele afspraak annuleren: de Annuleringsdeadline (tot hoe laat een klant kan annuleren) en Annuleringskosten voor losse lessen (het percentage dat u inhoudt als een klant te laat annuleert). Het gaat niet over het automatisch annuleren van lessen met te weinig aanmeldingen (zie Automatische annulering bij lage bezetting), annuleringsregels voor cursussen en evenementen (zie Cursussen en evenementen: inhaallessen en annulering door klanten instellen) of betaalmethoden voor individuele afspraken (zie Individuele afspraken (1:1-sessies): betaalmethoden en annuleringsregels).
U kent deze regels misschien ook als annuleringstermijn, annuleringsbeleid, kosten voor te laat annuleren of een limiet op last-minute annuleringen.
Waar vindt u de annuleringsinstellingen?
Ga naar Instellingen (tandwiel-icoon in de linkerzijbalk).
Klik op Reserveringen & regels in de bovenste menubalk.
Open het tabblad Annulering van reserveringen.
Kies onder Voor welk type boekingen stel je de regels in? de kaart Lessen. Daaronder vindt u Annuleringskosten voor losse lessen en Annuleringsdeadline.
Tot hoe laat kunnen klanten hun eigen reservering annuleren? (annuleringsdeadline)
De Annuleringsdeadline is het laatste moment voor aanvang van een les of afspraak waarop een klant de eigen reservering nog kan annuleren. Het is één instelling voor de hele studio en geldt voor losse lessen, lessen van een cursus die klanten los boeken, en individuele afspraken. U kunt geen aparte annuleringsdeadline instellen voor één les of één dienst.
Zo stelt u de annuleringsdeadline in:
Ga naar Instellingen › Reserveringen & regels › tabblad Annulering van reserveringen en kies de kaart Lessen.
Kies in het gedeelte Annuleringsdeadline een van deze opties:
Altijd — klanten kunnen hun reservering annuleren tot de les begint.
Of stel een vaste deadline in — vul een getal in bij Hoe lang voor aanvang van de les? De deadline geldt in hele uren, minimaal 1.
Klik onderaan de pagina op Opslaan.
Voorbeeld: wilt u dat klanten tot 12 uur voor de les kunnen annuleren, kies dan Of stel een vaste deadline in en vul 12 in. Voor 2 dagen vult u 48 in.
Wat gebeurt er na de annuleringsdeadline?
Een klant met een betaalde reservering voor een les kan die nog annuleren en de plek vrijgeven, maar krijgt geen geld terug.
Een klant kan een onbetaalde reservering voor een les niet online annuleren en krijgt het verzoek contact met u op te nemen.
Een klant kan een individuele afspraak na de annuleringsdeadline niet meer online annuleren en krijgt het verzoek contact met u op te nemen.
Bij een volle les verdwijnt de optie om op de wachtlijst te gaan zodra de annuleringsdeadline is verstreken.
De annuleringsdeadline geldt alleen voor klanten. U kunt de reservering van elke klant zelf nog altijd annuleren.
Is de annuleringsdeadline hetzelfde als "Uur voor aanvang" bij een les?
Nee. Uur voor aanvang in de Geavanceerde boekingsinstellingen van een les hoort bij de automatische annulering bij lage bezetting. Daarmee bepaalt u wanneer Zenamu controleert of er genoeg mensen voor de les hebben geboekt. Het verandert niets aan hoe laat klanten hun eigen reservering kunnen annuleren. Zie Automatische annulering bij lage bezetting: aangepaste instelling voor één les of evenement.
De Reserveringsdeadline op het tabblad Reserveringen is ook een andere instelling. Die houdt nieuwe reserveringen tegen, geen annuleringen.
Zo rekent u kosten voor te late annuleringen (annuleringskosten)
Annuleringskosten zijn een percentage van de betaalde prijs dat u inhoudt als een klant de reservering kort voor aanvang annuleert. Zo voegt u annuleringskosten toe:
Ga op de kaart Lessen naar Annuleringskosten voor losse lessen en klik op + Toevoegen.
Vul in het dialoogvenster Nieuwe annuleringskosten het veld Welk percentage van de lesprijs? in (1–100 %).
Vul bij Hoe lang voor aanvang van de les? het aantal hele uren in.
Klik op Opslaan.
In het onderstaande voorbeeld maken we de volgende voorwaarde aan: Als een klant de reservering 3 uur of minder voor aanvang van de les annuleert, wordt er 25% annuleringskosten ingehouden op het betaalde bedrag.
Uw nieuwe annuleringskosten verschijnen nu in de lijst (zie afbeelding hieronder). Klik eventueel opnieuw op + Toevoegen om nog een voorwaarde aan te maken — bijvoorbeeld 50% kosten bij annulering binnen 2 uur voor de les.
Waarvoor deze regels gelden (en in welke tijdseenheden)
De annuleringsdeadline en de annuleringskosten op de kaart Lessen gelden voor losse lessen en individuele afspraken: losse (open) lessen, lessen van een cursus die klanten los boeken, en boekingen van uw diensten. Er is maar één gedeelde set regels, dus u kunt geen aparte regels instellen voor diensten en lessen.
De kostenvensters en de Annuleringsdeadline vult u hier alleen in uren in — dagen en weken zijn hier niet beschikbaar. Denkt u in dagen, reken dan eerst om: 1 dag = 24 uur, 1 week = 168 uur.
Cursussen en evenementen werken anders en kennen helemaal geen procentuele kosten. Zie Cursussen en evenementen: inhaallessen en annulering door klanten instellen.
Probleem: annuleringskosten kunnen niet worden opgeslagen (annuleringsbeleid)
Als u de annuleringskosten niet kunt opslaan, is de meest voorkomende oorzaak een conflict tussen annuleringskosten en de annuleringsdeadline. Het systeem toont dan de volgende foutmelding:
Een van de ingestelde annuleringskosten overlapt met de annuleringsdeadline (de deadline moet altijd eerder vallen). Pas de annuleringsdeadline aan of verwijder de conflicterende annuleringskosten.
Oplossing
Controleer de instelling Annuleringsdeadline — deze bepaalt tot wanneer een klant de eigen reservering voor aanvang van de les kan annuleren.
Vergelijk de uren. Voor alle annuleringskosten moet u meer uren instellen dan voor de annuleringsdeadline. Bij een deadline van 48 uur werken bijvoorbeeld kosten voor 72 uur, maar kosten voor 48 of 24 uur niet.
Pas de annuleringsdeadline aan of verwijder de conflicterende annuleringskosten.
Voorbeeld: Als uw annuleringsdeadline is ingesteld op 2 uur voor de les, kunt u geen annuleringskosten instellen die gelden voor "1 uur voor de les" — de klant kan op dat moment al niet meer annuleren met terugbetaling.
Zo stelt u "gratis tot X uur, daarna kosten" in
Stel dat u annuleren gratis wilt houden tot 72 uur voor de les en daarna 25% wilt rekenen. De regel waar u omheen moet werken: elk kostenvenster moet verder van de start van de les liggen dan de annuleringsdeadline, want na de deadline kunnen klanten niet meer annuleren met terugbetaling. Dat kan op twee manieren:
Zonder deadline — zet de Annuleringsdeadline op Altijd en voeg 25% kosten toe voor een venster van 72 uur. Meer dan 72 uur van tevoren annuleren is gratis, alles daarbinnen kost 25%, en klanten kunnen nog altijd annuleren tot de les begint.
Met een deadline van 48 uur — kies Of stel een vaste deadline in, vul 48 uur in en voeg dezelfde 25% kosten toe voor een venster van 72 uur. Meer dan 72 uur van tevoren is gratis, tussen 72 en 48 uur betaalt de klant 25%, en binnen 48 uur kan de klant niet meer annuleren met terugbetaling.
Wat niet kan, is de twee combineren, bijvoorbeeld "gratis tot 72 uur, 25% tussen 72 en 48 uur en andere kosten binnen 48 uur". Die laatste kosten vallen voorbij de deadline, dus het systeem slaat ze niet op en u krijgt de foutmelding hierboven te zien.