Dit artikel gaat over individuele afspraken (1:1-sessies met een specialist): hoe klanten voor een afspraak betalen en hoe de annuleringskosten en de annuleringsdeadline werken voor boekingen van afspraken. De annuleringsregels voor groepslessen vindt u in Annuleringsdeadline en annuleringskosten voor reserveringen van lessen en afspraken; cursussen en evenementen hebben hun eigen regels.
Betaalmethoden
Bij het boeken van een afspraak kunnen klanten op de volgende manieren betalen:
Online kaartbetaling
De klant betaalt direct met een kaart bij het afronden van de boeking. De betaling wordt automatisch verwerkt. Zie "Kaartbetalingen instellen met Stripe".
PayPal
De klant wordt doorgestuurd naar PayPal om de betaling af te ronden. Zie "Betalingen instellen met PayPal".
Bankoverschrijving
De klant ontvangt de gegevens voor een bankoverschrijving (rekeningnummer, betalingskenmerk). De betaling wordt handmatig verwerkt nadat deze op uw rekening is bijgeschreven. Zie "Bankoverschrijving instellen" en "Automatische koppeling van bankoverschrijvingen".
Betaling ter plaatse
De klant betaalt bij aankomst — contant, met een kaart of op een andere manier direct op uw locatie.
Tegoed / Pas / Lidmaatschap
Als een klant tegoed, een pas of een actief lidmaatschap heeft, kan deze daarmee voor de afspraak betalen. Meer over tegoed en passen en lidmaatschappen.
Annuleringsregels voor individuele afspraken
Individuele afspraken hebben geen eigen annuleringsinstellingen. Ze gebruiken de Annuleringskosten voor losse lessen en de Annuleringsdeadline van de hele studio: dezelfde regels als voor losse lessen. Die regels beschermen uw tijd en motiveren klanten om tijdig te annuleren. Lees meer in "Annuleringsdeadline en annuleringskosten voor reserveringen van lessen en afspraken".
Hoe annuleringskosten werken bij individuele afspraken
Annuleringskosten werken met tijdstaffels — hoe dichter bij de afspraak de klant annuleert, hoe hoger de annuleringskosten kunnen zijn.
Voorbeeld
Annulering meer dan 24 uur voor de afspraak → geen kosten (volledige terugbetaling).
Annulering 12–24 uur voor de afspraak → 50% annuleringskosten.
Annulering minder dan 12 uur voor de afspraak → 100% annuleringskosten (geen terugbetaling).
Zo stelt u annuleringskosten voor individuele afspraken in
Annuleringskosten stelt u in op studioniveau, via Instellingen > Reserveringen & regels > tabblad Annulering van reserveringen > kaart Lessen > Annuleringskosten voor losse lessen. Eén set regels geldt voor alle losse lessen en individuele afspraken: uw diensten en uw losse lessen volgen dus dezelfde regels — u kunt geen aparte regels per dienst instellen.
Klik op + Toevoegen en vul in het dialoogvenster Nieuwe annuleringskosten het volgende in:
Hoe lang voor aanvang van de les? — hoeveel uur voor de afspraak de kosten gelden. In het label staat "les", maar dezelfde regel geldt voor afspraken. Uren zijn hier de enige eenheid, dus reken langere periodes eerst om (1 dag = 24 uur).
Welk percentage van de lesprijs? — welk percentage van de prijs als annuleringskosten wordt berekend (1–100%).
Tot hoe laat kunnen klanten een afspraak annuleren? (annuleringsdeadline)
De Annuleringsdeadline op dezelfde kaart Lessen bepaalt het laatste moment voor de afspraak waarop een klant die nog online kan annuleren. Kies Altijd, of kies Of stel een vaste deadline in en vul het aantal hele uren in — bijvoorbeeld 2.
Na de annuleringsdeadline kan de klant de afspraak niet meer online annuleren. Zenamu toont dan de melding: "Het is te dicht op het tijdstip om nog online te annuleren. Neem contact op met de studio." U kunt de boeking zelf nog annuleren vanuit de boekingsdetails in Individuele afspraken > Boekingen.
Opmerking: Cursussen en evenementen volgen hun eigen regels en kennen helemaal geen procentuele kosten. Zie Cursussen en evenementen: inhaallessen en annulering door klanten instellen.
Automatische terugbetalingen
Bij annulering van een boeking bepaalt het systeem automatisch of en hoeveel er terugbetaald moet worden:
Gratis annulering — De klant ontvangt een volledige terugbetaling. De e-mail bevestigt de annulering zonder kosten.
Annulering met kosten — De klant ontvangt een e-mail met het bedrag van de annuleringskosten en een eventuele terugbetaling.
De terugbetaalmethode is afhankelijk van de oorspronkelijke betaalmethode:
Kaart/PayPal — Automatische terugbetaling naar de oorspronkelijke betaalmethode.
Bankoverschrijving / ter plaatse — De terugbetaling wordt individueel afgehandeld.
Tegoed / pas / lidmaatschap — Automatische terugbetaling naar tegoed, pas of lidmaatschap.