Dit artikel gaat over automatische annulering bij lage bezetting: Zenamu annuleert zelf een sessie of evenement als er op een vast tijdstip vóór aanvang te weinig mensen hebben geboekt. Het aantal uur dat u voor deze functie instelt, is het tijdstip van die controle en geen annuleringsdeadline voor klanten; het verandert niets aan hoe laat klanten hun eigen reservering kunnen annuleren. Dat stelt u in zoals beschreven in Annuleringsdeadline en annuleringskosten voor reserveringen van lessen en afspraken.
Boeken er minder mensen een sessie of evenement dan u nodig hebt, dan annuleert het systeem die automatisch op een vast tijdstip vóór aanvang, betaalt het iedereen die had geboekt terug, en stuurt het hun een melding. U krijgt een informatie-e-mail. U hoeft de les dus niet op het laatste moment met de hand te annuleren. Dit artikel legt uit wat de functie doet en hoe u die voor uw hele studio inschakelt.
Wat de functie doet
Op het tijdstip dat u kiest (bijvoorbeeld 24 uur vóór aanvang) telt Zenamu hoeveel mensen er voor de sessie zijn geboekt en vergelijkt dat met het minimum dat u instelt:
Zijn er minder dan het minimum geboekt, dan wordt de sessie automatisch geannuleerd. Iedereen die had geboekt, krijgt een terugbetaling en dezelfde melding als bij elke andere geannuleerde les.
Zijn er minstens het minimum geboekt, dan gebeurt er niets en gaat de sessie gewoon door.
De controle vindt maar één keer plaats. Annuleert iemand daarna zijn boeking, dan leidt dat niet tot een nieuwe controle.
Waarvoor de functie geldt
Automatische annulering werkt voor sessies (lessen in uw lesrooster) en voor evenementen (eenmalige evenementen en workshops). Voor cursussen en individuele afspraken vindt u die niet.
Sessies en evenementen stelt u apart in, elk met hun eigen regels. Zo kunt u bijvoorbeeld onvoldoende geboekte lessen annuleren, maar evenementen altijd laten doorgaan.
Welk abonnement u nodig hebt
De automatische annulering bij lage bezetting is beschikbaar in de huidige Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode. In andere abonnementen, zoals Eerste stappen (gratis), Lite, Standard of Professional, vindt u de functie niet.
Zit u op een ouder abonnement? Vervangen abonnementen bevatten deze functie niet, ook al lijkt de naam vertrouwd. Expert 2024 is het gebruikelijke geval — de schakelaar blijft dan grijs in uw instellingen. Wilt u automatische annulering gebruiken, stap dan over naar het huidige Expert- of Ultimate-abonnement (zie Hoe kunt u uw abonnement upgraden?).
Waar u het inschakelt
De studiobrede instellingen vindt u onder Instellingen → Reserveringen & regels → Annulering van reserveringen. Kies bovenaan voor welk type boekingen u de regels instelt — de kaart Lessen of de kaart Evenementen / Workshops. Daaronder verschijnt de kaart Automatische annulering bij lage bezetting, waar u:
de schakelaar Onvoldoende geboekte lessen automatisch annuleren aanzet (bij evenementen Onvoldoende geboekte evenementen automatisch annuleren),
de aankondigingstermijn instelt bij Hoeveel uur voor aanvang de controle uitvoeren,
invult welk percentage van de capaciteit gevuld moet zijn bij Minimale bezetting.
Vul de instellingen voor sessies en voor evenementen apart in, op hun eigen kaarten. Klik daarna onderaan de pagina op Opslaan.
Hoeveel uur voor aanvang de controle uitvoeren bepaalt alleen wanneer Zenamu de boekingen telt. De Annuleringsdeadline op dezelfde kaart Lessen is een aparte instelling, die bepaalt tot hoe laat klanten hun eigen reservering kunnen annuleren.
Hoe het minimale aantal personen wordt berekend
Het minimum volgt uit de capaciteit van de sessie en het percentage dat u instelt, en wordt naar boven afgerond. Bij 50% en een capaciteit van 5 personen is het minimum 3 boekingen. Bij een sessie met een capaciteit van 1 komt het minimum uit op 1, dus wordt alleen een volledig lege sessie geannuleerd.
Zo past het minimum zich aan de capaciteit aan: hebben uw lessen verschillende aantallen plaatsen, dan dekt één percentage ze allemaal.
Stel een aankondigingstermijn in die langer is dan uw klantherinneringen
We raden aan de controle een langere aankondigingstermijn te geven dan de herinneringen die u vóór een les stuurt (Instellingen → Meldingen). Loopt de controle vóór de herinnering, dan krijgt een klant geen herinnering voor een sessie die inmiddels is geannuleerd.
Instellingen voor een specifieke sessie of een specifiek evenement
Naast de studiobrede instellingen kunt u elke sessie of elk evenement een eigen regel geven, of die volledig buiten de automatische annulering houden. Het artikel Automatische annulering bij lage bezetting: aangepaste instelling voor één les of evenement leidt u erdoorheen.