Dit artikel gaat over automatische annulering bij lage bezetting: hoe u één sessie of evenement een eigen regel geeft, of die buiten de automatische annulering houdt. Het veld Uur voor aanvang in deze instelling is het tijdstip waarop Zenamu het minimale aantal personen controleert. Het is geen annuleringsdeadline voor klanten en verandert niets aan hoe laat klanten hun eigen reservering kunnen annuleren. Dat stelt u in zoals beschreven in Annuleringsdeadline en annuleringskosten voor reserveringen van lessen en afspraken.
Globale instellingen dekken de meeste situaties, maar soms hebt u een uitzondering nodig. Een workshop die u wilt laten doorgaan, ook al schrijft er maar één persoon in. Of een les waarbij het globale minimum niet streng genoeg is en u een hogere lat wilt. Voor elke sessie of elk evenement kunt u daarom de globale regel overschrijven, of de sessie volledig buiten de automatische annulering houden. Dit artikel legt uit hoe.
Waar u de instellingen vindt
De instelling staat op elke sessie, elk evenement en elk lessjabloon, in het gedeelte Geavanceerde boekingsinstellingen — open dat wanneer u een sessie of evenement aanmaakt of bewerkt. Zoek naar Automatische annulering bij lage bezetting. Daar vindt u een keuze met drie opties.
Automatische annulering bij lage bezetting is beschikbaar in de huidige Expert- en Ultimate-abonnementen en tijdens de proefperiode. In andere abonnementen, ook in vervangen abonnementen met een jaartal in de naam zoals Expert 2024, zijn de opties uitgeschakeld en staat er Niet beschikbaar in je abonnement.
De drie opties
Globale instelling gebruiken (standaard) — de sessie volgt de globale instellingen van uw studio. Direct onder de optie ziet u wat dat voor deze sessie betekent, bijvoorbeeld "min. 3 van 5 personen (50 %), 24 u vooraf". Staat de globale annulering uit, dan ziet u een melding dat de sessie niet automatisch wordt geannuleerd.
Aangepaste instelling voor deze les — u voert exacte waarden in alleen voor deze sessie: Minimaal aantal personen en Uur voor aanvang. Hier stelt u een specifiek aantal personen in, geen percentage.
Deze les niet automatisch annuleren — de sessie wordt nooit automatisch geannuleerd, ook niet terwijl de globale annulering loopt. Handig voor evenementen die u hoe dan ook wilt laten doorgaan.
Wat betekent "Uur voor aanvang"?
Uur voor aanvang is het moment waarop Zenamu de boekingen voor deze sessie of dit evenement telt. Zijn er op dat moment minder mensen geboekt dan het Minimaal aantal personen, dan wordt de sessie automatisch geannuleerd. Bij 24 vindt de controle bijvoorbeeld 24 uur vóór aanvang van de sessie plaats.
Uur voor aanvang beperkt niet wanneer klanten kunnen annuleren. Tot hoe laat klanten hun eigen reservering kunnen annuleren, stelt u alleen in met de studiobrede Annuleringsdeadline onder Instellingen › Reserveringen & regels › Annulering van reserveringen › Lessen. Een losse sessie heeft geen eigen annuleringsdeadline.
Aangepaste instellingen werken los van de globale
De eigen regel van een sessie geldt ongeacht de globale schakelaar:
Een aangepast minimum op een specifieke sessie geldt ook wanneer de globale automatische annulering uitstaat.
En terwijl de globale annulering loopt, haalt u een specifieke sessie eruit met Deze les niet automatisch annuleren.
Zo botsen de globale instellingen en de instellingen op sessieniveau niet — de sessie wint altijd.
Hoeveel personen u kunt instellen
Bij aangepaste instellingen voert u het minimum in als een exact aantal personen. De laagste waarde is 1, de hoogste is de capaciteit van de sessie. U kunt geen getal hoger dan de capaciteit invoeren — Zenamu geeft dan de melding "Het minimum mag de capaciteit van de les niet overschrijden".
Lessjablonen
Wanneer u aangepaste instellingen op een lessjabloon opslaat, worden ze vooraf ingevuld voor elke nieuwe sessie die u vanuit dat sjabloon aanmaakt. Zo stelt u het één keer in in plaats van bij elke les. U kunt het altijd nog op een specifieke sessie wijzigen wanneer dat nodig is.
Wanneer het controletijdstip al is verstreken
Schakelt u een aangepaste regel voor een sessie in terwijl het controletijdstip intussen al is verstreken (stel dat u de controle op 24 uur van tevoren zet, maar er nog maar 20 uur rest vóór aanvang), dan laat Zenamu u weten dat de controle direct na het opslaan wordt uitgevoerd. De sessie wordt meteen beoordeeld, niet op een later moment.
Wat er na een annulering gebeurt
Wanneer de automatische annulering een sessie annuleert, krijgt iedereen die had geboekt een terugbetaling en een melding. Voor precies hoe terugbetalingen bij elke betaalmethode werken, zie het artikel over betalingen en terugbetalingen bij automatische annulering.