Wanneer een sessie automatisch wordt geannuleerd, hoort niemand geld kwijt te zijn. Terugbetalingen werken precies zo als wanneer u zelf als studio een sessie annuleert — iedereen die had geboekt krijgt het volledige bedrag terug, zonder annuleringskosten. Dit artikel legt uit hoe elke betaalmethode wordt terugbetaald en wat u en uw klanten zien.
Het volledige bedrag wordt terugbetaald, zonder kosten
Automatische annulering telt als een annulering door de studio. Iedereen die had geboekt krijgt dus 100% van de prijs terug, hoe weinig tijd er ook restte vóór aanvang. Annuleringskosten gelden niet — die gelden alleen voor boekingen die klanten zelf annuleren.
Hoe elke betaalmethode wordt terugbetaald
Kaart — het bedrag wordt automatisch teruggestort op de kaart waarmee de klant heeft betaald. Afhankelijk van de bank duurt het meestal 5 tot 10 dagen voordat het verschijnt.
PayPal — het bedrag wordt automatisch teruggestort op het PayPal-account van de klant.
Tegoed — het tegoed gaat terug naar het account van de klant, die het voor een andere boeking kan gebruiken.
Strippenkaart — de gebruikte strip komt terug op de strippenkaart, en de klant kan die opnieuw gebruiken.
Lidmaatschap — de boeking komt vrij en het lidmaatschap blijft geldig, zodat de klant een andere les kan boeken.
Bankoverschrijving — is de betaling al binnen, dan wordt de bestelling in het gedeelte Bestellingen gemarkeerd als wacht op terugbetaling en betaalt u de klant rechtstreeks terug. Is de overschrijving nog niet binnen, dan is er niets terug te betalen.
Betaling ter plaatse — heeft de klant nog niet betaald, wat bij betalingen ter plaatse gebruikelijk is, dan is er niets terug te betalen. Hebt u de betaling al als ontvangen geregistreerd, dan wordt de bestelling gemarkeerd als wacht op terugbetaling en betaalt u de klant rechtstreeks terug.
Kaart-, PayPal-, tegoed-, strippenkaart- en lidmaatschapsbetalingen worden dus voor u afgehandeld. Alleen voor overschrijvingen en betalingen ter plaatse die al zijn verwerkt, betaalt u met de hand terug — net als bij een gewone annulering van een sessie door de studio.
Wat u ziet
Voor elke automatisch geannuleerde sessie krijgt u een informatie-e-mail met het onderwerp Les automatisch geannuleerd (bij evenementen Workshop automatisch geannuleerd). Die vertelt u:
welke sessie is geannuleerd en wanneer die zou beginnen,
hoeveel mensen er waren geboekt, wat het minimum was, en de capaciteit,
een opmerking dat online betalingen volledig zijn terugbetaald en dat bankoverschrijvingen en betalingen ter plaatse in het gedeelte Bestellingen als wacht op terugbetaling zijn gemarkeerd.
Wat geboekte klanten zien
Klanten die hadden geboekt, krijgen dezelfde annuleringsmelding als bij elke andere geannuleerde les of evenement. U hoeft ze niet zelf te schrijven — Zenamu brengt ze voor u op de hoogte.
Wanneer een online terugbetaling mislukt
Mislukt een terugbetaling voor een van de betalingen (bijvoorbeeld door een fout aan de kant van de betaaldienst), dan blijft de sessie geannuleerd en worden de overige betalingen gewoon terugbetaald. De mislukte betaling blijft in het gedeelte Bestellingen gemarkeerd, zodat u die met de hand kunt afhandelen. Eén betaling houdt het annuleren van de hele sessie niet tegen.