Dit artikel gaat over het annuleren door u, de studio, van een evenement of workshop die u hebt aangemaakt in Cursussen & evenementen. Het gaat niet over lessen, die u in het lesrooster annuleert met Les annuleren, en niet over cursussen (zie Cursussen: een cursus voortijdig annuleren en deelnemers informeren). Wil een klant de eigen aanmelding annuleren, zie dan Cursussen en evenementen: inhaallessen en annulering door klanten instellen.
Een evenement heeft één start- en einddatum en geen afzonderlijke lessen. U kunt het hele evenement vóór de start annuleren, of afzonderlijke bestellingen annuleren. Gebruik dit artikel als u een workshop, retreat of masterclass wilt afblazen en iedereen die zich heeft aangemeld wilt terugbetalen, of als de knop Evenement annuleren ontbreekt.
Hoe annuleer ik een evenement vóór de start?
Open het evenement in Cursussen & evenementen.
Klik op Evenement annuleren.
Het dialoogvenster Dit evenement annuleren? toont een overzicht van de bestellingen van het evenement.
Schrijf bij Aanvullende informatie voor deelnemers (e-mail) waarom het evenement wordt geannuleerd. De standaardtekst is "Helaas is het evenement geannuleerd." Verstuurt uw studio sms-meldingen, dan ziet u mogelijk ook een veld voor de sms-tekst.
Hebben sommige klanten per bankoverschrijving betaald, dan toont het dialoogvenster die klanten met een link naar elke bestelling. Vink Ik stort het geld terug aan.
Klik op Ja, annuleren.
Zenamu annuleert alle actieve bestellingen van het evenement, betaalt betaalde bestellingen volledig terug zonder annuleringskosten en mailt uw tekst naar de deelnemers. Heeft nog niemand zich aangemeld, dan wordt het evenement gewoon geannuleerd.
Wat gebeurt er met betalingen als ik een evenement annuleer?
Als u een heel evenement annuleert met Evenement annuleren, wordt elke betaalde bestelling volledig terugbetaald, afhankelijk van hoe de klant heeft betaald:
Kaart: automatisch terugbetaald op de kaart van de klant.
PayPal: automatisch terugbetaald op het PayPal-account van de klant.
Tegoed of toegangen: automatisch teruggeboekt naar het saldo van de klant.
Cadeaubon: het deel van de prijs dat met een cadeaubon is betaald, gaat terug naar de bon.
Bankoverschrijving: Zenamu kan geen geld van uw bankrekening overmaken. Stort het geld zelf terug naar de klant. Staat de bestelling in Bestellingen op Wacht op terugbetaling, klik dan op Terugbetaling bevestigen zodra u het geld hebt overgemaakt.
Ter plaatse: Zenamu markeert de bestelling als terugbetaald. Geef het geld zelf terug aan de klant. Het dialoogvenster herinnert u niet aan deze bestellingen.
Onbetaalde bestellingen: worden geannuleerd; er valt niets terug te betalen.
Meer over bestelstatussen na een terugbetaling leest u in Hoe terugbetalingen werken en bestellingsstatussen.
Waarom ontbreekt de knop Evenement annuleren?
Het evenement is al begonnen. De knop Evenement annuleren verdwijnt op het starttijdstip van het evenement, en daarna kunt u in Zenamu geen heel evenement meer annuleren. Bij een evenement van meerdere dagen is dat de start van de eerste dag. Annuleer in plaats daarvan de afzonderlijke bestellingen (zie het volgende gedeelte).
Het evenement is al geannuleerd.
Een partnerstudio heeft het evenement met u gedeeld. Alleen de studio die een gedeeld evenement heeft aangemaakt, kan het annuleren of bewerken. In uw beheer is de knop inactief, met de melding "Dit evenement wordt beheerd door de partnerstudio. Alleen de studio die het heeft aangemaakt kan het annuleren of bewerken."
Hoe annuleer ik een evenement dat al is begonnen?
Is een evenement eenmaal begonnen, dan kunt u het niet meer als geheel annuleren, maar wel elke aanmelding afzonderlijk. Klanten kunnen zich niet meer aanmelden voor een evenement dat al is begonnen.
Wilt u iedereen tegelijk uitleggen wat er aan de hand is, klik dan eerst in het evenementdetail op Bulkbericht versturen.
Open Deelnemers.
Klik bij elke deelnemer op Bestelling annuleren.
Bij Opmerking kunt u de reden van de annulering invullen. Zenamu mailt de klant dat de bestelling is geannuleerd en voegt uw opmerking toe.
Bij een betaalde bestelling biedt het dialoogvenster alleen een volledige terugbetaling aan. De terugbetaling werkt per betaalmethode zoals hierboven beschreven. Kies bij een onbetaalde bestelling Boeking annuleren.
Klik op Bestelling annuleren.
Het evenement zelf wordt niet als geannuleerd gemarkeerd, omdat het al is begonnen. Wilt u het van het openbare lesrooster halen, klik dan in het evenementdetail op Bewerken en vink Tonen op openbaar lesrooster uit. Bij een evenement dat al is begonnen, kunt u alleen nog de zichtbaarheid wijzigen.
Is een geannuleerd evenement nog zichtbaar op het openbare lesrooster?
Standaard niet. Als u een evenement annuleert met Evenement annuleren, verbergt Zenamu het op het openbare lesrooster. Wilt u dat klanten zien dat het evenement is geannuleerd, open dan het geannuleerde evenement en vink Tonen op openbaar lesrooster aan. U kunt het vinkje op elk moment weer weghalen.
Kunnen klanten hun eigen aanmelding voor een evenement annuleren?
Ja, als bij het evenement Zelf annuleren toestaan aanstaat. Dat is een andere instelling dan het annuleren van het evenement door de studio. Zie Cursussen en evenementen: inhaallessen en annulering door klanten instellen.
Opmerking: Evenementen kunnen ook automatisch worden geannuleerd als zich te weinig mensen aanmelden. Dat is een andere functie; zie Automatische annulering bij lage bezetting.