Dit artikel gaat over boekingen van individuele afspraken (1:1-diensten) in Individuele afspraken › Boekingen: de statussen, handmatige boekingsbevestiging, klanten die niet verschijnen en het annuleren van een boeking. Het geldt niet voor groepslessen, cursussen en evenementen. Hun deelnemers beheert u op de detailpagina van de les, de cursus of het evenement.
Handmatige boekingsbevestiging bestaat alleen voor individuele afspraken en u zet die per specialist aan. Groepslessen, cursussen en evenementen hebben geen goedkeuringsstap: een klant die een vrije plek boekt, krijgt die meteen. Wilt u zelf bepalen wie een plek in een groepsles krijgt, lees dan hieronder Kan ik boekingen voor een groepsles goedkeuren?
Overzicht van boekingen
Alle boekingen van individuele afspraken vindt u in het zijmenu onder Individuele afspraken › Boekingen. De pagina toont deze aantallen:
Vandaag — Afspraken die vandaag gepland staan.
Aankomend — Toekomstige boekingen die niet geannuleerd zijn.
Wacht op goedkeuring — Boekingen in afwachting die op uw beslissing wachten (alleen als handmatige boekingsbevestiging aanstaat).
Deze maand — Afspraken in de huidige maand.
Daaronder kunt u schakelen tussen de weergave Tabel en Agenda, en met Boeking toevoegen zelf een boeking aanmaken.
Boekingsstatussen
Elke boeking van een individuele afspraak heeft een van deze statussen:
In afwachting
De boeking is aangemaakt, maar wacht op goedkeuring. Deze status wordt alleen gebruikt als Handmatige boekingsbevestiging voor de specialist aanstaat (zie hieronder). De klant krijgt te zien dat de boeking wacht op bevestiging door de specialist.
Bevestigd
De boeking is geldig en de afspraak staat gepland. Als handmatige boekingsbevestiging uitstaat, krijgen boekingen direct deze status. Boekingen die u zelf aanmaakt met Boeking toevoegen, zijn altijd bevestigd.
Afgerond
De begintijd van de afspraak is verstreken en de boeking is niet geannuleerd of als niet verschenen gemarkeerd.
Geannuleerd
De boeking is geannuleerd: door de klant, door uw studio of automatisch door Zenamu (bijvoorbeeld een boeking in afwachting die niet vóór het begin van de afspraak is goedgekeurd).
Niet verschenen
De klant is niet verschenen en heeft niet betaald. U stelt deze status zelf in nadat de afspraak is begonnen (zie Niet verschenen markeren).
Handmatige boekingsbevestiging
Wilt u elke afspraak eerst zelf bevestigen voordat die definitief is? Zet dan Handmatige boekingsbevestiging aan voor de specialist. Nieuwe boekingen bij die specialist krijgen dan eerst de status In afwachting in plaats van Bevestigd.
Hoe zet ik handmatige boekingsbevestiging aan?
Ga naar Individuele afspraken › Specialisten.
Klik op de kaart van de specialist op Diensten (voor een nieuwe specialist klikt u op Specialist toevoegen).
Zet de schakelaar Handmatige boekingsbevestiging aan.
Klik op Opslaan. De instelling geldt voor alle diensten van die specialist.
Hoe goedkeuring werkt
Een klant boekt een afspraak → de status is In afwachting. Het tijdslot is gereserveerd, dus niemand anders kan het boeken.
De specialist ontvangt een e-mail over het nieuwe verzoek.
Open in Individuele afspraken › Boekingen de boeking (Details bekijken) en kies:
Goedkeuren — De boeking wordt bevestigd en de klant ontvangt een bevestigingsmail.
Verzoek afwijzen — De boeking wordt geannuleerd en de klant krijgt bericht per e-mail. U kunt een Reden voor afwijzing toevoegen (optioneel). De klant krijgt de betaling volledig terug.
Is een boeking in afwachting niet goedgekeurd voordat de afspraak begint, dan annuleert Zenamu die automatisch en krijgt de klant het volledige bedrag terug.
Teamleden met de rechten Manager of Beheerder kunnen elke boeking goedkeuren en afwijzen. Een specialist kan dat voor de eigen boekingen. Meer hierover leest u in Afspraken: boekingen in afwachting — goedkeuren, afwijzen en automatische annulering.
Wanneer betaalt de klant als handmatige boekingsbevestiging aanstaat?
Handmatige boekingsbevestiging stelt de betaling niet uit. De klant betaalt bij het boeken, net als zonder goedkeuring: een kaart- of PayPal-betaling wordt bijvoorbeeld meteen afgerekend, of er wordt tegoed of een toegang afgeschreven. Bij het afrekenen ziet de klant dat het volledige bedrag wordt terugbetaald als de specialist de boeking niet bevestigt voordat de afspraak begint.
Als u het verzoek afwijst of als de boeking automatisch wordt geannuleerd, worden kaart- en PayPal-betalingen automatisch terugbetaald en gaan tegoed of toegangen terug naar de klant. Een bankoverschrijving moet u zelf terugstorten.
Kan ik boekingen voor een groepsles goedkeuren?
Nee. Groepslessen, cursussen en evenementen hebben geen handmatige boekingsbevestiging; die optie bestaat alleen voor individuele afspraken. Wilt u zelf kiezen wie een plek in een groepsles krijgt, gebruik dan een van deze mogelijkheden:
De les zichtbaar houden en zelf klanten inboeken: open in het formulier van de les Geavanceerde boekingsinstellingen en vink Klanten kunnen deze les niet boeken aan. De les blijft op uw openbare lesrooster staan, maar niemand kan hem online boeken. Vermeld in de beschrijving hoe klanten een plek kunnen aanvragen (e-mail, telefoon) en voeg de klanten die u accepteert toe met Deelnemer toevoegen op de detailpagina van de les.
De les helemaal verbergen: vink in Geavanceerde boekingsinstellingen de optie Les is niet openbaar zichtbaar aan. De les verschijnt dan niet op het openbare lesrooster en alleen u kunt klanten toevoegen met Deelnemer toevoegen.
Bij cursussen heten dezelfde opties Klanten kunnen deze les niet boeken en Cursus is niet openbaar zichtbaar.
Niet verschenen markeren
De knop Niet verschenen verschijnt alleen in het detail van de boeking als aan al deze voorwaarden is voldaan:
De boeking is Bevestigd.
De begintijd van de afspraak is verstreken.
De boeking is nog niet betaald: de betaling staat nog op Wacht op betaling (bijvoorbeeld omdat de klant ter plaatse zou betalen).
Nadat u dit bevestigt, krijgt de boeking de status Niet verschenen en wordt de betaling gemarkeerd als Onbetaald. De klant wordt daarna gemarkeerd als klant met onbetaalde bestellingen. Zo herkent u problematische klanten. Een vooraf betaalde boeking kunt u niet als niet verschenen markeren; die krijgt de status Afgerond. Lees meer in "Ongeoorloofde afwezigheid (no-shows)".
Een boeking annuleren vanuit het beheerpaneel
U kunt een bevestigde boeking op elk moment annuleren, ook als de klant die online niet meer kan annuleren. Open de boeking en klik op Boeking annuleren (kies in de tabel Annuleren in het actiemenu). Bij een boeking in afwachting heet de knop Verzoek afwijzen. In het venster:
Zenamu toont of er volgens uw annuleringsregels annuleringskosten gelden. Zijn er meerdere opties, dan kiest u hoe u annuleert, bijvoorbeeld met volledige terugbetaling.
U kunt een Opmerking met de reden van de annulering toevoegen.
Als u een bericht schrijft in E-mailbericht voor de klant, ontvangt de klant dat per e-mail. Afhankelijk van uw instellingen voor sms-meldingen ziet u ook een veld voor een sms.
Boekingen in de agenda
Afspraken verschijnen ook in het Lesrooster, naast uw groepslessen. In Individuele afspraken › Boekingen kunt u schakelen tussen de weergave Tabel en Agenda.
Lees meer over betalingsinstellingen en annuleringsbeleid in "Individuele afspraken (1:1-sessies): betaalmethoden en annuleringsregels".