Zenamu verstuurt automatisch e-mailmeldingen naar klanten, specialisten en studiobeheerders in de verschillende fasen van een boeking. In dit artikel vindt u een overzicht van alle e-mailtypes en wanneer ze worden verzonden.
E-mails voor klanten
Boekingsbevestiging
Wordt direct na het aanmaken van een boeking verzonden. Bevat alle afspraakinformatie: naam van de behandeling, datum en tijd, naam van de specialist, locatie en betalingsgegevens. Als handmatige goedkeuring is ingeschakeld, vermeldt de e-mail duidelijk dat de boeking nog goedgekeurd moet worden.
Boeking goedgekeurd
Wordt verzonden wanneer de specialist of beheerder een boeking in afwachting goedkeurt. De klant ontvangt de bevestiging dat de afspraak definitief is, samen met alle relevante gegevens.
Boekingsverzoek afgewezen
Als een boeking in afwachting wordt afgewezen, ontvangt de klant een e-mail met de afwijzing. Als de beheerder een reden heeft opgegeven, wordt deze in de e-mail getoond. Er staat een link in om een nieuwe boeking te maken.
Herinnering aan afspraak
Een automatische herinnering die voor een aankomende afspraak wordt verzonden. Bevat een samenvatting van de boeking: behandeling, datum, tijd, specialist en locatie.
Annulering (zonder kosten)
Bevestiging van de annulering van een boeking wanneer deze binnen de gratis annuleringsperiode valt.
Annulering (met kosten)
Annuleringsmail die daarnaast het bedrag van de annuleringskosten en een eventuele terugbetaling vermeldt.
Geannuleerd door de studio
Als de afspraak door de studio of specialist wordt geannuleerd, ontvangt de klant een e-mail met de annuleringsgegevens en een optionele reden.
Betalingsbevestiging
Na succesvolle verwerking van de betaling ontvangt de klant een bevestiging met de transactiegegevens.
Melding over beschikbaar tijdslot
Als een klant een volgeboekt tijdslot in de gaten houdt en er komt een plek vrij (bijv. doordat een andere klant annuleert), ontvangt de klant een melding met de mogelijkheid om te boeken.
E-mails voor specialisten
Verzoek tot goedkeuring van boeking
Wanneer handmatige goedkeuring is ingeschakeld, ontvangt de specialist een e-mail over een nieuw boekingsverzoek met klant- en afspraakgegevens. Er staat een link in om de boeking snel goed te keuren of af te wijzen.
Dagelijks afspraakoverzicht
Een automatisch dagelijks overzicht dat de specialist herinnert aan de geplande afspraken voor die dag.
E-mails voor de studio / administratie
Melding van nieuwe boeking
De studio ontvangt een melding bij elke nieuwe afspraakboeking.
Annuleringsmelding
Als een klant de boeking annuleert, ontvangt de studio een e-mail met de annuleringsgegevens.
Aangepast bericht aan klant
Vanuit het beheerpaneel kunt u een persoonlijk e-mailbericht aan een klant sturen met betrekking tot een boeking.
Meldingsinstellingen
In uw studio-instellingen kunt u bepalen welke meldingen worden verzonden. De meldingsconfiguratie geldt op studioniveau en is van toepassing op alle behandelingen.
Aanbevelingen
Laat alle klantmeldingen ingeschakeld — klanten stellen het op prijs om op de hoogte te worden gehouden van hun boekingsstatus.
Afspraakherinneringen verminderen no-shows aanzienlijk.
Als u handmatige goedkeuring gebruikt, reageer dan zo snel mogelijk op verzoeken — een wachtende klant is een onzekere klant.
In het laatste artikel bekijken we hoe het volledige boekingsproces eruitziet vanuit het perspectief van de klant — "De openbare boekingspagina".