Als u handmatige goedkeuring van boekingen hebt ingeschakeld in het onderdeel Afspraken, worden nieuwe boekingen aangemaakt met de status in afwachting. Dit artikel legt uit hoe u deze afhandelt, zodat klanten niet zonder reactie blijven wachten.

De boeking is aangemaakt maar wacht op goedkeuring van de studio of specialist. Zolang deze niet is goedgekeurd, heeft de klant geen bevestigde afspraak.

Als u een boeking in afwachting niet goedkeurt vóór het begintijdstip van de afspraak, annuleert het systeem deze automatisch.

Wij adviseren om de wachtrij met boekingen in afwachting regelmatig gedurende de dag te controleren.

Keur de boeking zo snel mogelijk goed, zodat de klant zekerheid heeft en u kunt overgaan tot vervolgcommunicatie.

Wijs de boeking af en geef een duidelijke reden. Dit beperkt het heen-en-weer communiceren.

Beslis direct — anders wordt de boeking automatisch geannuleerd, wat tot een slechtere klantervaring leidt.

De betaling voor alle boekingen is vooraf vereist (tenzij het een contante betaling ter plaatse betreft).

Als een boeking niet wordt goedgekeurd vóór het begintijdstip en de klant al heeft betaald, moet het bedrag worden terugbetaald. Alle betaalmethoden verwerken terugbetalingen automatisch — behalve bankoverschrijvingen, waarvoor u handmatig moet terugbetalen via uw internetbankieren.

Ja, maar wij adviseren om een reden te vermelden voor duidelijke communicatie met de klant.

Dat hangt af van de rol en rechten in het onderdeel Afspraken — doorgaans een manager of studiobeheerder, of de toegewezen specialist op basis van de regels van uw studio.