Het boekingsdetail is het hoofdscherm voor dagelijkse werkzaamheden in het onderdeel Afspraken. Deze handleiding laat zien wat u er aantreft, welke acties u kunt gebruiken en in welke volgorde. Om een boekingsdetail te openen, gaat u naar Individuele afspraken > Boekingen en klikt u op de boeking in de tabel (of kiest u Details bekijken in het actiemenu van de boeking). Boekingsstatussen, handmatige goedkeuring en annulering worden uitgebreider uitgelegd in Individuele afspraken: boekingen beheren.
Wat u ziet in het boekingsdetail
Informatie over de dienst, datum, tijd en duur.
Boekingsstatus: In afwachting, Bevestigd, Afgerond, Geannuleerd of Niet verschenen.
De gekoppelde bestelling en betalingsinformatie.
Klant, specialist en locatie.
De Interne notitie, als u die hebt geschreven bij het aanmaken van de boeking met Boeking toevoegen. De interne notitie hoort bij deze ene boeking. Ze is niet hetzelfde als de Notities in het klantdetail en wordt daar ook niet naartoe gekopieerd.
Belangrijkste acties in het detail
Een boeking in afwachting goedkeuren of afwijzen
Bij boekingen die op goedkeuring wachten, klikt u op Goedkeuren om de afspraak te bevestigen, of op Verzoek afwijzen om die af te wijzen. Wijst u een verzoek af, dan kunt u optioneel een Reden voor afwijzing toevoegen; de klant krijgt bericht per e-mail.
Een boeking annuleren
Klik op Boeking annuleren. In het venster kunt u bij Opmerking de reden invullen en een E-mailbericht voor de klant schrijven. Het systeem past de annuleringslogica toe op basis van uw instellingen en de betaalmethode.
Markeren als niet verschenen
Gebruik dit als de klant niet is komen opdagen. De knop Niet verschenen is alleen zichtbaar bij een bevestigde boeking nadat het begintijdstip van de afspraak is verstreken, en alleen als de boeking nog niet is betaald (Wacht op betaling). Na uw bevestiging krijgt de boeking de status Niet verschenen, wordt de betaling als Onbetaald gemarkeerd en wordt de klant gemarkeerd als klant met onbetaalde bestellingen.
De specialist of locatie wijzigen
Voor bewerkbare boekingen kunt u de specialist of locatie wijzigen zonder een nieuwe boeking aan te maken. Klik op het potloodpictogram naast Specialist of Locatie, kies de nieuwe specialist of locatie en klik op Opslaan. U kunt alleen een specialist kiezen die aan de dienst van de boeking is toegewezen en op dat tijdstip geen andere boeking heeft. Zenamu brengt de klant automatisch per e-mail op de hoogte van de wijziging.
Een persoonlijk bericht sturen naar de klant
Het bericht verstuurt u niet vanuit het boekingsdetail zelf. Open in Individuele afspraken > Boekingen het actiemenu van de boeking in de tabel en kies Bericht versturen. Schrijf het Bericht, kies eventueel een specialist bij Stuur een kopie naar de specialist en klik op Bericht versturen. Deze optie wordt alleen getoond als de klant een e-mailadres heeft.
Tip: Gebruik interne redenen en een consistente communicatiestijl. Dit maakt de overdracht tussen receptie, specialisten en management veel soepeler.
Veelvoorkomende scenario's
Een boeking staat nog in afwachting en de afspraak nadert
Beslis zo snel mogelijk (goedkeuren of afwijzen), zodat de klant niet zonder informatie blijft wachten. Wordt een boeking in afwachting niet goedgekeurd voordat de afspraak begint, dan annuleert Zenamu die automatisch.
Een klant belt op het laatste moment om af te zeggen
Annuleer de boeking vanuit het beheerpaneel, voeg een reden toe en controleer het annuleringsresultaat in de bestelling.
Een specialist is ziek en ik heb een vervanger nodig
Wijzig de specialist in het boekingsdetail. Zenamu stuurt de klant automatisch een e-mail over de wijziging; stuur alleen een persoonlijk bericht als u meer informatie wilt geven.
De vervangende specialist moet de betreffende dienst aan zich toegewezen hebben en op dat tijdstip vrij zijn.
Veelgestelde vragen
Wanneer verschijnt de actie 'niet verschenen'?
Bij bevestigde boekingen nadat het begintijdstip van de afspraak is verstreken, zolang de boeking nog niet is betaald.
Waarom kan ik de specialist of locatie niet wijzigen?
U kunt ze alleen wijzigen bij toekomstige boekingen die niet zijn geannuleerd of als niet verschenen zijn gemarkeerd. Afspraken in het verleden kunt u niet meer wijzigen. Daarnaast hebt u het recht Manager of Beheerder nodig.
Wanneer moet ik een persoonlijk bericht sturen?
Bij elke wijziging die de klant raakt (tijdwijziging, logistieke instructies). Wijzigingen van de specialist of locatie worden automatisch aan de klant doorgegeven.