Zenamu bespaart u tijd door automatisch e-mails te versturen naar zowel u als uw klanten. Denk aan reserveringsbevestigingen, meldingen bij nieuwe pasbestellingen, roosterwijzigingen en geannuleerde lessen — zonder dat u er iets voor hoeft te doen. Dit artikel geeft een overzicht van deze automatische e-mails en laat zien welke u kunt in- of uitschakelen bij Instellingen › Meldingen. Klantmeldingen die op uw openbare lesrooster worden getoond, zijn geen e-mails. Die worden beschreven in Klantmeldingen: aanmaken, bewerken en weergeven op het openbare lesrooster.

Deze e-mail verwelkomt klanten die voor het eerst een les, cursus of evenement boeken. De mail wordt ook verstuurd als u handmatig een nieuwe klant toevoegt in het beheerpaneel onder de klantenlijst.

Wordt direct na het boeken van een les, cursus of evenement verstuurd. De e-mail bevat gegevens zoals datum, tijd, locatie, docent en betaalmethode, plus een link om de reservering te beheren.

In Instellingen › Meldingen vindt u onder de schakelaars voor de e-mailmeldingen het veld "Aangepast bericht voor de eerste reserveringsbevestiging". Wat u daar schrijft, wordt toegevoegd aan de bevestigingsmail van de reservering.

Het is goed om te weten wanneer dit bericht precies wordt verstuurd, want dat verrast veel studio's:

Wordt verstuurd wanneer de docent de reservering van een klant als betaald markeert.

Als er een plek vrijkomt in een les, wordt de eerste klant op de wachtlijst automatisch ingeboekt en via deze e-mail op de hoogte gebracht. Deze e-mail wordt altijd verstuurd: er is geen instelling om hem uit te schakelen, en er bestaat geen sms-versie van.

Bij een volgeboekte les kunnen klanten (ook gasten zonder account) op Breng me op de hoogte klikken en hun e-mailadres achterlaten, bijvoorbeeld als ze niet op de wachtlijst willen of als de les geen wachtlijst heeft. Komt er een plek vrij (bijvoorbeeld doordat iemand annuleert) en staat er niemand op de wachtlijst, dan krijgt iedereen die op Breng me op de hoogte heeft geklikt tegelijk deze e-mail. Er wordt niets automatisch geboekt: wie het eerst boekt, krijgt de plek. Klanten die nog niet hebben geboekt, krijgen de e-mail opnieuw als er later weer een plek vrijkomt. De e-mail bevat een link om deze meldingen stop te zetten.

Deze e-mail herinnert deelnemers aan een online les die binnenkort begint. Hij wordt verstuurd als Lesherinnering (online) voor klant is ingeschakeld bij Instellingen › Meldingen, op het tijdstip dat bij Herinnering vooraf is gekozen (standaard 1 uur voor de les). Deelnemers van wie de boeking betaald is, krijgen in deze e-mail de toegangsgegevens, zoals de link naar de livestream (bijv. Zoom, YouTube). Wijzigingen in de link of de online gegevens leiden ook tot een e-mail aan de ingeschreven deelnemers.

Wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd wanneer de docent of locatie van een les verandert.

Wordt naar alle ingeschreven deelnemers gestuurd wanneer een les, cursusles of evenement wordt geannuleerd. De e-mail bevat een vaste annuleringsmelding die u niet kunt wijzigen, met daaronder uw eigen bericht. Dat bericht schrijft u bij het annuleren in het veld Extra info voor deelnemers (e-mail) (bij een cursusles of evenement: Aanvullende informatie voor deelnemers (e-mail)). Het veld is al ingevuld met een korte verontschuldiging, die u kunt aanpassen.

Wordt verstuurd wanneer een docent de reservering van een klant annuleert (bijv. wegens niet-betaling of een telefonisch verzoek na de annuleringsdeadline). De e-mail bevat een vaste annuleringsmelding die u niet kunt wijzigen. Vult u bij het annuleren het optionele veld Opmerking in (bijv. met de reden van de annulering), dan wordt uw opmerking daaronder toegevoegd.

Bevestigingsmail die wordt verstuurd wanneer een klant zijn of haar eigen reservering annuleert.

Wordt twee weken voor het verlopen van een pas of een tegoedpakket verstuurd, maar alleen als de klant nog ongebruikte toegangen of ongebruikt tegoed heeft. De e-mail toont de vervaldatum en het huidige saldo. Als de schakelaar Ongebruikte toegangen na verlopen geldigheid automatisch verwijderen (bij passen) of Ongebruikt tegoed na verlopen geldigheid automatisch verwijderen (bij tegoedpakketten) is uitgeschakeld, nodigt de e-mail de klant ook uit om de geldigheid te verlengen door een nieuwe pas of een nieuw tegoedpakket te kopen. Is de schakelaar ingeschakeld, dan valt deze uitnodiging weg.

Wordt direct na het verlopen van een pas of een tegoedpakket verstuurd. De tekst hangt af van de twee schakelaars Ongebruikte toegangen na verlopen geldigheid automatisch verwijderen en Ongebruikt tegoed na verlopen geldigheid automatisch verwijderen in de instellingen van uw passen- en tegoedsysteem:

Bevestigt dat er tegoed of toegangen aan het account van een klant zijn toegevoegd. Dit gebeurt wanneer u dit handmatig doet in het beheerpaneel via het klantprofiel (bijv. als een klant contant betaalt voor een pas).

Wordt direct na het aanmaken van een pasbestelling verstuurd. Zodra de betaling is bevestigd, ontvangt de klant een tweede e-mail met de melding dat de bestelling als betaald is gemarkeerd.

Ga naar Instellingen › Meldingen. Het vak E-mailmeldingen voor docenten heeft voor elk van deze e-mails een schakelaar:

De docent die aan de les is toegewezen, krijgt een e-mail wanneer een klant een nieuwe boeking maakt (lessen, cursussen, evenementen en workshops, afspraken). Afhankelijk van uw abonnement is er ook een extra schakelaar Kopie voor "Beheerder", waarmee deze e-mails ook naar beheerders gaan.

De docent die aan de les is toegewezen, krijgt een e-mail wanneer een klant zijn boeking annuleert. Afhankelijk van uw abonnement kunt u met Kopie voor "Beheerder" deze e-mails ook naar beheerders sturen.

De docent met de rol "Beheerder" krijgt een e-mail zodra een klant een pas of een lidmaatschap bestelt. Elk van beide heeft een eigen schakelaar.

Iedereen met de rol "Beheerder" krijgt een e-mail zodra een nieuwe klant voor het eerst contact heeft met uw studio: bij registratie, bij de eerste boeking of bij de eerste aankoop. Voor klanten die u zelf aan de studio toevoegt, wordt geen e-mail verstuurd.

Lesherinnering voor docent stuurt de toegewezen docent vooraf een herinnering voor een les, cursusles of evenement, met de lijst van de op dat moment ingeschreven klanten. Het tijdstip kiest u bij Herinnering vooraf (vaste tijden tussen 1 en 15 uur voor aanvang; standaard 2 uur). Dagelijks afsprakenoverzicht voor specialist stuurt een specialist elke dag een overzicht van al zijn afspraken voor die dag.

Wordt naar een docent gestuurd wanneer u deze toevoegt bij Instellingen › Docenten en samenwerkingen en een e-mailadres invult. Heeft de docent nog geen Zenamu-account, dan bevat de e-mail een link om een wachtwoord in te stellen en toegang te krijgen tot het beheer van de lessen die hij of zij voor u geeft (aanwezigheid bijhouden, groepsberichten sturen naar deelnemers, enz.).

Wordt een uur voor een online les naar de toegewezen docent gestuurd — maar alleen als er nog geen livestreamlink (bijv. Zoom, YouTube) is ingevuld.

Herinneringen aan klanten stelt u in bij Instellingen › Meldingen, in het vak E-mailmeldingen voor klanten. Elke herinnering heeft een schakelaar en een optie Herinnering vooraf met vaste tijden:

Aangepaste herinneringsintervallen (bijv. 72 uur) worden op dit moment niet ondersteund; de langste optie is 48 uur. Wilt u klanten eerder herinneren? Dan kunt u handmatig een groepsbericht sturen vanuit het lesoverzicht.

Studio's in Tsjechië en Slowakije zien ook het vak Sms-meldingen voor klanten met Les is geannuleerd en Lesherinnering voor aanvang (met een eigen instelling Herinnering vooraf).

Veel studio's vragen of systeem-e-mails de huisstijl van de studio dragen of er "van Zenamu" uitzien. Zo verschijnen ze in de inbox van uw klant: