Dit artikel gaat over boekingen van individuele afspraken die in afwachting zijn: wat er gebeurt als Handmatige boekingsbevestiging aanstaat, hoe u een verzoek goedkeurt of afwijst en wanneer Zenamu een niet-goedgekeurde boeking automatisch annuleert. Handmatige boekingsbevestiging bestaat alleen voor individuele afspraken (1:1-diensten) en u zet die per specialist aan. Boekingen voor groepslessen, cursussen en evenementen kunnen niet op goedkeuring wachten. Wat u daar in plaats daarvan kunt gebruiken, leest u in Kan ik boekingen voor een groepsles of cursus goedkeuren?
Wat is een boeking in afwachting?
Een boeking in afwachting is een boeking van een individuele afspraak die wacht op goedkeuring door uw studio of de specialist. Zolang die niet is goedgekeurd, heeft de klant geen bevestigde afspraak. De klant ziet dat de boeking wacht op bevestiging en dat er een e-mail volgt zodra er een update is. Het tijdslot is al gereserveerd, dus geen andere klant kan het boeken.
Hoe zet ik handmatige boekingsbevestiging aan?
Ga naar Individuele afspraken › Specialisten.
Klik op de kaart van de specialist op Diensten (voor een nieuwe specialist klikt u op Specialist toevoegen).
Zet de schakelaar Handmatige boekingsbevestiging aan.
Klik op Opslaan. Nieuwe boekingen voor alle diensten van die specialist krijgen voortaan de status In afwachting.
Hoe keur ik een boeking in afwachting goed of wijs ik die af?
Ga naar Individuele afspraken › Boekingen. Het aantal bij Wacht op goedkeuring laat zien hoeveel boekingen wachten; die hebben de status In afwachting.
Open de boeking met Details bekijken en controleer het tijdstip, de klant, de dienst en de betaling.
Klik op Goedkeuren om de boeking te bevestigen. De klant ontvangt een bevestigingsmail.
Of klik op Verzoek afwijzen, vul eventueel een Reden voor afwijzing in (aanbevolen) en bevestig met Verzoek afwijzen. De boeking wordt geannuleerd, de klant krijgt bericht per e-mail en de betaling wordt volledig terugbetaald.
Goedkeuren en Verzoek afwijzen vindt u ook in het actiemenu van elke boeking in afwachting in de tabel.
Wanneer wordt een boeking in afwachting automatisch geannuleerd?
Als u een boeking in afwachting niet vóór de begintijd van de afspraak goedkeurt, annuleert Zenamu die kort na de begintijd automatisch en krijgt de klant het volledige bedrag terug.
Wij adviseren om de wachtrij met boekingen in afwachting regelmatig gedurende de dag te controleren.
Kan ik boekingen voor een groepsles of cursus goedkeuren?
Nee. Handmatige boekingsbevestiging bestaat alleen voor individuele afspraken. Bij een groepsles, cursus of evenement krijgt een klant die een vrije plek boekt, die plek meteen. Wilt u zelf kiezen wie een plek in een groepsles krijgt, gebruik dan een van deze mogelijkheden:
De les zichtbaar houden en zelf klanten inboeken: open in het formulier van de les Geavanceerde boekingsinstellingen en vink Klanten kunnen deze les niet boeken aan. De les blijft op uw openbare lesrooster staan, maar niemand kan hem online boeken. Vermeld in de beschrijving hoe klanten een plek kunnen aanvragen (e-mail, telefoon) en voeg de klanten die u accepteert toe met Deelnemer toevoegen op de detailpagina van de les.
De les helemaal verbergen: vink in Geavanceerde boekingsinstellingen de optie Les is niet openbaar zichtbaar aan. De les verschijnt dan niet op het openbare lesrooster en alleen u kunt klanten toevoegen met Deelnemer toevoegen.
Een cursus heeft dezelfde opties: Klanten kunnen deze les niet boeken en Cursus is niet openbaar zichtbaar.
Veelvoorkomende scenario's
U hebt beschikbaarheid en de klant is akkoord
Keur de boeking zo snel mogelijk goed, zodat de klant zekerheid heeft en u kunt overgaan tot vervolgcommunicatie.
De afspraak kan niet worden bevestigd
Wijs het verzoek af en geef een duidelijke reden. Dit beperkt het heen-en-weer communiceren.
Een boeking in afwachting is nog niet afgehandeld vlak voor het afspraaktijdstip
Beslis direct — anders wordt de boeking automatisch geannuleerd zodra de afspraak begint, wat tot een slechtere klantervaring leidt.
Veelgestelde vragen
Wanneer betaalt de klant voor een boeking in afwachting?
Bij het boeken. Handmatige boekingsbevestiging stelt de betaling niet uit: een kaart- of PayPal-betaling wordt afgerekend, of er wordt tegoed of een toegang afgeschreven, net als zonder goedkeuring (een betaling ter plaatse volgt zoals gewoonlijk later). Bij het afrekenen ziet de klant dat het volledige bedrag wordt terugbetaald als de specialist de boeking niet bevestigt voordat de afspraak begint.
Als u het verzoek afwijst of als de boeking automatisch wordt geannuleerd, worden kaart- en PayPal-betalingen automatisch terugbetaald en gaan tegoed of toegangen terug naar de klant. Een bankoverschrijving is de uitzondering: dat geld moet u zelf terugstorten via uw internetbankieren.
Kan ik een verzoek afwijzen zonder een reden op te geven?
Ja, Reden voor afwijzing is optioneel, maar wij adviseren om die in te vullen voor duidelijke communicatie met de klant.
Wie kan boekingen in afwachting goedkeuren?
Teamleden met de rechten Manager of Beheerder kunnen alle boekingen goedkeuren en afwijzen. Een specialist kan de boekingen goedkeuren en afwijzen die aan hem of haar zijn toegewezen.
Gerelateerde artikelen