Instrucțiunile de acces sunt un mesaj privat pe care îl atașezi unei ore, unei ședințe de curs, unui eveniment sau unui șablon de oră. Îl primesc doar clienții cu rezervare și doar prin e-mail. Folosește-l pentru codul de la ușă, locul cutiei cu chei sau indicații despre cum se ajunge la intrare.
Instrucțiunile nu apar niciodată în programul public, nici în pluginul de rezervare, nici în vreo altă parte a aplicației pentru clienți. Singurul canal este e-mailul.
Cum trimiți codul de la ușă clienților tăi
Deschide ora, ședința de curs sau evenimentul și apasă pe Editează ora, Editează cursul sau Editează.
Sub câmpul Locație, apasă pe + Adaugă instrucțiuni de acces.
Scrie mesajul, de exemplu: Cod de la ușă: 4529#. Intrarea din curte, soneria pe dreapta.
Decide dacă lași bifată opțiunea Afișează instrucțiunile doar după plată. Implicit, este bifată.
Salvează. Clienții care au deja o rezervare primesc imediat instrucțiunile prin e-mail, iar cei care rezervă mai târziu le primesc și ei. Dacă opțiunea de mai sus este bifată, rezervările neplătite le primesc abia după ce sunt plătite.
Poți scrie până la 2000 de caractere. Ca să ștergi mesajul, deschide aceeași secțiune și apasă pe Elimină.
În ce e-mailuri ajunge codul
Confirmarea rezervării la o oră, un curs sau un eveniment
Confirmarea plății, imediat ce rezervarea este plătită
Mementoul dinaintea orei sau a evenimentului
E-mailul pe care clientul de pe lista de așteptare îl primește când se eliberează un loc și este înscris
Un e-mail de actualizare ori de câte ori modifici textul
În e-mail, mesajul apare într-o casetă evidențiată, cu titlul Instrucțiuni de acces.
Afișează instrucțiunile doar după plată
Dacă opțiunea este bifată, codul ajunge doar la clienții cu rezervarea plătită. Cine nu a plătit încă vede în locul lui acest rând: Vă trimitem instrucțiunile de acces prin e-mail imediat după confirmarea plății.
Codul se trimite apoi automat:
Card sau PayPal — în confirmarea plății, imediat după ce plata este procesată.
Transfer bancar — în confirmarea plății, de îndată ce rezervarea este plătită.
Numerar la fața locului — printr-un e-mail separat, în momentul în care marchezi comanda ca plătită.
Ore gratuite, abonamente, pachete de intrări și credite — imediat, pentru că o astfel de rezervare este considerată plătită.
Clienții plătesc la fața locului? De obicei confirmi acea plată abia când vine clientul, așa că el ar primi codul prea târziu. Dacă plătesc la sosire, debifează opțiunea, ca să primească codul odată cu confirmarea rezervării.
Ce se întâmplă când schimbi codul
Clienții cu rezervare primesc noul text într-un e-mail cu subiectul Instrucțiuni actualizate pentru rezervarea dumneavoastră. Dacă instrucțiunile se afișează doar după plată, e-mailul ajunge doar la clienții care au plătit. Fiecare client primește un singur e-mail, chiar dacă modificarea îi afectează mai multe ședințe — în acel caz, e-mailul precizează la câte ședințe se aplică. Instructorii din echipa orei sunt anunțați și ei.
Dacă ștergi textul, nu se trimite niciun e-mail. Cei de pe lista de așteptare și clienții care au anulat nu sunt anunțați. Dacă ulterior debifezi opțiunea legată de plată, primesc e-mailul și clienții care nu au plătit încă.
Un cod pentru tot cursul sau alt cod la fiecare ședință
Cursurile permit ambele variante, exact ce îți trebuie când codul se schimbă:
Când creezi un curs, mesajul pe care îl scrii se precompletează la toate ședințele. Fiecare ședință are propriul câmp în lista de ședințe, așa că le poți modifica individual înainte de a salva.
Editarea unei singure ședințe schimbă doar acea ședință. Câmpul se află în panoul Vreau să editez doar această ședință.
Editarea întregului curs suprascrie instrucțiunile pentru toate ședințele viitoare. Câmpul este în panoul Vreau să editez cursul întreg și rămâne gol până îl completezi, așa că simpla deschidere a panoului nu schimbă nimic.
Adăugarea unei ședințe la un curs în desfășurare precompletează codul dintr-o ședință existentă. Verifică-l înainte de a salva și modifică-l dacă e nevoie.
Când folosești același cod de mai multe ori
Pune instrucțiunile într-un șablon de oră și fiecare oră creată din acel șablon va avea deja același text. Când duplici un eveniment cu Folosește ca șablon, se copiază și instrucțiunile.
Dacă îți schimbi des codul, activează mementoul
Confirmarea rezervării poate fi trimisă și cu câteva săptămâni înainte, așa că nu ajută prea mult când codul se schimbă. E-mailul de memento se trimite înainte de oră, la momentul stabilit în setările de notificări, și conține codul actual.
Mementourile pentru orele în persoană sunt dezactivate implicit. Activează Memento oră în persoană în Setări → Notificări.
Lista de așteptare și rezervările anulate
Clienții de pe lista de așteptare nu primesc codul, pentru că încă nu au loc. Îl primesc în momentul în care se eliberează un loc și sunt înscriși la oră.
Cine își anulează rezervarea rămâne cu codul primit deja. Dacă asta contează pentru tine, schimbă codul pentru ședința următoare.
E-mailul nu este un canal sigur. Tu decizi ce scrii în mesaj. Dacă spațiul tău o cere, schimbă periodic codurile de la ușă.
Un client spune că nu i-a ajuns codul
Verifică dacă rezervarea este activă. Rezervările de pe lista de așteptare și cele anulate nu îl primesc.
Verifică dacă este bifată opțiunea Afișează instrucțiunile doar după plată și dacă rezervarea este plătită. O rezervare neplătită primește codul abia după ce este plătită.
Verifică dacă instrucțiunile sunt completate exact la acea ședință. Într-un curs, fiecare ședință poate avea alt cod.
Dacă clientul așteaptă codul cu puțin înainte de oră, verifică dacă Memento oră în persoană este activat în Setări → Notificări. Clienții care rezervă după ce s-a trimis mementoul nu îl mai primesc.
Roagă-l pe client să verifice folderul de spam, apoi retrimite codul modificând textul sau folosind Mesaj în masă.