Den här artikeln handlar om automatisk avbokning vid lågt deltagande: Zenamu avbokar själv en klass eller ett evenemang när för få har bokat det vid en bestämd tid före start. Timmarna du anger för den här funktionen är tidpunkten för kontrollen, inte en avbokningsdeadline för kunderna, och de ändrar inte hur sent kunderna kan avboka sin egen bokning. Hur du ställer in det står i Avbokningsdeadline och avbokningsavgifter för klassbokningar och individuella bokningar.
När färre bokar en klass eller ett evenemang än du behöver avbokar systemet det automatiskt vid en bestämd tid före start, återbetalar alla som bokat och skickar dem en avisering. Du får ett informationsmejl. Du behöver inte avboka klassen för hand i sista stund. Den här artikeln förklarar vad funktionen gör och hur du slår på den för hela din studio.
Vad funktionen gör
Vid den tidpunkt du väljer (säg 24 timmar före start) räknar Zenamu hur många som är bokade på klassen och jämför det med det minimum du har angett:
Om färre än minimum är bokade avbokas klassen automatiskt. Alla som bokat får en återbetalning och samma avisering som vid vilken annan avbokad klass som helst.
Om minst minimum är bokade händer inget och klassen genomförs som vanligt.
Kontrollen körs bara en gång. Om någon avbokar sin bokning efteråt utlöser det ingen ny kontroll.
Vad funktionen gäller
Automatisk avbokning fungerar för enskilda klasser och för evenemang (enstaka evenemang och workshops). Den finns inte för kurser eller individuella bokningar.
Klasser och evenemang har separata inställningar, vardera med sina egna regler. Så du kan till exempel avboka underbokade klasser men alltid låta evenemangen genomföras.
Vilken plan du behöver
Automatisk avbokning vid lågt deltagande är tillgänglig i de nuvarande Expert- och Ultimate-planerna, och under provperioden. Funktionen finns inte i andra planer, till exempel gratisplanen Nybörjarpaket, Lite, Standard eller Professional.
Har du en äldre plan? Ersatta planer innehåller inte funktionen, även om namnet ser bekant ut. Expert 2024 är det vanligaste fallet — reglaget förblir gråmarkerat i dina inställningar. För att använda automatisk avbokning behöver du uppgradera till den nuvarande Expert- eller Ultimate-planen (se Hur uppgraderar du din plan?).
Var du slår på det
De studioövergripande inställningarna hittar du under Inställningar → Bokningar och regler → fliken Avbokning. Överst väljer du vilken typ av bokningar du sätter regler för — kortet Tillfällen eller kortet Evenemang. Under det visas kortet Automatisk avbokning vid lågt deltagande, där du:
slår på reglaget Avboka automatiskt underbokade klasser (för evenemang Avboka automatiskt underbokade evenemang),
anger framförhållningen i Hur många timmar före start kontrollen ska köras,
anger hur stor andel av kapaciteten som måste vara fylld i Lägsta beläggning.
Fyll i inställningarna för klasser och för evenemang separat, på deras respektive kort. Klicka sedan på Spara längst ner på sidan.
Hur många timmar före start kontrollen ska köras avgör bara när Zenamu räknar bokningarna. Avbokningsdeadline på samma kort, Tillfällen, är en separat inställning som begränsar hur sent kunderna kan avboka sin egen bokning.
Så beräknas minsta antal personer
Minimum utgår från klassens kapacitet och den procentandel du anger, och det avrundas uppåt. Vid 50 % och en kapacitet på 5 personer är minimum 3 bokningar. För en klass med kapacitet 1 blir minimum 1, så bara en helt tom klass avbokas.
På så sätt anpassar sig minimum efter kapaciteten: om dina klasser har olika många platser täcker en enda procentsats dem alla.
Ställ in en längre framförhållning än dina kundpåminnelser
Vi rekommenderar att du ställer in kontrollen med längre framförhållning än de påminnelser du skickar före en klass (Inställningar → Notiser). Om kontrollen körs före påminnelsen får en kund ingen påminnelse för en klass som sedan har avbokats.
Inställningar för en specifik klass eller ett specifikt evenemang
Utöver de studioövergripande inställningarna kan du ge vilken klass eller vilket evenemang som helst en egen regel, eller ta bort det helt från automatisk avbokning. Artikeln Automatisk avbokning vid lågt deltagande: anpassade inställningar för en enskild klass eller ett evenemang går igenom det.