Oförutsedda omständigheter leder ibland till att kunder avbokar sina bokningar. Med Zenamus avbokningspolicyfunktion kan du ställa in regler och avgifter för att minska påverkan av sena avbokningar på din tid och intäkt.
Konfigurera avbokningsavgifter
För att konfigurera avbokningsavgifter, följ dessa steg:
Gå till avsnittet Inställningar (kugghjulsikonen i vänster sidofält).
Välj Bokningar och regler från toppmenyn.
Bläddra längst ner på sidan och hitta avsnittet Avbokning.
Lägga till avbokningsvillkor
Klicka på + Lägg till för att skapa ett nytt avbokningsvillkor.
En dialogruta visas där du kan definiera dina avbokningsvillkor. Du kan till exempel ange att om en kund avbokar inom 3 timmar före passtarten får de betala en avbokningsavgift på 25% av beloppet.
När du har skapat ett avbokningsvillkor visas det i listan. Du kan lägga till ytterligare villkor genom att klicka på knappen + Lägg till igen. Du kan till exempel ange en avbokningsavgift på 50% för avbokningar gjorda inom 2 timmar före passet. Anpassa villkoren efter dina behov.
Vad villkoren gäller för (och vilka tidsenheter)
Villkoren gäller enskilda tillfällen — alltså enstaka (öppna) klasser och bokningar av dina tjänster under Individuella bokningar, tillsammans. Det finns bara en gemensam uppsättning villkor, så du kan inte ställa in separata regler för tjänster och klasser.
Avgiftsfönstren och Avbokningsdeadline för enskilda tillfällen anges bara i timmar — dagar och veckor finns inte som alternativ här. Tänker du i dagar får du räkna om först: 1 dag = 24 timmar, 1 vecka = 168 timmar.
Kurser och evenemang fungerar annorlunda och har inga procentuella avgifter alls. Se Inställning av avbokningsvillkor och ersättningspass.
Felsökning: kan inte spara avbokningsvillkor
Om du inte kan spara dina avbokningsvillkor är den vanligaste orsaken en konflikt mellan en avbokningsavgift och avbokningsdeadlinen. Systemet visar då följande felmeddelande:
En av dina avbokningsavgifter överlappar med avbokningsfristen (fristen måste alltid vara tidigare). Ändra fristen eller ta bort den motstridiga avgiften.
Så löser du det
Kontrollera inställningen för avbokningsdeadlinen — den anger senaste tidpunkt då en kund kan avboka före klassens start.
Se till att ingen avbokningsavgift gäller för ett tidsfönster som infaller efter avbokningsdeadlinen. Deadlinen måste alltid vara tidigare än något avgiftsfönster.
Antingen justerar du avbokningsdeadlinen eller tar du bort den motstridiga avbokningsavgiften.
Exempel: Om avbokningsdeadlinen är satt till 2 timmar före passet kan du inte ha en avbokningsavgift som gäller "1 timme före passet" — kunden kan inte längre avboka vid den tidpunkten.
Så ställer du in "gratis fram till X, sedan avgift"
Säg att du vill att avbokningar ska vara gratis fram till 72 timmar före klassen och kosta 25% därefter. Regeln du måste komma runt: varje avgiftsfönster måste ligga längre från klassens start än avbokningsdeadlinen, eftersom deadlinen är den punkt där kunderna inte längre kan avboka själva. Två upplägg fungerar:
Utan deadline — lämna avbokningsdeadlinen på 0 (eller använd den inte alls) och lägg till en avgift på 25% för ett fönster på 72 timmar. Avbokar kunden mer än 72 timmar i förväg är det gratis, närmare inpå kostar det 25%, och kunderna kan fortfarande avboka när de behöver.
Med 48 timmars deadline — sätt deadlinen till 48 timmar och lägg till samma avgift på 25% för ett fönster på 72 timmar. Mer än 72 timmar i förväg är gratis, mellan 72 och 48 timmar är avgiften 25%, och under 48 timmar kan kunderna inte längre avboka själva.
Det som inte går är att kombinera de två, till exempel "gratis fram till 72 timmar, 25% mellan 72 och 48 timmar och en annan avgift under 48 timmar". Den sista avgiften skulle hamna efter deadlinen, så systemet sparar den inte och du får felmeddelandet ovan.