Den här artikeln handlar om de två reglerna för när kunder avbokar sin egen bokning av en enskild klass eller en individuell bokning: Avbokningsdeadline (hur sent en kund kan avboka) och Avbokningsavgifter för enskilda tillfällen (den procentandel du behåller när en kund avbokar sent). Artikeln tar inte upp automatisk avbokning av klasser med för få deltagare (se Automatisk avbokning vid lågt deltagande), avbokningsregler för kurser och evenemang (se Kurser och evenemang: ersättningspass och avbokningsinställningar för kunder) eller betalningsmetoder för individuella bokningar (se Individuella bokningar (1:1-bokningar): betalningsmetoder och avbokningsregler).
Varje avbokningsavgift måste börja fler timmar före klassen än avbokningsdeadlinen: en deadline på 48 timmar med en avgift på 25% från 72 timmar fungerar, men en avgift för 48 timmar eller mindre går inte att spara. Bara användare med behörigheten Chef eller Administratör kan avboka en kunds bokning. Efter klassen kan bokningar som har betalats med kort eller PayPal inte avbokas retroaktivt, och en deltagare som är markerad som närvarande måste du först ändra tillbaka med Markera som frånvarande.
De här reglerna kallas ibland också avbokningsfönster, avbokningspolicy, avgift vid sen avbokning eller spärr mot avbokningar i sista minuten.
Var du hittar avbokningsinställningarna
Gå till Inställningar (kugghjulsikonen i vänster sidofält).
Välj Bokningar och regler i toppmenyn.
Öppna fliken Avbokning.
Under Vilken typ av bokningar sätter du regler för? väljer du kortet Tillfällen. Nedanför hittar du Avbokningsavgifter för enskilda tillfällen och Avbokningsdeadline.
Hur sent kan kunder avboka sin egen bokning? (avbokningsdeadline)
Avbokningsdeadline är den senaste tidpunkten före en klass eller en individuell bokning då kunden fortfarande kan avboka sin egen bokning. Det är en gemensam inställning för hela studion som gäller enstaka klasser, kurstillfällen som bokas ett och ett samt individuella bokningar. Du kan inte ange en annan avbokningsdeadline för en enskild klass eller en enskild tjänst.
Så här ställer du in avbokningsdeadline:
Gå till Inställningar › Bokningar och regler › fliken Avbokning och välj kortet Tillfällen.
I avsnittet Avbokningsdeadline väljer du ett av alternativen:
När som helst — kunderna kan avboka sin bokning fram till att klassen börjar.
Eller ange en specifik deadline — skriv ett antal timmar i Hur långt före klassen börjar? Deadline anges i hela timmar, minst 1.
Klicka på Spara längst ner på sidan.
Exempel: om kunderna ska kunna avboka fram till 12 timmar före klassen väljer du Eller ange en specifik deadline och skriver 12. För 2 dagar skriver du 48.
Vad händer efter avbokningsdeadlinen?
En kund med en betald klassbokning kan fortfarande avboka och frigöra platsen, men får ingen återbetalning. Undantaget är bokningar som har betalats på plats, med förmånskort (även med tillägg) eller på annat sätt: de kan inte avbokas online efter avbokningsdeadlinen, och kunden uppmanas att kontakta dig.
En obetald klassbokning kan inte avbokas online. Kunden uppmanas att kontakta dig.
En individuell bokning kan inte avbokas online efter avbokningsdeadlinen. Kunden uppmanas att kontakta dig.
På en fullbokad klass försvinner möjligheten att ställa sig i väntelistan när avbokningsdeadlinen har passerat.
Avbokningsdeadlinen begränsar bara kunderna. Du kan fortfarande själv avboka vilken kunds bokning som helst.
Kan jag själv avboka en kunds bokning, även efter att klassen har ägt rum?
Ja. Öppna klassdetaljen och använd knappen bredvid deltagaren. Avbokningsdeadlinen gäller inte för dig:
Innan klassen börjar heter knappen Avboka. Efter att klassen har ägt rum heter den Avboka retroaktivt.
Bokningar som har betalats online (kort eller PayPal) kan inte avbokas retroaktivt när klassen har ägt rum. Knappen är då gråmarkerad.
Knappen visas inte för en deltagare som är markerad som närvarande. Klicka först på Markera som frånvarande.
Bara användare med behörigheten Chef eller Administratör kan avboka bokningar. En instruktör med grundläggande behörigheter ser inte knappen.
Är avbokningsdeadline samma sak som ”Timmar före start” på en klass?
Nej. Timmar före start i avsnittet Avancerade bokningsinställningar för en klass hör till automatisk avbokning vid lågt deltagande. Där anger du när Zenamu kontrollerar om tillräckligt många har bokat klassen. Inställningen ändrar inte hur sent kunderna kan avboka sin egen bokning. Se Automatisk avbokning vid lågt deltagande: anpassade inställningar för en enskild klass eller ett evenemang.
Bokningsdeadline på fliken Bokningar är också en annan inställning. Den stoppar nya bokningar, inte avbokningar.
Så tar du ut en avgift vid sen avbokning (avbokningsavgifter)
Avbokningsavgifter är en procentandel av det betalda priset som du behåller när en kund avbokar sin bokning nära starten. Så här lägger du till en avbokningsavgift:
På kortet Tillfällen går du till Avbokningsavgifter för enskilda tillfällen och klickar på + Lägg till.
I dialogrutan Ny avbokningsavgift fyller du i Hur stor procent av klasspriset? (1–100 %).
Fyll i Hur långt före klassen börjar? i hela timmar.
Klicka på Spara.
I exemplet nedan skapar vi ett villkor som säger: om en kund avbokar sin bokning 3 timmar eller mindre före klassens start får kunden betala en avbokningsavgift på 25% av det betalda beloppet.
När du har skapat en avbokningsavgift visas den i listan (se bilden nedan). Du kan lägga till fler avgifter genom att klicka på knappen + Lägg till igen. Du kan till exempel ange en avbokningsavgift på 50% för avbokningar gjorda inom 2 timmar före klassen. Anpassa villkoren efter dina behov.
Vad reglerna gäller för (och vilka tidsenheter)
Avbokningsdeadline och avbokningsavgifterna på kortet Tillfällen gäller enskilda tillfällen: enstaka (öppna) klasser, kurstillfällen som kunderna bokar ett och ett, och bokningar av dina tjänster under Individuella bokningar. Det finns bara en gemensam uppsättning regler, så du kan inte ställa in separata regler för tjänster och klasser.
Avgiftsfönstren och Avbokningsdeadline för enskilda tillfällen anges bara i timmar — dagar och veckor finns inte som alternativ här. Tänker du i dagar får du räkna om först: 1 dag = 24 timmar, 1 vecka = 168 timmar.
Kurser och evenemang fungerar annorlunda och har inga procentuella avgifter alls. Se Kurser och evenemang: ersättningspass och avbokningsinställningar för kunder.
Felsökning: kan inte spara avbokningsavgifter (avbokningsvillkor)
Om du inte kan spara dina avbokningsavgifter är den vanligaste orsaken en konflikt mellan en avbokningsavgift och avbokningsdeadlinen. Systemet visar då följande felmeddelande:
En av dina avbokningsavgifter överlappar med avbokningsfristen (fristen måste alltid vara tidigare). Ändra fristen eller ta bort den motstridiga avgiften.
Så löser du det
Kontrollera inställningen Avbokningsdeadline — den anger den senaste tidpunkt då en kund kan avboka sin egen bokning före klassens start.
Jämför timmarna. Varje avbokningsavgift måste ha fler timmar än avbokningsdeadlinen. Med en deadline på 48 timmar fungerar till exempel en avgift för 72 timmar, men inte en avgift för 48 eller 24 timmar.
Antingen justerar du avbokningsdeadlinen eller tar du bort den motstridiga avbokningsavgiften.
Exempel: Om avbokningsdeadlinen är satt till 2 timmar före klassen kan du inte ha en avbokningsavgift som gäller ”1 timme före klassen” — kunden kan inte längre avboka med återbetalning vid den tidpunkten.
Så ställer du in ”gratis fram till X, sedan avgift”
Säg att du vill att avbokningar ska vara gratis fram till 72 timmar före klassen och kosta 25% därefter. Regeln du måste komma runt: varje avgiftsfönster måste ligga längre från klassens start än avbokningsdeadlinen, eftersom kunderna efter deadlinen inte längre kan avboka med återbetalning. Två upplägg fungerar:
Utan deadline — ställ in Avbokningsdeadline på När som helst och lägg till en avgift på 25% för ett fönster på 72 timmar. Avbokar kunden mer än 72 timmar i förväg är det gratis, närmare inpå kostar det 25%, och kunderna kan fortfarande avboka fram till att klassen börjar.
Med 48 timmars deadline — välj Eller ange en specifik deadline, skriv 48 timmar och lägg till samma avgift på 25% för ett fönster på 72 timmar. Mer än 72 timmar i förväg är gratis, mellan 72 och 48 timmar är avgiften 25%, och under 48 timmar kan kunderna inte längre avboka med återbetalning.
Det som inte fungerar är en avgift innanför deadlinen, till exempel en andra avgift under 48 timmar utöver en deadline på 48 timmar. Efter deadlinen kan kunderna inte längre avboka med återbetalning, så systemet sparar inte den avgiften och du får felmeddelandet ovan.