Den här artikeln handlar om kundernas avbokningsregler för kurser (ersättningspass för ett tillfälle som kunden avbokar i tid, och avbokning av hela kursen) och för evenemang och workshops. Enstaka klasser och individuella bokningar följer en annan regel, avbokningsdeadline och avbokningsavgifter på kortet Tillfällen. Se Avbokningsdeadline och avbokningsavgifter för klassbokningar och individuella bokningar.
En kund avbokar ett enskilt kurstillfälle i sitt eget konto, inte på kurssidan i ditt publika schema: under Mina kurser klickar kunden på Avboka bredvid tillfället och bekräftar med Avboka (eller använder papperskorgsikonen under Mina bokningar). Det går bara för ett betalt tillfälle som inte har börjat. Evenemang och workshops har inga procentuella avgifter; kunderna kan bara avboka en evenemangsbokning själva när Tillåt självavbokning är påslaget, fram till den gräns du har satt.
Hur ställer jag in ersättningspass för kurser?
Gå till Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning och välj Kurser.
I Ersättningspass markerar du Låt kunder få ersättningspass på nya kurser. I nya kurser är Tillåt ersättningspass då påslaget från början. En befintlig kurs behåller sin egen inställning; vill du ändra den redigerar du kursen och slår på Tillåt ersättningspass i avsnittet Ersättningspass.
På kortet När kunden får ett ersättningspass fyller du i Avbokningsfrist före kurstillfället: hur lång tid före kurstillfällets start kunden måste avboka för att få ett ersättningspass. Värdet 0 betyder att varje avbokning före start räknas som gjord i tid. Kunden får ändå bara ett ersättningspass om kursen tillåter ersättningspass och hen inte har nått kursens gräns för ersättningspass. Du kan ange tiden i minuter, timmar, dagar eller veckor. En kund kan fortfarande avboka efter den här tiden, men får då inget ersättningspass. Fristen gäller alla kurser med ersättningspass. Den är inte samma sak som avbokningsdeadline för enstaka klasser på kortet Tillfällen.
På kortet Hur länge ersättningspass gäller väljer du under Giltighetsregel antingen Ett bestämt antal dagar (ange antalet i Antal dagar; dagarna räknas från datumet för det kurstillfälle som kunden har avbokat, inte från dagen för avbokningen) eller Tills kursen är slut (med valfria Extra dagar efter kursens sista tillfälle).
Under Andra standardval för nya kurser kan du ange Max. ersättningspass per kund (tillgängligt i Expert- och Ultimate-planerna och under provperioden) och markera Tillåt betalning med ersättningspass för enskilda kurstillfällen (kursen behöver prisalternativet Pris per tillfälle). Båda gäller bara som standardval för nya kurser.
Klicka på Spara.
Ersättningspass gäller bara tillfällen i en kurs som kunden har bokat i sin helhet. Om en kund har bokat ett enskilt kurstillfälle till Pris per tillfälle följer bokningen avbokningsdeadline och avbokningsavgifter för enstaka klasser och ger inget ersättningspass. Inga pengar återbetalas när en kund avbokar ett kurstillfälle; ersättningspasset är kompensationen.
Varför ger min befintliga kurs inga ersättningspass efter att jag ändrade inställningen?
Låt kunder få ersättningspass på nya kurser (under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser) är bara ett standardval för nyskapade kurser. En kurs som du redan har behåller sin egen inställning. Vill du ändra den redigerar du kursen och slår på Tillåt ersättningspass i avsnittet Ersättningspass. Detsamma gäller Andra standardval för nya kurser (Max. ersättningspass per kund och Tillåt betalning med ersättningspass för enskilda kurstillfällen). En kurs som du skapar med Använd som mall tar över de här inställningarna från den ursprungliga kursen i stället för standardvalen. I Expert- och Ultimate-planerna och under provperioden tar den också över inställningen Ersättningspassens giltighet från den ursprungliga kursen. Till skillnad från de här standardvalen gäller de två korten även befintliga kurser: Avbokningsfrist före kurstillfället på kortet När kunden får ett ersättningspass gäller alla kurser med ersättningspass, både nya och befintliga. Giltigheten på kortet Hur länge ersättningspass gäller används för nya kurser och för alla kurser där Använd standardinställningen är valt under Ersättningspassens giltighet i avsnittet Ersättningspass. Kurser med valet Ange för den här kursen behåller sin egen giltighet. Du kan ändra båda korten även när Låt kunder få ersättningspass på nya kurser inte är markerat.
Du kan ändra Tillåt ersättningspass för en kurs oavsett plan. Fältet Max antal ersättningspass och valet Ange för den här kursen för ersättningspassens giltighet är tillgängliga i Expert- och Ultimate-planerna och under provperioden. I andra planer är de här inställningarna avstängda. En kurs som redan har en egen giltighet visar den skrivskyddad, och du kan byta kursen till Använd standardinställningen.
Hur avbokar en kund ett kurstillfälle och använder ersättningspasset?
Kunden måste ha ett konto i bokningssystemet
För att dina kunder ska kunna använda ersättningssystemet måste de ha ett eget konto i bokningssystemet. Utan det kan systemet inte hantera ersättningspass, visa saldon och utgångsdatum.
Kunden loggar in på sitt konto och öppnar antingen Mina kurser, klickar på Avboka bredvid tillfället och bekräftar med Avboka i fönstret Avboka deltagandet för tillfället …?, eller klickar på papperskorgsikonen bredvid tillfället i Mina bokningar. Kunderna gör detta från sitt konto, inte från kurssidan i ditt publika schema.
Efter bekräftelsen får kunden ett mejl. Om kunden avbokade före fristen i Avbokningsfrist före kurstillfället i dina inställningar för ersättningspass, kursen tillåter ersättningspass och kunden inte har nått kursens gräns för ersättningspass, visas information på huvudsidan om att kunden har rätt till ett ersättningspass. Annars avbokas deltagandet utan ersättningspass.
Kunden kan sedan använda ersättningspasset på alla klasser och kurstillfällen som tillåter betalning med ersättningspass, genom att klicka på Boka och välja Boka med ett ersättningspass. Betalning med ersättningspass är påslagen som standard för nya klasser. Du kan stänga av den med Tillåt betalning med ersättningspass i klassens Avancerade bokningsinställningar. I en kurs använder du Tillfälle – tillåt betalning med ett ersättningspass i kursens avsnitt Ersättningspass; nya kurser får standardvärdet från Tillåt betalning med ersättningspass för enskilda kurstillfällen under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser. Läs mer i Ersättningspass: intjäning, användning och giltighet.
Avbokningsvillkor för evenemang
Kunder kan avboka en evenemangsbokning själva, om du tillåter det. Gå till Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning, välj Evenemang och slå på "Tillåt självavbokning". Fyll sedan i "Sista tid för avbokning före evenemanget" — värdet 0 låter kunderna avboka när som helst fram till att evenemanget börjar. Du kan ange tiden i minuter, timmar, dagar eller veckor.
Det du ställer in här blir standard för de evenemang du skapar framöver, och varje evenemang kan ändra det i sina egna inställningar under Avancerade bokningsinställningar, där fältet heter "Sista tid för avbokning: hur lång tid före start?" Ett enskilt evenemang med striktare deadline tvingar dig alltså inte att ändra regeln för allt annat.
Evenemang har inga procentuella avbokningsavgifter. Före sista tiden för avbokning får kunden tillbaka allt. Är självavbokning avstängd ser kunden ett meddelande om att kontakta studion. Efter sista tiden kan en bokning som betalats med kort eller PayPal inte avbokas online, och kunden uppmanas att kontakta studion. En bokning som betalats med krediter, klipp, medlemskap eller ett ersättningspass kan fortfarande avbokas efter sista tiden, men ingenting återbetalas. Bokningar som betalats med banköverföring eller kontant måste du alltid avboka och återbetala själv.
Du kan alltid avboka en kunds evenemangsbokning själv från evenemangets detaljsida i adminpanelen. Vid avbokning får du frågan om hur återbetalningen ska hanteras (återlämna krediter, återlämna klipp, markera som obetald osv.).
Avbokning av hela kursen av kunden
Att avboka ett enskilt tillfälle i en kurs är en sak — att avboka hela kursbokningen är en annan, och den har en egen inställning. Du hittar den på samma ställe: Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning, under Kurser. Slå på "Tillåt avbokning av hela kursen" och ange "Sista tid för avbokning före kursen". Värdet 0 betyder att kunderna kan avboka hela kursen när som helst fram till att den börjar. Det du ställer in här blir standard för de kurser du skapar framöver, och befintliga kurser behåller sina inställningar. Varje kurs har en egen kopia av den här inställningen i kursformuläret under Avancerade bokningsinställningar, där fältet heter "Sista tid för avbokning av kursen: hur lång tid före kursens start?"
En kund som avbokar hela kursen före sista tiden får full återbetalning. Med inställningen avstängd, eller efter sista tiden, måste kunderna komma överens med dig direkt om avbokningen. En kurs som betalats med banköverföring eller kontant måste du alltid avboka och återbetala själv.
Kurser har inte heller några procentuella avbokningsavgifter. Ett enstaka kurstillfälle som kunden avbokar i tid hanteras med ersättningspass, som beskrivs ovan.