Den här artikeln handlar om kundernas avbokningsregler för kurser (ersättningspass för ett missat tillfälle och avbokning av hela kursen) och för evenemang och workshops. Enstaka klasser och individuella bokningar följer en annan regel, avbokningsdeadline och avbokningsavgifter. Se Avbokningsdeadline och avbokningsavgifter för klassbokningar och individuella bokningar.
Hur ställer jag in ersättningspass för kurser?
Gå till Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning och välj Kurser.
I Ersättningspass slår du på Tillåt intjäning av ersättningstillfällen.
Fyll i Rätt till ersättningspass: hur lång tid före tillfällets start måste kunden anmäla frånvaro för att få ett ersättningspass? Värdet 0 betyder att kunden får ett ersättningspass när hen anmäler frånvaro, när som helst innan tillfället börjar. En kund kan fortfarande anmäla frånvaro efter den här tiden, men får då inget ersättningspass.
Välj Ersättningspassens standardgiltighet för kurser: Ett bestämt antal dagar (räknas från datumet för det missade tillfället) eller Tills kursen är slut (med valfri Respittid efter kursens slut (dagar)).
Ersättningspass gäller bara tillfällen i en kurs som kunden har bokat i sin helhet. Om en kund har bokat ett enskilt kurstillfälle till Pris per tillfälle följer bokningen avbokningsdeadline och avbokningsavgifter för enstaka klasser och ger inget ersättningspass. Inga pengar återbetalas när en kund anmäler frånvaro från ett kurstillfälle; ersättningspasset är kompensationen.
Varför ger min befintliga kurs inga ersättningspass efter att jag ändrade inställningen?
Tillåt intjäning av ersättningstillfällen och Ersättningspassens standardgiltighet för kurser är standardvärden för nyskapade kurser. En kurs som du redan har behåller sina egna inställningar. Vill du ändra dem redigerar du kursen och öppnar avsnittet Ersättningspass: Tillåt ersättningspass, Max antal ersättningspass och Ersättningspassens giltighet för den här kursen.
De här inställningarna per kurs är tillgängliga i Expert- och Ultimate-planerna och under provperioden. I andra planer är de avstängda, så varje kurs behåller den inställning den fick när den skapades.
Hur anmäler en kund frånvaro från ett kurstillfälle och använder ersättningspasset?
Kunden måste ha ett konto i bokningssystemet
För att dina kunder ska kunna använda ersättningssystemet måste de ha ett eget konto i bokningssystemet. Utan det kan systemet inte hantera ersättningspass, visa saldon och utgångsdatum.
Kunden loggar in på sitt konto och öppnar antingen Mina kurser och klickar på Anmäl frånvaro för tillfället, eller klickar på papperskorgsikonen bredvid tillfället i Mina bokningar. Kunderna gör detta från sitt konto, inte från kurssidan i ditt publika schema.
Efter bekräftelsen visas information på huvudsidan om att kunden har rätt till ett ersättningspass, och kunden får också ett e-postmeddelande.
Kunden kan sedan använda ersättningspasset på alla klasser och kurstillfällen som tillåter betalning med ersättningspass, genom att klicka på Boka och välja Boka med ett ersättningspass. Betalning med ersättningspass är avstängd som standard på varje klass. Du slår på den med Tillåt betalning med ersättningspass i klassens Avancerade bokningsinställningar, eller med Tillfälle – tillåt betalning med ett ersättningspass i kursens avsnitt Ersättningspass. Läs mer i Ersättningspass: intjäning, användning och giltighet.
Avbokningsvillkor för evenemang
Kunder kan avboka en evenemangsbokning själva, om du tillåter det. Gå till Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning, välj Evenemang och slå på "Tillåt självavbokning". Fyll sedan i "Sista tid för avbokning: hur lång tid före start?" — värdet 0 låter kunderna avboka när som helst fram till att evenemanget börjar. Du kan ange tiden i minuter, timmar, dagar eller veckor.
Det du ställer in här blir standard för de evenemang du skapar framöver, och varje evenemang kan ändra det i sina egna inställningar. Ett enskilt evenemang med striktare deadline tvingar dig alltså inte att ändra regeln för allt annat.
Evenemang har inga procentuella avbokningsavgifter. Före sista tiden för avbokning får kunden tillbaka allt. Är självavbokning avstängd ser kunden ett meddelande om att kontakta studion. Efter sista tiden kan en bokning som betalats med kort eller PayPal inte avbokas online, och kunden uppmanas att kontakta studion. En bokning som betalats med krediter, klipp, medlemskap eller ett ersättningspass kan fortfarande avbokas efter sista tiden, men ingenting återbetalas. Bokningar som betalats med banköverföring eller kontant måste du alltid avboka och återbetala själv.
Du kan alltid avboka en kunds evenemangsbokning själv från evenemangets detaljsida i adminpanelen. Vid avbokning får du frågan om hur återbetalningen ska hanteras (återlämna krediter, återlämna klipp, markera som obetald osv.).
Avbokning av hela kursen av kunden
Att anmäla frånvaro från ett enskilt tillfälle i en kurs är en sak — att avboka hela kursbokningen är en annan, och den har en egen inställning. Du hittar den på samma ställe: Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning, under Kurser. Slå på "Tillåt avbokning av hela kursen" och ange "Sista tid för avbokning av kursen: hur lång tid före kursens start?". Värdet 0 betyder att kunderna kan avboka hela kursen när som helst fram till att den börjar. Varje kurs har också en egen kopia av den här inställningen i kursformuläret.
En kund som avbokar hela kursen före sista tiden får full återbetalning. Med inställningen avstängd, eller efter sista tiden, måste kunderna komma överens med dig direkt om avbokningen. En kurs som betalats med banköverföring eller kontant måste du alltid avboka och återbetala själv.
Kurser har inte heller några procentuella avbokningsavgifter. Enstaka missade tillfällen hanteras med ersättningspass, som beskrivs ovan.