Kunden vill byta till en annan kurs: en annan veckodag, en annan nivå eller bara fortsätta i nästa omgång. Tidigare innebar det att du fick avboka deltagandet och skapa en ny beställning. Nu flyttar du kunden med en enda åtgärd: de återstående tillfällena går över till den nya kursen, de som redan genomförts stannar i den ursprungliga kursens historik, betalning, pris och kvitto förblir oförändrade, och kunden får ett enda mejl.
När du ska använda en flytt
Flytta till en annan kurs — kunden går över till en annan kurs med hela resten av kursen. Du väljer målkursen och kunden är med där från det första återstående tillfället.
Ersättningspass — kunden behöver bara ta igen enstaka tillfällen och väljer dem själv i schemat. Hur ersättningspass fungerar står i artikeln Hur använder du ersättningspass från administrationen.
Ett enda kurstillfälle till en fristående klass — en kund som bara har köpt ett kurstillfälle flyttar du på samma sätt som en bokning på en klass, se Så flyttar du en kund till en annan klass utan avbokning och återbetalning.
Så flyttar du en kund
Öppna kursens detaljer och fliken Deltagare. Samma åtgärd finns också i detaljerna för vilket kurstillfälle som helst, i avsnittet Kursdeltagare.
Klicka på menyn mer (⋮) vid kunden och sedan på Flytta till en annan kurs.
Kontrollera kunden, den ursprungliga kursen med antalet återstående tillfällen och beställningens pris längst upp i fönstret.
Välj den nya kursen. Listan innehåller publicerade kurser i din studio som är kommande eller pågående och som tillåter samma deltagandeform (på plats eller online) som den ursprungliga bokningen. Under valet ser du hur många tillfällen i den nya kursen kunden blir bokad på, och från när.
Låt Meddela kunden via e-post vara markerat och lägg gärna till ett meddelande till kunden, som syns i mejlet.
I anteckningen till orderhistoriken kan du skriva anledningen; den ser kunden inte.
Klicka på Flytta anmälan.
Vilka tillfällen flyttas
De tillfällen som kunden fortfarande har kvar i den ursprungliga kursen flyttas: de som ännu inte har ägt rum och inte är avbokade. Tillfällen som redan genomförts stannar kvar på den ursprungliga kursen tillsammans med närvaron. Tillfällen som kunden har anmält frånvaro från flyttas inte, och de ersättningspass hen fått för dem behåller hen.
I den nya kursen blir kunden bokad på alla dess återstående tillfällen, oavsett hur många tillfällen hen hade kvar i den ursprungliga kursen:
Den nya kursen har fler tillfällen — kunden får dem till samma pris, beställningens pris ändras inte.
Den nya kursen har färre tillfällen — de överblivna tillfällena från den ursprungliga kursen går förlorade. Fönstret uppmärksammar dig på skillnaden; vill du ändra priset gör du det på beställningen.
Tips: Den nya kursen får redan vara i gång. Kunden får då bara de tillfällen som ännu inte har ägt rum i den.
Vad som händer med betalningen och kvittot
En flytt rör aldrig pengarna: betalt förblir betalt med det ursprungliga beloppet, obetalt förblir obetalt. Ingen tilläggsbetalning och ingen återbetalning skapas, inte heller när den nya kursen har ett annat pris. Vill du ändra priset gör du det på beställningen.
En betald beställning har ett kvitto, och det ändras inte av flytten; kursens namn och datumet på kvittot förblir de ursprungliga. Själva beställningen visas nu vid den nya kursen, liksom i kundens lista över kurser.
En obetald beställning flyttas i sin helhet till den nya kursen, med namn och datum. Betalar kunden via banköverföring räknas förfallodatumet om efter det första tillfället i den nya kursen.
Vad fönstret varnar för
Följande situationer blockerar inte flytten; du får bara en varning så att du fattar beslutet medvetet:
Vissa tillfällen i den nya kursen är fullbokade. Bokningen skapas utöver kapaciteten, precis som när du lägger till en deltagare manuellt.
Kunden är redan anmäld till den nya kursen. Efter flytten har hen två bokningar på samma tillfällen.
Kunden står på väntelistan för den nya kursen på något av tillfällena. Platsen på väntelistan förblir oförändrad; om hen inte ska behålla den avbokar du den separat.
Den nya kursen har färre återstående tillfällen än den ursprungliga (se ovan).
Beställningen är betald med klippkort, krediter, medlemskap eller ett ersättningspass. Flytten kontrollerar inte om klippkortet, medlemskapet eller ersättningspasset gäller även för den nya kursen och om någon gräns överskrids. Kontrollera det i kunddetaljerna.
Vad som händer i den ursprungliga kursen
Kunden försvinner från deltagarlistan i den ursprungliga kursen. De tillfällen hen redan har genomfört, med närvaron, finns kvar i detaljerna för de enskilda tillfällena, i beställningens detaljer och i kunddetaljerna. På varje frigjort tillfälle blir en plats ledig precis som vid en avbokning: var tillfället fullbokat flyttas den första personen på dess väntelista upp automatiskt, annars går en notis ut till dem som bett om besked när en plats blir ledig.
Vanliga frågor
Var ser jag att en kund har flyttats?
I orderhistoriken finns en post med den ursprungliga och den nya kursen, datumet för det första nya tillfället, antalet flyttade, tillagda och borttagna tillfällen, vem som flyttade anmälan och när, samt din interna anteckning. Meddelandet till kunden sparas inte i historiken; det finns bara i det mejl som skickades.
Vad får kunden?
Ett enda mejl, ”Kursbokning flyttad”, med namnet på den ursprungliga och den nya kursen, antalet återstående tillfällen och perioden de ligger inom, uppgifter om betalningen, ditt meddelande, platsen eller uppgifterna för onlinekursen och en knapp till beställningens detaljer. Har kunden ingen e-postadress behöver du informera hen på annat sätt.
Hur avbokar jag deltagandet efter en flytt?
Klicka på Avboka kursdeltagande vid kunden i den nya kursen. Avbokningen gäller alltid hela beställningen, alltså även de tillfällen som redan genomförts i den ursprungliga kursen. Därför visas alternativet inte längre vid kunden i den ursprungliga kursen.
Kan jag flytta bara ett kurstillfälle?
Mellan två kurser nej, det är alltid hela resten av kursen som flyttas. Ett enskilt kurstillfälle kan flyttas till en fristående klass enligt artikeln Så flyttar du en kund till en annan klass utan avbokning och återbetalning. För enstaka tillfällen använder du ett ersättningspass.