Kunden kan inte komma, eller kom inte, och vill ha en annan klass i stället. Tidigare innebar det att du fick avboka bokningen och skapa en ny. Nu flyttar du kunden med en enda åtgärd: betalning, pris och kvitto förblir oförändrade, och kunden får ett e-postmeddelande med den nya klassen.
Flytt eller ersättningspass?
Zenamu ger dig två sätt att möta kunden. Välj utifrån om du redan vet vilken den nya klassen är:
Flytta till en annan klass — du väljer en bestämd klass och kunden går direkt över till den. Det passar när ni kommer överens om ett ersättningstillfälle, eller när kunden inte kom och du vill ge hen en annan klass.
Ersättningspass — du ger kunden ett ersättningspass och hen väljer själv klass i schemat. Det passar när det nya tillfället ännu inte är bestämt, eller när kunden behöver flytta flera klasser på en gång. Hur ersättningspass fungerar står i artikeln Hur använder du ersättningspass från administrationen.
Så flyttar du en kund
Öppna den klass i kalendern där kunden har sin bokning.
Klicka på Flytta till en annan klass vid kunden i deltagarlistan (beroende på skärmbredden syns åtgärden direkt eller i menyn mer).
Kontrollera kunden, den ursprungliga klassen och beställningens pris längst upp i fönstret.
Välj den nya klassen. Listan visar klasser inom 30 dagar från det valda datumet; flytta datumet Visa klasser från om den nya klassen ligger längre fram. Du kan söka på klassens namn.
Låt Meddela kunden via e-post vara markerat och lägg gärna till ett meddelande till kunden, som syns i e-postmeddelandet.
I anteckningen till orderhistoriken kan du skriva anledningen; den ser kunden inte.
Klicka på Flytta bokning.
Efter flytten har kunden en bokning på den nya klassen med närvaron satt till "frånvarande" och får påminnelser om den nya klassen precis som vid alla andra bokningar.
Tips: Du kan även flytta en bokning på en klass som redan har ägt rum, typiskt när kunden inte kom. Om kunden är markerad som närvarande på den ursprungliga klassen behöver du först ta bort närvaron.
Vad som händer med betalningen och kvittot
En flytt rör aldrig pengarna: betalt förblir betalt med det ursprungliga beloppet, obetalt förblir obetalt. Ingen tilläggsbetalning och ingen återbetalning skapas, inte heller när den nya klassen har ett annat pris. Vill du ändra priset gör du det på beställningen.
En betald beställning har redan ett kvitto, och det ändras inte av flytten. Beställningen står därför kvar på den ursprungliga klassen: du hittar den där både i beställningslistan och i klassens intäkter. Till den nya klassen flyttas bara kundens deltagande. Flytten skrivs in i orderhistoriken.
En obetald beställning flyttas i sin helhet till den nya klassen: när den är betald hittar du den vid den nya klassen både i beställningslistan och i intäkterna. Betalar kunden via banköverföring räknas förfallodatumet om efter den nya klassen.
Vad fönstret varnar för
Följande situationer blockerar inte flytten; du får bara en varning så att du fattar beslutet medvetet:
Den nya klassen är full. Bokningen skapas utöver kapaciteten, precis som när du lägger till en deltagare manuellt.
Kunden har redan en bokning på den nya klassen. Efter flytten har hen två.
Kunden står på väntelistan för den nya klassen. Väntelistebokningen förblir oförändrad; om hen inte ska behålla den avbokar du den separat i den nya klassens detaljer.
Bokningen är betald med klippkort, krediter, medlemskap eller ett ersättningspass. Flytten kontrollerar inte om klippkortet, medlemskapet eller ersättningspasset gäller även för den nya klassen och om någon gräns överskrids. Kontrollera det i kunddetaljerna.
Kunden kom inte och betalade online. Efter flytten är bokningen aktiv igen och kunden kan avboka den själv på den nya klassen enligt dina avbokningsvillkor — vid onlinebetalning även med återbetalning. Vill du inte tillåta det ger du hen ett ersättningspass i stället för att flytta bokningen.
Vad som händer på den ursprungliga klassen
Flytten frigör en plats på den ursprungliga klassen precis som en avbokning. Var klassen full och har en väntelista flyttas den första personen upp automatiskt och får ett e-postmeddelande; annars går en notis ut till de som bett om besked när en plats blir ledig. Vill du avboka hela den ursprungliga klassen flyttar du kunderna först och avbokar klassen efteråt.
Vanliga frågor
Kan jag flytta en kund från en kurs?
En kund som bara har köpt ett enda kurstillfälle flyttar du till vilken fristående klass som helst på samma sätt. Att flytta till ett annat kurstillfälle eller mellan två kurser går inte än; tillvägagångssättet för kurser står i artikeln Kurser: hur du flyttar en kund mellan två kurser. En kund som köpt en hel kurs och deltagare på evenemang går inte att flytta.
Hur räknas avbokning efter en flytt?
Utifrån den nya klassen. Om kunden avbokar bokningen på den nya klassen gäller dina avbokningsvillkor i förhållande till när den nya klassen börjar.
Var ser jag att en kund har flyttats?
I orderhistoriken finns en post med både den ursprungliga och den nya klassen, vem som gjorde flytten och när, samt din interna anteckning. Meddelandet till kunden sparas inte i historiken; det finns bara i det e-postmeddelande som skickades.
Vad får kunden?
Ett e-postmeddelande, "Bokning flyttad", med den ursprungliga och den nya klassen, ditt meddelande, platsen eller uppgifterna för onlineklassen, en knapp till bokningsdetaljerna och länkar för att lägga in den nya klassen i kalendern. Har kunden ingen e-postadress behöver du informera hen på annat sätt.