Ett ersättningspass ersätter ett missat tillfälle: kunden använder det för att boka en annan klass eller ett annat kurstillfälle. Kunder får ersättningspass automatiskt bara när de anmäler frånvaro från ett tillfälle i en kurs som de har bokat i sin helhet. Enstaka klasser, evenemang och individuella bokningar ger aldrig ersättningspass automatiskt. Du kan också lägga till ett ersättningspass manuellt för vilken kund som helst.
Ersättningspass är inte samma sak som väntelistan (en kö till en fullbokad klass), och inte heller avbokningsdeadline eller avbokningsavgifter som gäller för enstaka klasser.
Hur får kunder ett ersättningspass?
Genom att anmäla frånvaro från ett kurstillfälle: En kund som har bokat en hel kurs får ett ersättningspass när hen anmäler frånvaro från ett betalt tillfälle i tid och kursen tillåter ersättningspass. Det ställer du in under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser med Tillåt intjäning av ersättningstillfällen och tidsgränsen för rätt till ersättningspass. Steg-för-steg-instruktioner finns i Kurser och evenemang: ersättningspass och avbokningsinställningar för kunder.
Manuellt tillägg av ersättningspass: Du kan lägga till ett ersättningspass för en specifik kund i kunddetaljerna, i avsnittet Ersättningspass, som en form av kompensation. Det kan användas när du till exempel ställer in en enstaka klass, eller när en kund har betalat i förväg via banköverföring men sedan avbokar. När du avbokar en kunds kursbokning från administrationen kan du också välja Avboka och ge 1 ersättningspass.
Vilka klasser kan betalas med ett ersättningspass?
En kund kan bara använda ett ersättningspass på klasser och kurstillfällen där du tillåter det. Alternativet är avstängt som standard, så du bestämmer för varje klass eller kurs:
Klass: när du skapar eller redigerar klassen öppnar du Avancerade bokningsinställningar och slår på Tillåt betalning med ersättningspass.
Kurs: när du skapar eller redigerar kursen öppnar du avsnittet Ersättningspass och slår på Tillfälle – tillåt betalning med ett ersättningspass. Kursen behöver då prisalternativet Pris per tillfälle.
Alternativet finns inte på en klass som är dold i ditt publika schema eller som kunderna inte får boka själva.
Detta är användbart när dina vanliga pass kostar runt 100 kr styck, men du också erbjuder specialiserade pass till ett högre pris (t.ex. 500 kr per pass). Du kanske inte vill att ersättningspass från ett 100 kr-pass ska kunna användas för ett dyrare pass.
Hur bokar en kund med ett ersättningspass?
Krav på kundkonto:
Kunder måste ha sitt eget Zenamu-konto (skapat med e-post och lösenord) för att använda ersättningspass. Efter inloggning kan de använda ett ersättningspass på alla klasser som tillåter betalning med ersättningspass. De klickar på Boka och väljer Boka med ett ersättningspass.
2. Prisalternativ för kurser:
För att använda ersättningspass för enskilda kurstillfällen måste kursen ha prisalternativet Pris per tillfälle. Om detta alternativ saknas innebär det att kunder endast kan betala för hela kursen, inte enskilda tillfällen, och kan därför inte använda ersättningspass för specifika tillfällen.
Hur länge gäller ett ersättningspass?
Giltigheten för ersättningspass från kurser ställer du in under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser, i Ersättningspassens standardgiltighet för kurser. Det finns två alternativ:
Ett bestämt antal dagar (30 dagar som standard): dagarna räknas från datumet för det missade tillfället, inte från dagen då kunden anmälde frånvaro.
Tills kursen är slut: ersättningspasset gäller till kursens sista tillfälle, plus det antal dagar du anger i Respittid efter kursens slut (dagar).
Exempel: Ersättningspassens giltighet är 14 dagar. En kund anmäler den 1 maj frånvaro från ett kurstillfälle som äger rum den 22 maj. Ersättningspasset gäller i 14 dagar från den 22 maj, alltså till den 5 juni.
Studioinställningen är standardvärdet för nyskapade kurser. Varje kurs kan ha en egen Ersättningspassens giltighet för den här kursen i avsnittet Ersättningspass. När du lägger till ett ersättningspass manuellt i kunddetaljerna anger du giltigheten samtidigt.
Vilka planer har ersättningspass?
Studioinställningarna för ersättningspass under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser är inte begränsade till någon plan. Inställningarna för en enskild kurs i avsnittet Ersättningspass (Tillåt ersättningspass, Max antal ersättningspass och Ersättningspassens giltighet för den här kursen) är tillgängliga i Expert- och Ultimate-planerna och under provperioden. I andra planer är de här kursinställningarna avstängda.