Ett ersättningspass ersätter ett missat tillfälle: kunden använder det för att boka en annan klass eller ett annat kurstillfälle. Kunder får ersättningspass automatiskt bara när de avbokar ett tillfälle i en kurs som de har bokat i sin helhet. Enstaka klasser, evenemang och individuella bokningar ger aldrig ersättningspass automatiskt. Du kan också lägga till ett ersättningspass manuellt för vilken kund som helst.
För att avboka ett tillfälle öppnar kunden Mina kurser i sitt eget konto, klickar på Avboka bredvid tillfället och bekräftar med Avboka (eller använder papperskorgsikonen under Mina bokningar). Det går bara för ett betalt tillfälle som inte har börjat, och kunden får bara ett ersättningspass om hen avbokar före fristen i Avbokningsfrist före kurstillfället i dina inställningar för ersättningspass, kursen tillåter ersättningspass och hen inte har nått kursens gräns för ersättningspass.
Ersättningspass är inte samma sak som väntelistan (en kö till en fullbokad klass). Fristen för ersättningspass (Avbokningsfrist före kurstillfället) är inte heller samma sak som avbokningsdeadline och avbokningsavgifter för enstaka klasser. Dem ställer du in på kortet Tillfällen.
Hur får kunder ett ersättningspass?
Genom att avboka ett kurstillfälle: En kund som har bokat en hel kurs får ett ersättningspass när hen avbokar ett betalt tillfälle i tid, kursen tillåter ersättningspass och hen inte har nått kursens gräns för ersättningspass. Det ställer du in under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser, på kortet Ersättningspass. Kunden måste avboka före fristen i Avbokningsfrist före kurstillfället på kortet När kunden får ett ersättningspass, och den fristen gäller alla kurser med ersättningspass. Låt kunder få ersättningspass på nya kurser är bara ett standardval för nya kurser; varje kurs har sin egen inställning Tillåt ersättningspass i avsnittet Ersättningspass. Steg-för-steg-instruktioner finns i Kurser och evenemang: ersättningspass och avbokningsinställningar för kunder.
Manuellt tillägg av ersättningspass: Du kan lägga till ett ersättningspass för en specifik kund i Kunddetaljer, i avsnittet Ersättningspass, som en form av kompensation. Det kan användas när du till exempel ställer in en enstaka klass, eller när en kund har betalat i förväg via banköverföring men sedan avbokar. När du avbokar en kunds kursbokning från administrationen kan du också välja Avboka och ge 1 ersättningspass.
Vilka klasser kan betalas med ett ersättningspass?
En kund kan bara använda ett ersättningspass på klasser och kurstillfällen där du tillåter det. Du bestämmer för varje klass eller kurs:
Klass: Tillåt betalning med ersättningspass under Avancerade bokningsinställningar är påslaget som standard för nya klasser. Befintliga klasser behåller sin nuvarande inställning. Om du inte vill att ersättningspass ska kunna användas för en klass stänger du av det när du skapar eller redigerar klassen.
Kurs: när du skapar eller redigerar kursen öppnar du avsnittet Ersättningspass och slår på Tillfälle – tillåt betalning med ett ersättningspass. En ny kurs börjar med det standardval du har gjort i Tillåt betalning med ersättningspass för enskilda kurstillfällen (under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser, i Andra standardval för nya kurser). För detta behöver kursen prisalternativet Pris per tillfälle.
Alternativet finns inte på en klass som är dold i ditt publika schema eller som kunderna inte får boka själva.
Stäng av Tillåt betalning med ersättningspass för en klass, till exempel när dina vanliga klasser kostar runt 100 kr styck, men du också erbjuder specialiserade klasser till ett högre pris (t.ex. 500 kr per klass). Du kanske inte vill att ersättningspass från en klass för 100 kr ska kunna användas för en dyrare klass.
Hur bokar en kund med ett ersättningspass?
Krav på kundkonto:
Kunder måste ha sitt eget Zenamu-konto (skapat med e-post och lösenord) för att använda ersättningspass. Efter inloggning kan de använda ett ersättningspass på alla klasser som tillåter betalning med ersättningspass. De klickar på Boka och väljer Boka med ett ersättningspass.
2. Prisalternativ för kurser:
För att använda ersättningspass för enskilda kurstillfällen måste kursen ha prisalternativet Pris per tillfälle. Om detta alternativ saknas innebär det att kunder endast kan betala för hela kursen, inte enskilda tillfällen, och kan därför inte använda ersättningspass för specifika tillfällen.
Hur länge gäller ett ersättningspass?
Giltigheten för ersättningspass från kurser ställer du in under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser, på kortet Hur länge ersättningspass gäller. Under Giltighetsregel finns det två alternativ:
Ett bestämt antal dagar (30 dagar som standard): ange antalet i Antal dagar. Dagarna räknas från datumet för det kurstillfälle som kunden har avbokat, inte från dagen för avbokningen.
Tills kursen är slut: ersättningspasset gäller till kursens sista tillfälle, plus det antal dagar du anger i Extra dagar, men alltid i minst 5 dagar från dagen då kunden avbokade.
Exempel: Ersättningspassens giltighet är 14 dagar. En kund avbokar den 1 maj ett kurstillfälle som äger rum den 22 maj. Ersättningspasset gäller i 14 dagar från den 22 maj, alltså till den 5 juni.
Varje kurs har valet Ersättningspassens giltighet i avsnittet Ersättningspass. Använd standardinställningen betyder att kursen använder standardgiltigheten från bokningsinställningarna, även när du ändrar den senare. Ange för den här kursen betyder att kursen har en egen giltighet som ändringar i standardinställningen inte påverkar. När du lägger till ett ersättningspass manuellt i kunddetaljerna anger du giltigheten samtidigt.
Vilka planer har ersättningspass?
Du slår på ersättningspass som standard för nya kurser med Låt kunder få ersättningspass på nya kurser under Inställningar > Bokningar och regler > Avbokning > Kurser och för en enskild kurs med Tillåt ersättningspass i kursens avsnitt Ersättningspass. Ingen av inställningarna är begränsad till någon plan. Fälten Max antal ersättningspass i kursen och Max. ersättningspass per kund i bokningsinställningarna, liksom valet Ange för den här kursen för ersättningspassens giltighet, är tillgängliga i Expert- och Ultimate-planerna och under provperioden. I andra planer är de här inställningarna avstängda. En kurs som redan har en egen giltighet (till exempel från när du hade en högre plan) visar den skrivskyddad, och du kan byta kursen till Använd standardinställningen.