Cuando los clientes empiecen a reservar citas, encontrará todas las reservas organizadas en un solo lugar. En este artículo aprenderá a gestionar reservas, qué estados tienen y cómo funciona el proceso de aprobación.
Vista general de reservas
Todas las reservas se encuentran en Menú → Citas → Reservas. La página de vista general muestra:
Reservas de hoy — Cuántas citas están programadas para hoy.
Reservas próximas — Número total de reservas futuras confirmadas.
Pendientes — Reservas que esperan su aprobación (si la aprobación manual está activada).
Completadas este mes — Número de citas pasadas en el mes actual.
Estados de las reservas
Cada reserva se encuentra en uno de estos estados:
Pendiente
La reserva ha sido creada pero espera su aprobación. Este estado solo se utiliza cuando la aprobación manual de reservas está activada (ver más abajo). El cliente es informado de que su reserva está pendiente de confirmación.
Confirmada
La reserva es válida y la cita está programada. Si la aprobación manual no está activada, las reservas se crean directamente en este estado.
Cancelada
La reserva ha sido cancelada. El sistema registra quién canceló:
Cliente — El cliente canceló a través de la página pública.
Profesional — El profesional/instructor canceló la reserva.
Administrador — El administrador del estudio canceló desde el panel de administración.
Sistema — Cancelación automática (p. ej., una reserva no confirmada después de que haya pasado la hora de la cita).
No asistió
El cliente no se presentó a una cita confirmada. Puede establecer este estado manualmente después de que haya pasado la hora de la cita.
Aprobación manual de reservas
Si desea controlar quién viene y cuándo, puede activar la aprobación manual de reservas. Las nuevas reservas se crearán entonces como pendientes en lugar de confirmadas.
Cómo funciona la aprobación
Un cliente crea una reserva → el estado se establece en Pendiente.
El profesional (o administrador) recibe una notificación por correo electrónico sobre la nueva solicitud.
En el panel de administración, abra el detalle de la reserva y elija:
Aprobar — La reserva se confirma y el cliente recibe un correo de confirmación.
Rechazar — La reserva se rechaza y el cliente recibe un correo de rechazo, opcionalmente con un motivo.
Si una reserva pendiente no se aprueba antes de la hora de inicio de la cita, el sistema la cancela automáticamente.
Pago con aprobación manual
Cuando la aprobación manual está activada, el pago se procesa solo después de confirmar la reserva. El cliente no paga en el momento de la solicitud, sino solo cuando usted la aprueba.
Marcar como no asistió
Después de que haya pasado la hora de una cita, puede marcar una reserva confirmada como no asistió. El botón No asistió aparece solo cuando:
Ha pasado la hora de la cita (la hora actual es posterior a la hora de inicio).
La reserva está en estado Confirmada.
Las estadísticas de ausencias del cliente se actualizan automáticamente y le ayudan a identificar clientes poco fiables. Más información en "Ausencias injustificadas (No-show)".
Cancelar una reserva desde la administración
Como administrador, puede cancelar cualquier reserva directamente desde el panel de administración. Al cancelar:
Puede introducir un motivo de cancelación que se mostrará al cliente en el correo electrónico.
El sistema determina automáticamente si se aplica una tarifa de cancelación según su política de cancelación.
El cliente recibe un correo de cancelación.
Reservas en el calendario
Todas las citas aparecen automáticamente en el calendario principal de Zenamu junto con las clases grupales. Puede alternar entre la vista de clases grupales y la vista de citas mediante el selector en la cabecera del calendario.
Más información sobre la configuración de pagos y políticas de cancelación en "Pagos y condiciones de cancelación".