Kun asiakkaat alkavat varata yksilöaikoja, löydät kaikki varaukset selkeästi yhdestä paikasta. Tässä artikkelissa opit hallitsemaan varauksia, ymmärrät niiden tilat ja tutustut hyväksymisprosessiin.
Varausten yleiskatsaus
Kaikki varaukset löytyvät kohdasta Valikko → Yksilöajat → Varaukset. Yleiskatsaussivulla näet:
Tämän päivän varaukset — Kuinka monta tapaamista on tänään.
Tulevat varaukset — Tulevien vahvistettujen varausten kokonaismäärä.
Odottavat — Hyväksyntääsi odottavat varaukset (jos manuaalinen hyväksyntä on käytössä).
Päättyneet tässä kuussa — Kuluneen kuukauden toteutuneiden tapaamisten määrä.
Varausten tilat
Jokainen varaus on yhdessä seuraavista tiloista:
Odottaa vahvistusta
Varaus on luotu, mutta odottaa hyväksyntääsi. Tätä tilaa käytetään vain, jos varausten manuaalinen hyväksyntä on käytössä (katso alla). Asiakkaalle ilmoitetaan, että hänen varauksensa odottaa vahvistusta.
Vahvistettu
Varaus on voimassa ja tapaaminen on aikataulutettu. Jos manuaalinen hyväksyntä ei ole käytössä, varaukset luodaan suoraan tässä tilassa.
Peruutettu
Varaus on peruutettu. Järjestelmä kirjaa, kuka peruutti:
Asiakas — Asiakas peruutti julkisen sivun kautta.
Ammattilainen — Ammattilainen/ohjaaja peruutti varauksen.
Ylläpitäjä — Studion ylläpitäjä peruutti hallintapaneelista.
Järjestelmä — Automaattinen peruutus (esim. vahvistamaton varaus tapaamisen alkuajan jälkeen).
Ei saapunut
Asiakas ei saapunut vahvistettuun tapaamiseen. Voit asettaa tämän tilan manuaalisesti tapaamisen ajan jälkeen.
Varausten manuaalinen hyväksyntä
Jos haluat hallita, kuka tulee ja milloin, voit ottaa käyttöön varausten manuaalisen hyväksynnän. Uudet varaukset luodaan tällöin odottavina eikä vahvistettuina.
Miten hyväksyntä toimii
Asiakas luo varauksen → tilaksi asetetaan Odottaa.
Ammattilainen (tai ylläpitäjä) saa sähköposti-ilmoituksen uudesta pyynnöstä.
Hallintapaneelissa avaat varauksen tiedot ja valitset:
Vahvista — Varaus vahvistetaan ja asiakas saa vahvistussähköpostin.
Hylkää — Varaus hylätään ja asiakas saa hylkäyssähköpostin, valinnaisesti perusteluineen.
Jos odottavaa varausta ei hyväksytä tapaamisen alkuaikaan mennessä, järjestelmä peruuttaa sen automaattisesti.
Maksu manuaalisella hyväksynnällä
Kun manuaalinen hyväksyntä on käytössä, maksu käsitellään vasta varauksen vahvistamisen jälkeen. Asiakas ei maksa pyyntöhetkellä, vaan vasta kun hyväksyt sen.
Ei saapunut -merkintä
Tapaamisen ajan jälkeen voit merkitä vahvistetun varauksen ei-saapuneeksi. Ei saapunut -painike näkyy vain, kun:
Tapaamisen aika on ohi.
Varaus on tilassa Vahvistettu.
Asiakkaan poissaolotilastot päivittyvät automaattisesti ja auttavat tunnistamaan epäluotettavat asiakkaat. Lue lisää artikkelista "Ilman peruuttamista jääneet poissaolot".
Varauksen peruuttaminen hallinnasta
Ylläpitäjänä voit peruuttaa minkä tahansa varauksen suoraan hallintapaneelista. Peruutettaessa:
Voit syöttää peruutussyyn, joka näytetään asiakkaalle sähköpostissa.
Järjestelmä arvioi automaattisesti, sovelletaanko peruutusmaksua peruutusehtojen mukaisesti.
Asiakas saa peruutussähköpostin.
Varaukset kalenterissa
Kaikki yksilöajat näkyvät automaattisesti Zenamun pääkalenterissa ryhmätuntien rinnalla. Voit vaihtaa ryhmätuntien ja yksilöaikojen näkymän välillä kalenterin yläosassa olevalla valitsimella.
Lue lisää maksuasetuksista ja peruutusehdoista artikkelista "Maksut ja peruutusehdot".