Varauksen tiedot -näkymä on Yksilöajat-osion keskeisin työkalu päivittäiseen työskentelyyn. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä tietoja näkymässä on, mitkä toiminnot ovat käytettävissä ja missä järjestyksessä niitä kannattaa käyttää.
Mitä varauksen tiedoissa näkyy
Palvelun tiedot, päivämäärä, kellonaika ja kesto.
Varauksen tila (Odottaa, Vahvistettu, Peruutettu, Ei saapunut).
Yhdistetty tilaus ja maksutiedot.
Asiakas, ammattilainen, sijainti ja sisäiset muistiinpanot.
Toiminnot tietonäkymässä
Odottavan varauksen hyväksyminen tai hylkääminen
Hyväksyntää odottavissa varauksissa päätät, vahvistetaanko vai hylätäänkö tapaaminen (halutessasi voit lisätä perustelun).
Varauksen peruuttaminen
Peruuttaessasi voit lisätä syyn. Järjestelmä arvioi peruutuslogiikan asetusten ja maksutavan perusteella.
Merkitse saapumatta jääneeksi
Käytä tätä vahvistetuille varauksille, kun tapaamisen ajankohta on ohitettu eikä asiakas saapunut paikalle.
Ammattilaisen tai sijainnin vaihtaminen
Muokattavissa varauksissa voit vaihtaa ammattilaisen tai sijainnin ilman uuden varauksen luomista.
Vapaamuotoisen viestin lähettäminen asiakkaalle
Lähetä tiettyyn varaukseen liittyvä viesti suoraan tietonäkymästä.
Vinkki: Käytä sisäisiä perusteluita ja yhtenäistä viestintätyyliä. Se helpottaa vastaanoton, ammattilaisten ja hallinnon välistä koordinointia.
Yleisiä tilanteita
Varaus on yhä odottaa-tilassa ja tapaaminen lähestyy
Tee päätös mahdollisimman pian (hyväksy tai hylkää), jotta asiakas ei jää odottamaan ilman tietoa.
Asiakas ilmoittaa viime hetkellä, ettei pääse tulemaan
Peruuta varaus hallintapaneelista, lisää syy ja tarkista peruutuksen tulos tilauksesta.
Ammattilainen on sairaana ja tarvitsen sijaisen
Vaihda ammattilainen varauksen tiedoissa ja lähetä asiakkaalle viesti muutoksesta.
Korvaavan ammattilaisen tulee olla liitetty kyseiseen palveluun.
Usein kysyttyä
Milloin Ei saapunut -toiminto tulee näkyviin?
Vahvistetuille varauksille sen jälkeen, kun tapaamisen alkamisaika on ohitettu.
Miksi en voi vaihtaa ammattilaista tai sijaintia?
Varaus saattaa olla tilassa, joka ei salli muokkausta, tai sinulla ei ehkä ole tarvittavia oikeuksia.
Milloin minun pitäisi lähettää vapaamuotoinen viesti?
Aina kun tapahtuu muutos, joka vaikuttaa asiakkaaseen (ajan muutos, käytännön ohjeet). Ammattilaisen tai sijainnin muutoksista asiakas saa ilmoituksen automaattisesti.