Jos olet ottanut käyttöön varausten manuaalisen hyväksynnän Yksilöajat-osiossa, uudet varaukset luodaan tilaan Odottaa. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten käsittelet ne niin, että asiakkaat eivät jää odottamaan vastausta.
Mikä on odottava varaus
Varaus on luotu, mutta se odottaa studion tai ammattilaisen hyväksyntää. Niin kauan kuin varausta ei ole hyväksytty, asiakkaalla ei ole vahvistettua aikaa.
Odottavan varauksen käsittely
Avaa varauksen tiedot.
Tarkista ajanvarauksen ajankohta, asiakas, palvelu ja maksutiedot.
Päätä: Vahvista vai Hylkää.
Jos hylkäät, ilmoita syy (suositeltavaa).
Automaattinen peruutus
Jos et hyväksy odottavaa varausta ennen tapaamisen alkamisaikaa, järjestelmä peruuttaa sen automaattisesti.
Suosittelemme tarkistamaan odottavien varausten jonon säännöllisesti päivän aikana.
Yleisiä tilanteita
Sinulla on aikaa vapaana ja asiakas sopii
Vahvista varaus mahdollisimman pian, jotta asiakas saa varmuuden ja voit siirtyä jatkoviestintään.
Tapaamista ei voida vahvistaa
Hylkää varaus ja kerro selkeä syy. Tämä vähentää turhaa viestienvaihtoa.
Odottava varaus on edelleen käsittelemättä lähellä tapaamisen alkua
Päätä heti — muuten varaus peruuntuu automaattisesti, mikä on asiakkaalle huono kokemus.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin maksu käsitellään odottavien varausten kohdalla?
Kaikkien varausten maksu vaaditaan etukäteen (ellei kyseessä ole käteismaksu paikan päällä).
Jos varausta ei hyväksytä ennen tapaamisen alkua ja asiakas on jo maksanut, summa täytyy palauttaa. Kaikki maksutavat hoitavat palautuksen automaattisesti — paitsi pankkisiirrot, jotka vaativat manuaalisen palautuksen verkkopankin kautta.
Voinko hylätä varauksen ilman syytä?
Kyllä, mutta suosittelemme antamaan syyn, jotta viestintä asiakkaan kanssa pysyy selkeänä.
Kuka voi hyväksyä odottavia varauksia?
Se riippuu roolista ja käyttöoikeuksista Yksilöajat-osiossa — yleensä laajennetun käyttöoikeuden haltija tai ylläpitäjä, tai varaukselle nimetty ammattilainen studiosi sääntöjen mukaan.
Aiheeseen liittyvät artikkelit