Varauksen tiedot -näkymä on Ajanvaraukset-osion keskeisin työkalu päivittäiseen työskentelyyn. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä tietoja näkymässä on, mitkä toiminnot ovat käytettävissä ja missä järjestyksessä niitä kannattaa käyttää. Kun haluat avata varauksen tiedot, siirry kohtaan Ajanvaraukset > Varaukset ja napsauta varausta taulukossa (tai valitse sen toimintovalikosta Näytä tiedot). Varausten tilat, manuaalinen hyväksyntä ja peruutus selitetään tarkemmin artikkelissa Ajanvaraukset (1:1 sessiot): varausten hallinta.
Mitä varauksen tiedoissa näkyy
Palvelun tiedot, päivämäärä, kellonaika ja kesto.
Varauksen tila: Odottaa, Vahvistettu, Päättynyt, Peruutettu tai Ei saapunut.
Yhdistetty tilaus ja maksutiedot.
Asiakas, ammattilainen ja sijainti.
Sisäinen muistiinpano, jos kirjoitit sellaisen luodessasi varauksen painikkeella Lisää varaus. Sisäinen muistiinpano kuuluu vain tähän varaukseen. Se ei ole sama kuin asiakkaan tietojen Muistiinpanot, eikä sitä kopioida sinne.
Toiminnot tietonäkymässä
Odottavan varauksen hyväksyminen tai hylkääminen
Kun varaus odottaa hyväksyntää, vahvista tapaaminen napsauttamalla Vahvista tai hylkää se napsauttamalla Hylkää pyyntö. Hylätessäsi pyynnön voit halutessasi täyttää kentän Hylkäyksen syy, ja asiakas saa ilmoituksen sähköpostitse.
Varauksen peruuttaminen
Napsauta Peruuta varaus. Ikkunassa voit lisätä syyn kenttään Huomautus ja kirjoittaa viestin kenttään Sähköpostiviesti asiakkaalle. Järjestelmä arvioi peruutuslogiikan asetusten ja maksutavan perusteella.
Merkitse saapumatta jääneeksi
Käytä tätä, kun asiakas ei saapunut paikalle. Ei saapunut -painike näkyy vain vahvistetulle varaukselle tapaamisen alkamisajan jälkeen ja vain, jos varausta ei ole vielä maksettu (Odottaa maksua). Kun vahvistat toiminnon, varaus saa tilan Ei saapunut, sen maksu merkitään tilaan Ei maksettu ja asiakkaan tietoihin merkitään, että hänellä on maksamattomia tilauksia.
Ammattilaisen tai sijainnin vaihtaminen
Muokattavissa varauksissa voit vaihtaa ammattilaisen tai sijainnin ilman uuden varauksen luomista. Napsauta kynäkuvaketta kohdan Ammattilainen tai Sijainti vieressä, valitse uusi ja napsauta Tallenna. Voit valita vain ammattilaisen, joka on liitetty varauksen palveluun ja jolla ei ole muuta varausta samaan aikaan. Zenamu ilmoittaa muutoksesta asiakkaalle automaattisesti sähköpostitse.
Vapaamuotoisen viestin lähettäminen asiakkaalle
Viestiä ei lähetetä itse varauksen tiedoista. Avaa kohdassa Ajanvaraukset > Varaukset varauksen toimintovalikko taulukossa ja valitse Lähetä viesti. Kirjoita viesti kenttään Viesti, valitse halutessasi ammattilainen kohdassa Lähetä kopio ammattilaiselle ja napsauta Lähetä viesti. Vaihtoehto näkyy vain, jos asiakkaalla on sähköpostiosoite.
Vinkki: Käytä sisäisiä perusteluita ja yhtenäistä viestintätyyliä. Se helpottaa vastaanoton, ammattilaisten ja hallinnon välistä koordinointia.
Yleisiä tilanteita
Varaus on yhä odottaa-tilassa ja tapaaminen lähestyy
Tee päätös mahdollisimman pian (hyväksy tai hylkää), jotta asiakas ei jää odottamaan ilman tietoa. Jos odottavaa varausta ei hyväksytä ennen tapaamisen alkua, Zenamu peruu sen automaattisesti.
Asiakas ilmoittaa viime hetkellä, ettei pääse tulemaan
Peruuta varaus hallintapaneelista, lisää syy ja tarkista peruutuksen tulos tilauksesta.
Ammattilainen on sairaana ja tarvitsen sijaisen
Vaihda ammattilainen varauksen tiedoissa. Zenamu ilmoittaa muutoksesta asiakkaalle automaattisesti sähköpostitse. Lähetä vapaamuotoinen viesti vain, jos haluat kertoa lisätietoja.
Korvaavan ammattilaisen tulee olla liitetty kyseiseen palveluun, ja hänen on oltava vapaana samaan aikaan.
Usein kysyttyä
Milloin Ei saapunut -toiminto tulee näkyviin?
Vahvistetuille varauksille sen jälkeen, kun tapaamisen alkamisaika on ohitettu, kunhan varausta ei ole vielä maksettu.
Miksi en voi vaihtaa ammattilaista tai sijaintia?
Voit vaihtaa niitä vain tulevissa varauksissa, joita ei ole peruutettu tai merkitty tilaan Ei saapunut. Menneitä tapaamisia ei voi muuttaa. Tarvitset myös Vastaava- tai Ylläpitäjä-oikeudet.
Milloin minun pitäisi lähettää vapaamuotoinen viesti?
Aina kun tapahtuu muutos, joka vaikuttaa asiakkaaseen (ajan muutos, käytännön ohjeet). Ammattilaisen tai sijainnin muutoksista asiakas saa ilmoituksen automaattisesti.