Tämä artikkeli käsittelee ajanvarausten (1:1-palveluiden) varauksia kohdassa Ajanvaraukset › Varaukset: varausten tiloja, varausten manuaalista hyväksyntää, saapumatta jääneitä asiakkaita ja varauksen peruuttamista. Se ei koske ryhmätunteja, kursseja eikä tapahtumia — niiden osallistujia hallitset tunnin, kurssin tai tapahtuman tiedoissa.
Varausten manuaalinen hyväksyntä on käytössä vain ajanvarauksissa, ja se otetaan käyttöön ammattilaiskohtaisesti. Ryhmätunneilla, kursseilla ja tapahtumilla ei ole hyväksyntävaihetta: asiakas, joka varaa vapaan paikan, saa sen heti. Jos haluat itse päättää, kuka saa paikan ryhmätunnilla, katso alta Voinko hyväksyä ryhmätunnin varaukset?
Varausten yleiskatsaus
Kaikki ajanvarausten varaukset löytyvät sivupalkista kohdasta Ajanvaraukset › Varaukset. Sivulla näkyvät nämä luvut:
Tänään — Tälle päivälle sovitut ajanvaraukset.
Tulevat — Tulevat varaukset, joita ei ole peruutettu.
Odottaa hyväksyntää — Varaukset, jotka odottavat päätöstäsi (vain jos varausten manuaalinen hyväksyntä on käytössä).
Tässä kuussa — Kuluvan kuukauden ajanvaraukset.
Lukujen alla voit vaihtaa Taulukko- ja Kalenteri-näkymän välillä ja luoda varauksen itse painikkeella Lisää varaus.
Varausten tilat
Jokaisella ajanvarauksella on jokin seuraavista tiloista:
Odottaa
Varaus on luotu, mutta se odottaa hyväksyntää. Tätä tilaa käytetään vain, jos ammattilaisella on käytössä Varausten manuaalinen hyväksyntä (katso alla). Asiakkaalle kerrotaan, että varaus odottaa ammattilaisen vahvistusta.
Vahvistettu
Varaus on voimassa ja tapaaminen on aikataulutettu. Jos varausten manuaalinen hyväksyntä ei ole käytössä, varaukset luodaan suoraan tässä tilassa. Varaukset, jotka luot itse painikkeella Lisää varaus, ovat aina vahvistettuja.
Päättynyt
Ajanvarauksen alkamisaika on ohi, eikä varausta ole peruutettu tai merkitty saapumatta jääneeksi.
Peruutettu
Varaus on peruutettu. Sen on voinut peruuttaa asiakas, studiosi tai Zenamu automaattisesti (esimerkiksi odottava varaus, jota ei hyväksytty ennen ajanvarauksen alkua).
Ei saapunut
Asiakas ei saapunut eikä maksanut. Asetat tämän tilan itse ajanvarauksen alettua (katso Ei saapunut -merkintä).
Varausten manuaalinen hyväksyntä
Jos haluat vahvistaa jokaisen ajanvarauksen ennen kuin se on lopullinen, ota ammattilaiselle käyttöön Varausten manuaalinen hyväksyntä. Tämän ammattilaisen uudet varaukset luodaan silloin odottavina eikä vahvistettuina.
Miten otan varausten manuaalisen hyväksynnän käyttöön?
Siirry kohtaan Ajanvaraukset › Ammattilaiset.
Napsauta ammattilaisen kortissa Palvelut (uudelle ammattilaiselle napsauta Lisää ammattilainen).
Ota käyttöön kytkin Varausten manuaalinen hyväksyntä.
Napsauta Tallenna. Asetus koskee kaikkia tämän ammattilaisen palveluita.
Miten hyväksyntä toimii
Asiakas varaa ajan → tila on Odottaa. Aika on varattu, joten kukaan muu ei voi varata sitä.
Ammattilainen saa sähköpostin uudesta pyynnöstä.
Avaa varaus kohdassa Ajanvaraukset › Varaukset (Näytä tiedot) ja valitse:
Vahvista — Varaus vahvistetaan ja asiakas saa vahvistussähköpostin.
Hylkää pyyntö — Varaus peruutetaan ja asiakkaalle ilmoitetaan sähköpostitse. Voit halutessasi kirjoittaa perustelun kenttään Hylkäyksen syy. Asiakkaan maksu palautetaan kokonaan.
Jos odottavaa varausta ei hyväksytä ennen ajanvarauksen alkua, Zenamu peruuttaa sen automaattisesti ja palauttaa asiakkaalle koko summan.
Käyttäjät, joilla on Vastaava- tai Ylläpitäjä-oikeudet, voivat hyväksyä ja hylätä minkä tahansa varauksen; ammattilainen voi tehdä sen omille varauksilleen. Lisätietoja artikkelissa Yksilöajat: vahvistusta odottavat varaukset — hyväksyntä, hylkäys ja automaattinen peruutus.
Milloin asiakas maksaa, jos manuaalinen hyväksyntä on käytössä?
Manuaalinen hyväksyntä ei siirrä maksua myöhemmäksi. Asiakas maksaa varausta tehdessään samalla tavalla kuin ilman hyväksyntää — esimerkiksi kortti- tai PayPal-maksu veloitetaan, tai krediitit tai sarjakortin kerrat vähennetään. Maksuvaiheessa asiakas näkee, että hän saa täyden palautuksen, jos ammattilainen ei vahvista varausta ennen ajanvarauksen alkua.
Jos hylkäät pyynnön tai varaus peruutetaan automaattisesti, kortti- ja PayPal-maksut palautetaan automaattisesti, ja krediitit tai sarjakortin kerrat palautuvat asiakkaan saldoon. Tilisiirron joudut palauttamaan itse.
Voinko hyväksyä ryhmätunnin varaukset?
Et. Ryhmätunneilla, kursseilla ja tapahtumilla ei ole manuaalista hyväksyntää — tämä vaihtoehto on vain ajanvarauksissa. Jos haluat valita, kuka saa paikan ryhmätunnilla, käytä sen sijaan jompaakumpaa näistä vaihtoehdoista:
Pidä tunti näkyvissä, mutta ota ilmoittautumiset vastaan itse: avaa tuntilomakkeessa Varausten lisäasetukset ja rastita Älä salli asiakkaiden varata tätä tuntia. Tunti pysyy julkisessa aikataulussasi, mutta kukaan ei voi varata sitä verkossa. Kerro tunnin kuvauksessa, miten asiakkaat voivat pyytää paikkaa (sähköposti, puhelin), ja lisää hyväksymäsi asiakkaat tunnin tiedoista painikkeella Lisää osallistuja.
Piilota tunti kokonaan: rastita Tunti ei ole julkisesti näkyvissä kohdassa Varausten lisäasetukset. Tunti ei näy julkisessa aikataulussa, ja vain sinä voit lisätä siihen asiakkaita painikkeella Lisää osallistuja.
Kursseilla samat vaihtoehdot ovat Älä salli asiakkaiden varata tätä tuntia ja Kurssi ei ole julkisesti näkyvissä.
Ei saapunut -merkintä
Ei saapunut -painike näkyy varauksen tiedoissa vain, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
Varauksen tila on Vahvistettu.
Ajanvarauksen alkamisaika on ohi.
Varausta ei ole vielä maksettu — sen maksun tila on edelleen Odottaa maksua (esimerkiksi asiakkaan oli tarkoitus maksaa paikan päällä).
Kun vahvistat merkinnän, varauksen tilaksi tulee Ei saapunut ja sen maksun tilaksi Ei maksettu. Asiakas näkyy tämän jälkeen korostettuna asiakkaana, jolla on maksamattomia tilauksia, mikä auttaa tunnistamaan epäluotettavat asiakkaat. Etukäteen maksettua varausta ei voi merkitä saapumatta jääneeksi; sen tila on Päättynyt. Lue lisää artikkelista "Ilman peruuttamista jääneet poissaolot".
Varauksen peruuttaminen hallinnasta
Voit peruuttaa vahvistetun varauksen milloin tahansa, myös silloin, kun asiakas ei enää voi peruuttaa sitä verkossa. Avaa varaus ja napsauta Peruuta varaus (taulukossa valitse toimintovalikosta Peruuta). Odottavalla varauksella painike on sen sijaan Hylkää pyyntö. Avautuvassa ikkunassa:
Zenamu näyttää, sovelletaanko peruutussääntöjesi mukaan peruutusmaksua. Jos vaihtoehtoja on useita, valitse peruutustapa, esimerkiksi täysi hyvitys.
Voit kirjoittaa peruutuksen syyn kenttään Huomautus.
Jos kirjoitat viestin kenttään Sähköpostiviesti asiakkaalle, asiakas saa sen sähköpostitse. Tekstiviesti-ilmoitusten asetuksista riippuen näet myös kentän tekstiviestille.
Varaukset kalenterissa
Ajanvaraukset näkyvät myös kohdassa Tuntiaikataulu ryhmätuntiesi rinnalla. Kohdassa Ajanvaraukset › Varaukset voit vaihtaa Taulukko- ja Kalenteri-näkymän välillä.
Lue lisää maksuasetuksista ja peruutusehdoista artikkelista "Ajanvaraukset (1:1 sessiot): maksutavat ja peruutussäännöt".