Zenamu lähettää automaattisesti sähköposti-ilmoituksia asiakkaille, ammattilaisille ja studion ylläpitäjille varauksen elinkaaren eri vaiheissa. Tässä artikkelissa löydät yleiskatsauksen kaikista sähköpostityypeistä ja niiden lähetysajankohdista. Artikkeli koskee vain ajanvarauksia. Tuntien, kurssien ja tapahtumien sähköposteista kerrotaan artikkelissa Automaattiset sähköposti-ilmoitukset Zenamussa.

Lähetetään heti varauksen luomisen jälkeen. Sisältää tapaamisen täydelliset tiedot — palvelun nimi, päivämäärä ja aika, ammattilaisen nimi, sijainti ja maksutiedot. Jos manuaalinen hyväksyntä on käytössä, sähköposti ilmoittaa selkeästi, että varaus odottaa vahvistusta.

Lähetetään, kun ammattilainen tai ylläpitäjä hyväksyy odottavan varauksen. Asiakas saa tiedon, että hänen tapaamisensa on vahvistettu, sekä kaikki oleelliset tiedot.

Jos odottava varaus hylätään, asiakas saa sähköpostin hylkäyksestä. Jos ylläpitäjä antoi hylkäysperusteen, se näytetään sähköpostissa. Mukana on linkki uuden varauksen tekemiseen.

Automaattinen muistutus ennen tulevaa tapaamista. Sisältää varauksen yhteenvedon — palvelu, päivämäärä, aika, ammattilainen ja sijainti. Se lähetetään vain, kun Yksilöajan muistutus asiakkaalle on käytössä (katso alta kohta "Mitkä ajanvarausten sähköpostit voin ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä?").

Vahvistus varauksen peruutuksesta, kun se tapahtuu maksuttoman peruutusajan puitteissa.

Peruutussähköposti, joka sisältää lisäksi peruutusmaksun määrän ja mahdollisen palautetun summan.

Jos tapaamisen peruuttaa studio/ammattilainen, asiakas saa sähköpostin peruutustiedoilla ja valinnaisella syyllä.

Onnistuneen maksun käsittelyn jälkeen asiakas saa vahvistuksen tapahtumatiedoilla.

Jos asiakas seuraa täyteen varattua aikaa ja se vapautuu (esim. toinen asiakas peruuttaa), hän saa ilmoituksen mahdollisuudesta varata se.

Kun manuaalinen hyväksyntä on käytössä, ammattilainen saa sähköpostin uudesta varauspyynnöstä asiakkaan ja tapaamisen tiedoilla. Mukana on linkki nopeaan hyväksymiseen tai hylkäämiseen.

Automaattinen päivittäinen yhteenveto, joka muistuttaa ammattilaista päivän tulevista tapaamisista. Se lähetetään vain, kun Päivittäinen yhteenveto ammattilaiselle on käytössä.

Kun Uusi varaus on käytössä, ammattilainen saa sähköpostin aina, kun asiakas varaa häneltä ajan. Kun Kopio ylläpitäjälle on käytössä, sen saavat myös käyttäjät, joilla on Ylläpitäjä-oikeudet.

Jos asiakas peruuttaa varauksensa, ammattilainen saa sähköpostin peruutuksen tiedoilla, kun Varauksen peruutus on käytössä. Kun Kopio ylläpitäjälle on käytössä, sen saavat myös käyttäjät, joilla on Ylläpitäjä-oikeudet.

Hallintapaneelista voit lähettää asiakkaalle mukautetun sähköpostiviestin hänen varaukseensa liittyen.

Siirry kohtaan Asetukset › Ilmoitukset. Ajanvarauksia koskevat nämä kytkimet:

Kytkimen muutos tulee voimaan heti. Muut tässä artikkelissa kuvatut automaattiset sähköpostit, kuten asiakkaille lähtevät varausvahvistus-, hyväksyntä-, hylkäys-, peruutus- ja maksusähköpostit, lähetetään aina, eikä niitä voi poistaa käytöstä. Ilmoitusten konfigurointi tapahtuu studiotasolla ja koskee kaikkia palveluita.

Viimeisessä artikkelissa tarkastelemme, miltä varausprosessi näyttää asiakkaan näkökulmasta — "Julkinen varaussivu".