Zenamu helpottaa viestintääsi lähettämällä automaattisesti erilaisia sähköposteja sinulle ja asiakkaillesi. Näihin kuuluvat varausvahvistukset, ilmoitukset uusista pakettitilauksista (kuten sarjakorteista ja krediiteistä), aikataulumuutokset ja tuntien peruutukset. Tässä artikkelissa luetellaan nämä automaattiset sähköpostit ja kerrotaan, mitkä niistä voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kohdassa Asetukset › Ilmoitukset. Julkisessa aikataulussasi näkyvät ilmoitukset asiakkaille eivät ole sähköposteja. Niitä käsitellään artikkelissa Ilmoitukset asiakkaille: luominen, muokkaaminen ja näyttäminen julkisessa aikataulussa.
Sähköpostit asiakkaille
Tilaukset ja maksut
Tervetuloa uudelle asiakkaalle
Tämä viesti lähetetään asiakkaille, jotka varaavat tunnin, kurssin tai tapahtuman ensimmäistä kertaa. Se lähetetään myös silloin, kun lisäät uuden asiakkaan käsin järjestelmään.
Varausvahvistus
Heti kun asiakas varaa tunnin, kurssin tai tapahtuman, hän saa sähköpostin, jossa on päivämäärä, kellonaika, paikka, ohjaaja ja maksutapa. Viesti sisältää myös linkin varauksen hallintaan.
Henkilökohtainen viesti ensimmäisen varauksen vahvistuksessa
Kohdassa Asetukset › Ilmoitukset, sähköposti-ilmoitusten kytkinten alapuolella, on kenttä "Henkilökohtainen viesti ensimmäisen varauksen vahvistussähköpostiin". Kaikki, mitä kirjoitat siihen, liitetään varausvahvistusviestiin.
Kannattaa tietää tarkalleen, milloin viesti lähtee, sillä se yllättää monet studiot:
Se tavoittaa vain aivan uuden asiakkaan — sellaisen, jota ei vielä ole asiakaslistallasi — ja vain hänen ensimmäisellä varauksellaan. Nykyiset asiakkaat eivät saa sitä seuraavien varaustensa yhteydessä.
Se liitetään varausvahvistuksiin, jotka koskevat tunteja, kursseja, tapahtumia ja ajanvarauspalveluja. Sitä ei lisätä sarjakortti- tai jäsenyystilausten viesteihin.
Se on käytettävissä kaikissa paketeissa.
Vinkki: Haluatko sen sijaan tavoittaa tietyn asiakasryhmän? Avaa tunnin tiedot ja käytä Joukkoviesti-toimintoa — se menee kaikille tunnille varanneille riippumatta siitä, montako varausta he ovat aiemmin tehneet.
Maksuvahvistus
Lähetetään, kun ohjaaja merkitsee asiakkaan varauksen maksetuksi.
Jonotuslista-ilmoitus
Jos tunnille vapautuu paikka, jonotuslistan ensimmäinen asiakas varataan automaattisesti tunnille ja saa tästä sähköpostin. Tämä sähköposti lähetetään aina: sitä ei voi poistaa käytöstä asetuksista, eikä siitä ole tekstiviestiversiota.
Ilmoitus vapautuneesta paikasta (”Ilmoita minulle”)
Täydellä tunnilla asiakkaat (myös vierailijat, joilla ei ole tiliä) voivat napsauttaa Ilmoita minulle ja jättää sähköpostiosoitteensa, esimerkiksi jos he eivät halua liittyä jonotuslistalle tai tunnilla ei ole jonotuslistaa. Kun paikka vapautuu (esimerkiksi joku peruu) eikä jonotuslistalla ole ketään, kaikki Ilmoita minulle -painiketta napsauttaneet saavat tämän sähköpostin samaan aikaan. Mitään ei varata automaattisesti, vaan paikan saa se, joka varaa ensimmäisenä. Asiakkaat, jotka eivät ole vielä varanneet, saavat sähköpostin uudelleen, kun seuraava paikka vapautuu. Sähköpostissa on linkki, jolla ilmoitukset voi lopettaa.
Verkkotunnin käyttöoikeustiedot
Tämä sähköposti muistuttaa osallistujia tulevasta etätunnista. Se lähetetään, kun Muistutus etätunnista on otettu käyttöön kohdassa Asetukset › Ilmoitukset, ja se lähtee kohdassa Muistuta ennen valittuna aikana (oletuksena 1 tunti ennen etätunnin alkua). Osallistujat, joiden varaus on maksettu, saavat tässä sähköpostissa pääsytiedot, kuten suoratoistolinkin (esim. Zoom, YouTube). Kun linkkiä tai etätunnin tietoja päivitetään, varanneille osallistujille lähtee myös sähköposti.
Ohjaajan tai paikan muutos
Tämä viesti ilmoittaa kaikille osallistujille, jos tunnin ohjaaja tai paikka muuttuu.
Varausten peruutukset
Tunnin, kurssikerran tai tapahtuman peruutus
Jos tunti, kurssikerta tai tapahtuma peruutetaan, kaikille osallistujille lähetetään ilmoitus sähköpostitse. Viestissä on vakiomuotoinen peruutusilmoitus, jota et voi muuttaa, ja sen perässä oma viestisi. Kirjoitat viestin peruuttaessasi kenttään Lisätiedot osallistujille (sähköposti). Kentässä on valmiina lyhyt pahoittelu, jota voit muokata.
Ohjaajan tekemä peruutus
Lähetetään, kun ohjaaja peruuttaa asiakkaan varauksen (esim. maksamattomuuden tai myöhäisen peruutuspyynnön vuoksi). Viestissä on vakiomuotoinen peruutusilmoitus, jota et voi muuttaa. Jos täytät peruuttaessasi valinnaisen kentän Huomautus (esim. peruutuksen syyn), huomautuksesi lisätään sen alle.
Asiakkaan tekemä peruutus
Asiakkaat saavat tämän sähköpostin, kun he peruvat varauksen itse.
Paketit ja krediitit
Lähestyvä vanhenemispäivä
Lähetetään kaksi viikkoa ennen sarjakortin tai krediittipaketin vanhenemista, jos asiakkaalla on vielä käyttämättömiä kertoja tai krediittejä. Viestissä näkyvät vanhenemispäivä ja nykyinen saldo. Jos sarjakorttien kytkin Poista käyttämättömät kerrat automaattisesti voimassaolon päätyttyä tai krediittipakettien kytkin Poista käyttämättömät krediitit automaattisesti voimassaolon päätyttyä on pois päältä, viestissä asiakasta kehotetaan myös jatkamaan voimassaoloa ostamalla uusi sarjakortti tai krediittipaketti. Jos kytkin on päällä, kehotus jätetään viestistä pois.
Vanhenemisilmoitus
Lähetetään heti, kun sarjakortti tai krediittipaketti on vanhentunut. Viestin teksti riippuu kahdesta kytkimestä sarjakorttien ja krediittien asetuksissa (Poista käyttämättömät kerrat automaattisesti voimassaolon päätyttyä ja Poista käyttämättömät krediitit automaattisesti voimassaolon päätyttyä):
Kytkin pois päältä (oletus): sähköpostissa kerrotaan, että jos asiakas ostaa uuden sarjakortin tai krediittipaketin, käyttämättömät kerrat tai krediitit siirtyvät siihen automaattisesti.
Kytkin päällä: sähköpostissa kerrotaan, että käyttämättömät kerrat tai krediitit on poistettu asiakkaan tililtä, ja asiakasta kehotetaan ostamaan uusi sarjakortti tai krediittipaketti.
Paketin lisäyksen vahvistus
Tämä sähköposti vahvistaa sarjakortin tai krediittien lisäyksen asiakkaan tilille. Tämä tapahtuu usein manuaalisesti hallinnassa, esimerkiksi studiolla tehtyjen fyysisten ostojen yhteydessä.
Tilaus- ja maksuvahvistus
Kun pakettitilaus luodaan, asiakkaalle lähetetään vahvistusviesti. Kun maksu on käsitelty ja vahvistettu, asiakkaalle lähetetään toinen vahvistusviesti.
Sähköpostit studion ylläpitäjille ja ohjaajille
Mitkä ohjaajille ja ylläpitäjille lähtevät sähköpostit voin ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä?
Mene kohtaan Asetukset › Ilmoitukset. Ruudussa Sähköposti-ilmoitukset ohjaajille on oma kytkin jokaiselle näistä sähköposteista:
Uusi varaus
Kyseiselle tunnille nimetty ohjaaja saa sähköpostin, kun asiakas tekee uuden varauksen (koskee tunteja, kursseja, tapahtumia ja työpajoja sekä ajanvarauksia). Paketistasi riippuen käytössä on myös lisäkytkin Kopio ylläpitäjälle, joka lähettää nämä sähköpostit myös ylläpitäjille.
Varauksen peruutus
Kyseiselle tunnille nimetty ohjaaja saa sähköpostin, kun asiakas peruu varauksensa. Paketistasi riippuen Kopio ylläpitäjälle voi lähettää nämä sähköpostit myös ylläpitäjille.
Paketin tilaus ja Jäsenyyden tilaus
Ohjaaja, jolla on ”Ylläpitäjä”-rooli, saa sähköpostin heti, kun asiakas tilaa sarjakortin tai krediittipaketin tai tekee jäsenyystilauksen. Kummallakin on oma kytkimensä.
Uusi asiakas
Kaikki, joilla on ”Ylläpitäjä”-rooli, saavat sähköpostin, kun uusi asiakas asioi studiosi kanssa ensimmäistä kertaa: rekisteröityessään, tehdessään ensimmäisen varauksen tai ostaessaan ensimmäisen kerran. Itse studioon lisäämistäsi asiakkaista sähköpostia ei lähde.
Muistutus ohjaajalle ja Päivittäinen yhteenveto ammattilaiselle
Muistutus ohjaajalle lähettää nimetylle ohjaajalle muistutuksen ennen tunnin, kurssikerran tai tapahtuman alkua, ja viestissä on lista sillä hetkellä ilmoittautuneista asiakkaista. Ajan valitset kohdassa Muistuta ennen (valmiit vaihtoehdot 1–15 tuntia ennen alkua; oletuksena 2 tuntia). Päivittäinen yhteenveto ammattilaiselle lähettää ammattilaiselle joka päivä yhteenvedon kaikista hänen sen päivän ajanvarauksistaan.
Kaikille ohjaajille
Ilmoitus uudesta ohjaajasta – Kun lisäät ohjaajan kohdassa Asetukset › Ohjaajat ja yhteistyöt ja annat hänen sähköpostiosoitteensa, hän saa tämän viestin. Jos hänellä ei vielä ole Zenamu-tiliä, sähköposti sisältää linkin salasanan luontiin ja tuntien hallintaan.
Muistutus verkkotunnin linkistä – Jos verkkotunnilta puuttuu suoratoistolinkki (Zoom, YouTube jne.) tuntia ennen alkamista, ohjaaja saa muistutusviestin.
Milloin muistutukset lähetetään asiakkaille?
Asiakkaiden muistutukset asetetaan kohdassa Asetukset › Ilmoitukset, ruudussa Sähköposti-ilmoitukset asiakkaille. Jokaisella muistutuksella on kytkin ja Muistuta ennen -valinta, jossa on valmiit ajat:
Muistutus lähituntista (tunnit, kurssit, tapahtumat ja työpajat) ja Yksilöajan muistutus asiakkaalle käyttävät samaa Muistuta ennen -asetusta: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 24 tai 48 tuntia ennen alkua (oletuksena 24 tuntia).
Muistutus etätunnista -muistutuksella on oma Muistuta ennen -asetuksensa: 15, 30 tai 45 minuuttia tai 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 24 tai 48 tuntia ennen alkua (oletuksena 1 tunti).
Mukautettuja muistutusvälejä (esim. 72 tuntia) ei tällä hetkellä tueta, sillä pisin vaihtoehto on 48 tuntia. Jos haluat muistuttaa asiakkaita aikaisemmin, voit lähettää joukkoviestin tunnin tiedoista.
Tšekissä ja Slovakiassa toimivat studiot näkevät lisäksi ruudun Tekstiviesti-ilmoitukset asiakkaille, jossa ovat valinnat Tunti peruttu ja Muistutus ennen tunnin alkua (jolla on oma Muistuta ennen -asetuksensa).
Miltä automaattiset sähköpostit näyttävät asiakkaille (brändäys)
Monet studiot kysyvät, näkyykö järjestelmäviesteissä studion brändi vai vaikuttavatko ne tulevan "Zenamulta". Näin viestit todella näkyvät asiakkaan postilaatikossa:
Lähettäjän osoite — viestit lähetetään aina osoitteesta
[email protected]. Mukautettua lähettäjän verkkotunnusta (esim.[email protected]) ei tällä hetkellä tueta.Otsikkorivi — studiosi nimi näkyy useimpien ilmoitusten otsikossa, joten viesti yhdistyy selkeästi brändiisi.
Sähköpostin alatunniste — jokaisen automaattisen viestin alatunnisteessa näkyy studiosi nimi ja yhteystiedot.
Vastausosoite — vastaukset menevät osoitteeseen, joka on kentässä Sähköposti kohdassa Asetukset › Aikataulusivu (Julkinen aikataulu -välilehdellä), joten asiakkaat tavoittavat sinut suoraan.
Huomio: Koska automaattiset viestit lähetetään Zenamun osoitteesta, varmista, etteivät asiakkaasi merkitse niitä roskapostiksi — kun osoite merkitään toistuvasti roskapostiksi, toimitusjärjestelmämme voi estää lisäviestit kyseiseen osoitteeseen (mukaan lukien salasanan palautusviestit). Jos asiakas kertoo, ettei saa sähköposteja, pyydä häntä ensin tarkistamaan roskapostikansio ja palauttamaan kaikki Zenamun viestit takaisin saapuneisiin.