Tämä artikkeli käsittelee ajanvarausten odottavia varauksia: mitä tapahtuu, kun Varausten manuaalinen hyväksyntä on käytössä, miten hyväksyt tai hylkäät pyynnön ja milloin Zenamu peruuttaa hyväksymättömän varauksen automaattisesti. Varausten manuaalinen hyväksyntä on käytössä vain ajanvarauksissa (1:1-palveluissa), ja se otetaan käyttöön ammattilaiskohtaisesti. Ryhmätuntien, kurssien ja tapahtumien varauksia ei voi jättää odottamaan hyväksyntää — mitä voit käyttää sen sijaan, kerrotaan kohdassa Voinko hyväksyä ryhmätunnin tai kurssin varaukset?
Mikä on odottava varaus?
Odottava varaus on ajanvaraus, joka odottaa studiosi tai ammattilaisen hyväksyntää. Niin kauan kuin varausta ei ole hyväksytty, asiakkaalla ei ole vahvistettua aikaa. Asiakas näkee, että varaus odottaa vahvistusta ja että hän saa tilanteesta tiedon sähköpostitse. Aika on jo varattu, joten kukaan muu asiakas ei voi varata sitä.
Miten otan varausten manuaalisen hyväksynnän käyttöön?
Siirry kohtaan Ajanvaraukset › Ammattilaiset.
Napsauta ammattilaisen kortissa Palvelut (uudelle ammattilaiselle napsauta Lisää ammattilainen).
Ota käyttöön kytkin Varausten manuaalinen hyväksyntä.
Napsauta Tallenna. Tämän ammattilaisen kaikkien palveluiden uudet varaukset luodaan nyt odottavina.
Miten hyväksyn tai hylkään odottavan varauksen?
Siirry kohtaan Ajanvaraukset › Varaukset. Luku Odottaa hyväksyntää kertoo, montako varausta odottaa; niiden tila on Odottaa.
Avaa varaus painikkeella Näytä tiedot ja tarkista ajanvarauksen ajankohta, asiakas, palvelu ja maksu.
Vahvista varaus napsauttamalla Vahvista. Asiakas saa vahvistussähköpostin.
Tai napsauta Hylkää pyyntö, täytä halutessasi kenttä Hylkäyksen syy (suositeltavaa) ja vahvista painikkeella Hylkää pyyntö. Varaus peruutetaan, asiakkaalle ilmoitetaan sähköpostitse ja maksu palautetaan kokonaan.
Löydät Vahvista- ja Hylkää pyyntö -toiminnot myös taulukosta jokaisen odottavan varauksen toimintovalikosta.
Milloin odottava varaus peruutetaan automaattisesti?
Jos et hyväksy odottavaa varausta ennen tapaamisen alkamisaikaa, Zenamu peruuttaa sen automaattisesti pian alkamisajan jälkeen ja palauttaa asiakkaalle koko summan.
Suosittelemme tarkistamaan odottavien varausten jonon säännöllisesti päivän aikana.
Voinko hyväksyä ryhmätunnin tai kurssin varaukset?
Et. Varausten manuaalinen hyväksyntä on käytössä vain ajanvarauksissa. Ryhmätunnilla, kurssilla tai tapahtumassa asiakas, joka varaa vapaan paikan, saa sen heti. Jos haluat valita, kuka saa paikan ryhmätunnilla, käytä jompaakumpaa näistä vaihtoehdoista:
Pidä tunti näkyvissä, mutta ota ilmoittautumiset vastaan itse: avaa tuntilomakkeessa Varausten lisäasetukset ja rastita Älä salli asiakkaiden varata tätä tuntia. Tunti pysyy julkisessa aikataulussasi, mutta kukaan ei voi varata sitä verkossa. Kerro tunnin kuvauksessa, miten asiakkaat voivat pyytää paikkaa (sähköposti, puhelin), ja lisää hyväksymäsi asiakkaat tunnin tiedoista painikkeella Lisää osallistuja.
Piilota tunti kokonaan: rastita Tunti ei ole julkisesti näkyvissä kohdassa Varausten lisäasetukset. Tunti ei näy julkisessa aikataulussa, ja vain sinä voit lisätä siihen asiakkaita painikkeella Lisää osallistuja.
Kurssilla on samat vaihtoehdot: Älä salli asiakkaiden varata tätä tuntia ja Kurssi ei ole julkisesti näkyvissä.
Yleisiä tilanteita
Sinulla on aikaa vapaana ja asiakas sopii
Vahvista varaus mahdollisimman pian, jotta asiakas saa varmuuden ja voit siirtyä jatkoviestintään.
Tapaamista ei voida vahvistaa
Hylkää pyyntö ja kerro selkeä syy. Tämä vähentää turhaa viestienvaihtoa.
Odottava varaus on edelleen käsittelemättä lähellä tapaamisen alkua
Päätä heti — muuten varaus peruuntuu automaattisesti tapaamisen alettua, mikä on asiakkaalle huono kokemus.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin asiakas maksaa odottavan varauksen?
Varausta tehdessään. Manuaalinen hyväksyntä ei siirrä maksua myöhemmäksi: kortti- tai PayPal-maksu veloitetaan, tai krediitit tai sarjakortin kerrat vähennetään, samalla tavalla kuin ilman hyväksyntää (paikan päällä maksettava varaus maksetaan tavalliseen tapaan myöhemmin). Maksuvaiheessa asiakas näkee, että hän saa täyden palautuksen, jos ammattilainen ei vahvista varausta ennen tapaamisen alkua.
Jos hylkäät pyynnön tai varaus peruutetaan automaattisesti, kortti- ja PayPal-maksut palautetaan automaattisesti, ja krediitit tai sarjakortin kerrat palautuvat asiakkaan saldoon. Poikkeus on tilisiirto: rahat on palautettava itse verkkopankin kautta.
Voinko hylätä pyynnön ilman syytä?
Kyllä, Hylkäyksen syy on valinnainen, mutta suosittelemme täyttämään sen, jotta viestintä asiakkaan kanssa pysyy selkeänä.
Kuka voi hyväksyä odottavia varauksia?
Tiimin jäsenet, joilla on Vastaava- tai Ylläpitäjä-oikeudet, voivat hyväksyä ja hylätä kaikki varaukset. Ammattilainen voi hyväksyä ja hylätä hänelle määritetyt varaukset.
Aiheeseen liittyvät artikkelit