Quand le système demande-t-il les informations de facturation aux clients ?
Les informations de facturation sont demandées automatiquement aux clients lorsque votre studio remplit les deux conditions suivantes :
L'option Émettre des justificatifs de paiement est activée (dans Paramètres > Paiements).
Vous êtes assujetti à la TVA, ou vous avez un numéro d'identification fiscale et vous avez choisi le type de document Facture.
Si vous n'émettez que des reçus simples (document simplifié), les informations de facturation des clients ne sont pas requises.
Quand les informations de facturation ne sont pas requises : Lors d'un paiement par crédits, carnet ou compensation, aucun justificatif n'est émis et les informations de facturation ne sont donc pas nécessaires. Cela vaut aussi pour les options tarifaires à 0.
Comment le client remplit-il ses informations de facturation ?
Lors de l'achat ou de la réservation
Si votre studio requiert les informations de facturation, le formulaire s'affiche automatiquement au client pendant le processus d'achat. Le client saisit son adresse (rue, ville, code postal, pays) et les données sont enregistrées dans son profil.
Si le client utilise une adresse e-mail déjà existante dans le système, son adresse de facturation est automatiquement pré-remplie.
Dans le profil personnel
Les clients peuvent consulter et modifier leurs informations de facturation à tout moment dans Informations personnelles > Informations de facturation. Les données sont partagées entre tous les studios où le client est inscrit.
Comment ajouter des informations de facturation en tant qu'administrateur ?
Si vous créez une commande pour un client (crédits, carnet, abonnement ou réservation) et que le client n'a pas d'adresse de facturation, un avertissement s'affiche.
Vous avez deux possibilités :
Ajouter l'adresse de facturation dans le détail du client, puis continuer la commande.
Continuer sans adresse en cliquant sur le bouton « J'ai compris, continuer sans adresse ». Vous pourrez ajouter l'adresse plus tard dans le détail du client ou de la commande.
Adresse de facturation sur la commande
Lors de la création d'une commande, une copie des informations de facturation du client est automatiquement enregistrée. Si le client modifie son adresse ultérieurement, les documents déjà émis conservent les données d'origine.
Dans le détail de la commande, vous trouverez la section Adresse de facturation, où vous pouvez consulter et, si nécessaire, modifier les données :
Si la commande a déjà des informations de facturation, la modification ne s'applique qu'à cette commande.
Si la commande n'a pas d'informations de facturation, la modification est enregistrée à la fois sur la commande et dans le profil du client.
Collecte des informations de facturation via des champs personnalisés
Vous pouvez également recueillir les informations de facturation à l'aide de champs personnalisés dans le formulaire de réservation. Configurez-les dans Paramètres > Réservation de cours > Champs personnalisés pour les formulaires de réservation > Questions supplémentaires pour les nouveaux clients.
Remarque : Si votre studio requiert une adresse de facturation (assujetti à la TVA ou type de document « Facture »), le système affiche automatiquement le formulaire d'adresse de facturation standard. Les champs personnalisés pour les informations de facturation ne sont alors pas nécessaires et ne s'affichent pas, pour éviter les doublons.