Les informations de facturation d'un client correspondent aux coordonnées postales dont le système a besoin pour émettre un justificatif de paiement (reçu ou facture). Cet article explique dans quels cas ces informations sont requises, comment les clients les renseignent et comment les gérer depuis le panneau d'administration.
Quand le système demande-t-il les informations de facturation aux clients ?
Les informations de facturation sont exigées uniquement lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :
Vous avez activé Émettre des justificatifs de paiement (dans Paramètres > Paiements).
Et au moins l'une des situations suivantes s'applique :
Vous êtes assujetti à la TVA — le système émet automatiquement des factures, et l'adresse de facturation du client est obligatoire sur chacune d'entre elles.
Vous êtes une entreprise enregistrée (non assujettie à la TVA) et vous avez choisi Facture comme type de document au lieu de Reçu.
Astuce : Vous ne savez pas quel type de document est configuré ? Vérifiez dans Paramètres > Paiements > Justificatifs de Paiement. Pour en savoir plus, consultez Reçu vs facture.
Quand les informations de facturation ne sont-elles pas requises ?
Le système ne demande pas d'informations de facturation aux clients dans les cas suivants :
Vous n'avez pas activé l'émission de justificatifs de paiement.
Vous n'êtes pas assujetti à la TVA et vous émettez uniquement des reçus (un document simplifié qui n'inclut pas l'adresse de facturation du client).
Le client paie avec des crédits, des entrées d'un carnet ou une séance de rattrapage — aucun justificatif n'est émis pour ces types de paiement.
La variante tarifaire est gratuite (0).
Comment les clients renseignent leurs informations de facturation
Si votre studio exige les informations de facturation, les clients les saisissent directement lors de l'achat ou de la réservation. Le formulaire d'adresse (rue, ville, code postal, pays) s'affiche dans le processus de paiement — le client ne peut pas l'ignorer.
Si le client utilise une adresse e-mail déjà enregistrée dans le système, ses coordonnées sauvegardées sont pré-remplies automatiquement. Il n'a pas besoin de tout retaper.
Profil personnel — Informations de facturation
Les clients peuvent consulter et modifier leur adresse de facturation à tout moment dans Informations personnelles > Informations de facturation. S'ils n'ont pas encore renseigné ces données, un message leur indique que certains studios peuvent les exiger pour émettre des justificatifs de paiement.
L'adresse de facturation est enregistrée au niveau du compte utilisateur — elle est partagée entre tous les studios où le client est inscrit.
Que faire dans l'administration quand un client n'a pas d'informations de facturation
Si vous ajoutez des crédits, un carnet ou un abonnement à un client qui n'a pas d'adresse de facturation, un avertissement s'affiche. Le formulaire est bloqué et ne peut pas être soumis.
Deux options s'offrent à vous :
Ajouter l'adresse de facturation du client — rendez-vous sur la fiche du client et renseignez-la.
Continuer sans adresse — cliquez sur le bouton « J'ai compris, continuer ». Le formulaire se débloque et vous pouvez finaliser la commande. Le justificatif sera émis sans les coordonnées du client. Vous pourrez ajouter l'adresse par la suite dans le profil du client ou dans le détail de la commande.
Lors de la création d'une réservation (cours, cycle, événement, rendez-vous), l'avertissement apparaît dès que le serveur détecte l'absence de l'adresse de facturation. Le même bouton de contournement est disponible dans ce cas.
Hongrie : Pour les studios hongrois tenus d'émettre une szamla (facture), le bouton de contournement n'est pas disponible. La législation fiscale hongroise exige une adresse de facturation réelle du client sur chaque document.
Informations de facturation sur les commandes
Lorsqu'une commande est créée, le système enregistre automatiquement un instantané des informations de facturation du client directement sur la commande. Si le client modifie son adresse par la suite, les commandes plus anciennes conservent les coordonnées d'origine — le justificatif reflète toujours l'état au moment de l'achat.
Adresse de facturation dans le détail de la commande
Chaque détail de commande comporte une section Adresse de facturation. Deux cas de figure :
Les coordonnées sont renseignées — l'adresse que le client avait au moment de la commande est affichée. Cliquez sur « Modifier » pour la changer, mais la modification ne s'applique qu'à cette commande.
Les coordonnées sont manquantes — le texte « Cette commande ne contient pas les informations de facturation du client. » s'affiche, avec la possibilité de les ajouter. Dans ce cas, les coordonnées sont enregistrées à la fois sur la commande et dans le profil du client.
Collaboration (événements partagés)
Si vous partagez un événement avec un autre studio, les paramètres de facturation suivent toujours le studio source (celui qui a créé l'événement). Un client qui s'inscrit via un studio partenaire voit le formulaire de facturation selon les paramètres du studio source. Les justificatifs sont ainsi émis correctement, quel que soit le studio par lequel le client s'est inscrit.
FAQ
Où un client peut-il trouver son adresse de facturation ?
Dans Informations personnelles > Informations de facturation, après s'être connecté à son compte.
Si un client modifie son adresse, est-ce que cela met à jour les commandes plus anciennes ?
Non. Les commandes plus anciennes conservent les informations de facturation d'origine. La nouvelle adresse s'applique uniquement aux commandes futures.
Un client est inscrit dans plusieurs studios — doit-il renseigner son adresse à chaque fois ?
Non. L'adresse de facturation est enregistrée au niveau du compte utilisateur et est partagée entre tous les studios.
Pourquoi les informations de facturation ne sont-elles pas requises lors d'un paiement avec des crédits ou un carnet ?
Quand un client paie avec des crédits, des entrées d'un carnet ou une séance de rattrapage, aucun nouveau justificatif n'est émis — le document a déjà été créé lors de l'achat initial des crédits ou du carnet.
En tant qu'administrateur, puis-je toujours continuer sans adresse de facturation ?
Oui, sauf pour les studios hongrois. Le bouton « J'ai compris, continuer » vous permet de finaliser la commande. Vous pouvez ajouter l'adresse à tout moment par la suite.
Puis-je modifier l'adresse de facturation d'une commande existante ?
Oui. Dans le détail de la commande, cliquez sur « Modifier » à côté de la section Adresse de facturation. La modification est enregistrée uniquement pour cette commande.
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