Cet article porte sur les commandes de vos clients dans la section Commandes de l'administration : ce que fait chaque action sur une commande (Enregistrer le paiement, Marquer comme impayé, Confirmer le remboursement, Modifier le montant et le téléchargement des documents), quand l'utiliser, et comment créer vous-même une commande pour un client. Il ne traite ni de la limite mensuelle de commandes de votre formule Zenamu (voir Que se passe-t-il lorsque j'atteins la limite de commandes ou la limite de cycles et d'événements de ma formule ?), ni des factures que Zenamu vous émet pour votre formule (voir Où puis-je trouver ma facture Zenamu ?).
Où trouver les actions sur une commande
Cliquez sur Commandes dans le menu latéral gauche de l'administration. Cet élément est visible pour les utilisateurs disposant des autorisations Gestionnaire ou Administrateur.
Dans la liste, cliquez sur les trois points (⋯) de la colonne Actions à côté de la commande. Le menu affiche les actions disponibles pour cette commande, ainsi que Détails de la commande.
Vous pouvez aussi ouvrir Détails de la commande. Enregistrer le paiement, Confirmer le remboursement et Télécharger le justificatif de paiement y sont des boutons en haut de la page, et les autres actions se trouvent dans le menu plus (⋯) juste à côté.
Seules les actions adaptées au moyen de paiement et au statut du paiement de la commande sont affichées. Si une action manque, vérifiez d'abord ces deux colonnes.
Actions principales et quand les utiliser
Modifier le montant
Utilisez Modifier le montant pour corriger le prix d'une commande (par ex. accord individuel, erreur de tarif). Vous ne pouvez modifier le montant que des commandes payées sur place ou par virement bancaire. Pour les autres moyens de paiement (par exemple carte ou PayPal), l'option est grisée. Après la modification, vérifiez toujours les documents associés et les notes internes.
Enregistrer le paiement / Marquer comme impayé
Enregistrer le paiement marque une commande comme payée lorsque le client a payé sur place ou par virement bancaire. Cette action est disponible pour les commandes En attente de paiement ou Non payé. Dans la fenêtre Modifier le statut de la commande, saisissez la Date de paiement et cliquez sur Payé. Les commandes payées par carte ou PayPal changent de statut automatiquement : cette action ne leur est donc pas proposée.
Marquer comme impayé n'est disponible que pour les commandes sur place ou par virement bancaire qui sont encore En attente de paiement. Soyez prudent avec « non payé » — assurez-vous que le statut reflète bien la réalité.
Annulation et confirmation de remboursement
Lorsqu'une commande payée est annulée et que vous devez rembourser le client vous-même (généralement pour un paiement par virement bancaire), la commande affiche En attente de remboursement. Zenamu n'envoie pas cet argent à votre place. Une fois l'argent effectivement renvoyé au client (par ex. par virement bancaire), cliquez aussi sur Confirmer le remboursement sur la commande. Confirmer le remboursement n'est proposé que pour les commandes annulées payées par virement bancaire ou sur place qui sont en attente de remboursement.
Télécharger les documents
Selon le statut de la commande, vous pouvez télécharger un justificatif de paiement (Télécharger le justificatif de paiement) ou un justificatif d'annulation (Télécharger le justificatif d'annulation). Les documents peuvent être téléchargés avec toutes les formules sauf Free et Lite, et uniquement lorsque l'option Émettre des justificatifs de paiement est activée dans Paramètres › Paiements.
Scénarios courants
Le client a payé par virement bancaire, mais la commande affiche toujours « non payé »
Si le rapprochement automatique n'a pas fonctionné, vérifiez le paiement sur votre compte bancaire, puis ouvrez la commande et cliquez sur Enregistrer le paiement.
Remarque : le rapprochement automatique des virements est disponible uniquement avec la formule Ultimate. Si vous utilisez une autre formule, vous devez manuellement marquer les commandes par virement comme payées en vous basant sur les mouvements de votre compte bancaire.
La commande est annulée et en attente de remboursement manuel
Envoyez l'argent en dehors de Zenamu (virement bancaire ou espèces). Cliquez ensuite sur Confirmer le remboursement sur la commande pour la clôturer financièrement.
La commande a un montant incorrect
Utilisez Modifier le montant (uniquement pour les commandes payées sur place ou par virement bancaire) et ajoutez éventuellement une note interne expliquant la raison du changement.
Reporter un client sur un autre cours sans effectuer de remboursement
Il arrive qu'un client souhaite simplement basculer sa réservation d'un cours à un autre — il ne demande pas à récupérer son argent. Il n'existe pas de bouton « reporter » unique dans Zenamu, mais vous pouvez conserver son paiement en deux étapes :
Ouvrez le cours d'origine et annulez la réservation du client sans effectuer de remboursement. L'argent reste sur la commande.
Ouvrez le nouveau cours et créez une réservation pour le client depuis l'administration avec Ajouter un participant. Comme prix, choisissez Prix personnalisé et saisissez 0 — le client a déjà payé sur la commande d'origine, ce qui permet d'enregistrer la nouvelle réservation sans le facturer à nouveau.
Astuce : si le client payait avec un carnet, un abonnement ou des crédits, il vous suffit de le réinscrire sur le nouveau cours — l'entrée ou le crédit utilisé sera automatiquement réutilisé lorsque vous annulerez la réservation d'origine et que celle-ci sera recréditée sur son compte.
Comment créer vous-même une commande pour un client (par ex. rétroactivement pour un cours déjà passé)
Zenamu n'a pas de formulaire de commande vierge : une commande naît toujours d'une réservation ou d'un achat. Lorsqu'un client a besoin d'une commande et d'un document pour un cours qui a déjà eu lieu, partez donc de la réservation :
Ouvrez le cours — cela fonctionne aussi pour les cours passés — et créez une réservation pour le client depuis le panneau d'administration avec Ajouter un participant. Choisissez le paiement sur place ou le virement bancaire comme moyen de paiement : seules ces commandes peuvent être marquées comme payées manuellement.
Zenamu crée automatiquement la commande correspondante.
Enregistrez le paiement : cochez Marquer comme payée dans le formulaire de réservation, ou ouvrez plus tard la commande dans Commandes, cliquez sur Enregistrer le paiement, saisissez la Date de paiement et cliquez sur Payé.
Téléchargez le document depuis le détail de la commande avec Télécharger le justificatif de paiement — un justificatif de paiement ou une facture. Les factures sont disponibles avec les formules Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d'essai, et les coordonnées de facturation du client doivent être renseignées sur la commande.
Si le prix doit différer du tarif habituel, utilisez Modifier le montant dans le détail de la commande.
Les carnets et les abonnements fonctionnent de la même façon, seul le point de départ change : émettez-les depuis la fiche du client (Ajouter un abonnement client, ou en ajoutant des crédits ou des entrées). Vous pouvez y définir votre propre prix, y compris 0, et la commande est créée automatiquement.
FAQ
Comment savoir s'il faut utiliser la confirmation de remboursement ou « non payé » ?
Si vous avez effectivement rendu de l'argent au client, utilisez Confirmer le remboursement.
« Non payé » a un autre objectif : il sert à signaler un client qui avait une réservation confirmée avec paiement sur place ou par virement mais qui ne s'est pas présenté et n'a pas payé. Après ce marquage, le nom du client apparaît en rouge dans le système avec des informations sur les obligations en cours.
J'ai confirmé un paiement par erreur — puis-je repasser la commande en non payé ?
Pas par vous-même. Une fois le paiement confirmé, l'application ne permet plus de repasser la commande en non payé : comme expliqué plus haut, « non payé » sert à signaler un client qui vous doit de l'argent, pas à défaire un paiement confirmé.
Écrivez-nous via le chat dans l'application et nous le corrigerons de notre côté.
Où télécharger le document d'annulation ?
Dans les actions de la commande, choisissez Télécharger le justificatif d'annulation. Si l'option n'est pas disponible, vérifiez le statut de la commande.
Un document d'annulation n'est disponible que lorsqu'un justificatif de paiement existe pour cette commande.
La modification du montant affecte-t-elle la comptabilité ?
Oui, elle peut avoir un impact sur les documents et les exports associés. Ne modifiez le montant que si vous avez une raison claire.
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