Zenamu propose deux options pour mettre fin à un cycle : annuler une seule séance ou annuler le cycle entier avec toutes ses séances.
Annuler une seule séance du cycle
Dans le calendrier, cliquez sur la séance que vous souhaitez annuler.
Cliquez sur Annuler cette séance.
Dans le dialogue « Voulez-vous vraiment annuler cette séance du cycle ? », vous verrez :
- Le nombre de réservations actives et de participants (répartis entre les participants au cycle complet et les participants à la séance individuelle, si le cycle autorise les deux options)
- Un détail par mode de paiement (carte, virement bancaire, sur place)
Si certains clients ont des séances de rattrapage provenant de séances précédemment annulées, vous pouvez cocher « Conserver les séances de rattrapage (ne pas les retirer) ».
Confirmez la case à cocher « Je rembourserai les participants, leur proposerai une séance de rattrapage ou une autre compensation. » Cela atteste que vous vous occupez du dédommagement des clients -- ils ont payé cette séance dans le cadre du cycle complet.
Rédigez le texte de l'e-mail pour les participants (par exemple : « Nous sommes désolés, cette séance est annulée pour cause de maladie. »).
Choisissez si la séance doit rester visible sur le calendrier public.
Cliquez sur Oui, annuler.
Annuler le cycle entier avec toutes ses séances
Dans le détail d'une séance du cycle, cliquez sur Annuler le cycle et toutes les séances.
Dans le dialogue « Voulez-vous vraiment annuler le cycle et toutes ses séances ? », vous verrez un récapitulatif des réservations et des paiements.
Remarque concernant les virements bancaires : Zenamu passe automatiquement le statut de la commande à « remboursé » pour les clients ayant payé par virement bancaire. N'oubliez pas d'effectuer le virement de remboursement.
Une liste des clients ayant payé par virement bancaire apparaît (nom et lien vers la commande).
Confirmez l'annulation.
Important : Après l'annulation du cycle entier, les paiements par carte et PayPal ne sont pas remboursés automatiquement. Zenamu met à jour les statuts des commandes, mais vous devez traiter les remboursements manuellement ou via votre passerelle de paiement.
Limitations
Vous ne pouvez pas annuler un cycle entier d'un coup si le cycle a déjà commencé et comporte des réservations actives. Dans ce cas, annulez les séances une par une.
Après l'annulation, le cycle affiche : « Ce cycle a été annulé et n'accepte plus d'inscriptions. »
FAQ
Que deviennent les paiements lors de l'annulation du cycle entier ?
Les commandes des clients ayant payé par virement bancaire passent automatiquement au statut « remboursé ». Pour les paiements par carte, vous devez traiter les remboursements manuellement.
Les participants reçoivent-ils un e-mail automatique ?
Lors de l'annulation d'une seule séance, oui -- vous saisissez le texte de l'e-mail dans le dialogue. Pour l'annulation du cycle entier, nous vous recommandons d'envoyer un message groupé manuellement.
Une séance annulée peut-elle être restaurée ?
Non. L'annulation est définitive. Si vous devez remplacer une séance, créez-en une nouvelle au sein du cycle via Ajouter une séance.
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