Cet article concerne l'annulation, par vous, le studio, d'un événement ou d'un atelier que vous avez créé dans Cycles et événements. Il ne traite pas des cours, que vous annulez avec Annuler le cours dans le planning des cours, ni des cycles (voir Cycles : comment annuler un cycle en avance et prévenir les participants). Si un client souhaite annuler lui-même son inscription, consultez Cycles et événements : rattrapages et paramètres d'annulation par les clients.
Un événement a une seule date de début et de fin, sans séances distinctes. Vous pouvez soit annuler l'événement entier avant son début, soit annuler les commandes une par une. Consultez cet article lorsque vous devez annuler un atelier, une retraite ou une masterclass et rembourser toutes les personnes inscrites, ou lorsque le bouton Annuler l'événement n'apparaît pas.
Comment annuler un événement avant son début ?
Dans Cycles et événements, ouvrez l'événement.
Cliquez sur Annuler l'événement.
La fenêtre Annuler cet événement ? affiche un récapitulatif des commandes de l'événement.
Dans Informations complémentaires pour les participants (e-mail), expliquez pourquoi l'événement est annulé. Le texte par défaut est « Nous sommes désolés — l'événement a été annulé. » Si votre studio envoie des notifications par SMS, un champ pour le texte du SMS peut aussi apparaître.
Si certains clients ont payé par virement bancaire, la fenêtre les liste avec un lien vers chaque commande. Cochez Je renverrai l'argent.
Cliquez sur Oui, annuler.
Zenamu annule toutes les commandes actives de l'événement, rembourse intégralement les commandes payées sans frais d'annulation et envoie votre texte par e-mail aux participants. Si personne ne s'est encore inscrit, l'événement est simplement annulé.
Que deviennent les paiements lorsque j'annule un événement ?
Lorsque vous annulez un événement entier avec Annuler l'événement, chaque commande payée est intégralement remboursée selon le moyen de paiement du client :
Carte : remboursement automatique sur la carte du client.
PayPal : remboursement automatique sur le compte PayPal du client.
Crédits ou entrées : recrédités automatiquement sur le solde du client.
Bon cadeau : la partie du prix payée avec un bon est recréditée sur le bon.
Virement bancaire : Zenamu ne peut pas envoyer d'argent depuis votre compte bancaire. Renvoyez vous-même l'argent au client. Si la commande affiche En attente de remboursement dans Commandes, cliquez sur Confirmer le remboursement une fois le virement effectué.
Sur place : Zenamu marque la commande comme remboursée. Rendez vous-même l'argent au client. La fenêtre ne vous rappelle pas ces commandes.
Commandes impayées : elles sont annulées et il n'y a rien à rembourser.
Pour en savoir plus sur les statuts de commande après un remboursement, consultez Remboursements et statuts de commande.
Pourquoi le bouton Annuler l'événement n'apparaît-il pas ?
L'événement a déjà commencé. Le bouton Annuler l'événement disparaît à l'heure de début de l'événement, et Zenamu ne permet plus ensuite d'annuler l'événement entier. Pour un événement sur plusieurs jours, c'est le début du premier jour qui compte. Annulez plutôt les commandes une par une (voir la section suivante).
L'événement est déjà annulé.
Un studio partenaire a partagé l'événement avec vous. Seul le studio qui a créé un événement partagé peut l'annuler ou le modifier. Dans votre administration, le bouton est inactif et accompagné de la mention « Cet événement est géré par le studio partenaire. Seul le studio qui l'a créé peut l'annuler ou le modifier. »
Comment annuler un événement qui a déjà commencé ?
Une fois l'événement commencé, vous ne pouvez plus l'annuler en entier, mais vous pouvez annuler chaque inscription une par une. Les clients ne peuvent plus s'inscrire à un événement qui a commencé.
Pour expliquer la situation à tout le monde en une fois, cliquez d'abord sur Message groupé dans le détail de l'événement.
Ouvrez Participants.
Pour chaque participant, cliquez sur Annuler la commande.
Dans Remarque, vous pouvez indiquer le motif de l'annulation. Zenamu envoie au client un e-mail l'informant que sa commande a été annulée, avec votre remarque.
Pour une commande payée, la fenêtre propose uniquement un remboursement intégral. Le remboursement fonctionne pour chaque moyen de paiement comme décrit plus haut. Pour une commande impayée, choisissez Annuler la réservation.
Cliquez sur Annuler la commande.
L'événement lui-même n'est pas marqué comme annulé, puisqu'il a déjà commencé. Pour le retirer du planning public, cliquez sur Modifier dans le détail de l'événement et décochez Afficher dans le planning public. Pour un événement qui a commencé, la visibilité est le seul élément que vous pouvez encore modifier.
Un événement annulé reste-t-il visible dans le planning public ?
Non, pas par défaut. Lorsque vous annulez un événement avec Annuler l'événement, Zenamu le masque du planning public. Si vous voulez que les clients voient que l'événement est annulé, ouvrez l'événement annulé et cochez Afficher dans le planning public. Vous pouvez le décocher à tout moment.
Les clients peuvent-ils annuler eux-mêmes leur inscription à un événement ?
Oui, si l'option Autoriser l'auto-annulation est activée pour l'événement. Ce paramètre est distinct de l'annulation de l'événement par le studio. Consultez Cycles et événements : rattrapages et paramètres d'annulation par les clients.
Remarque : Les événements peuvent aussi être annulés automatiquement lorsque trop peu de personnes s'inscrivent. Il s'agit d'une autre fonctionnalité : voir Annulation automatique en cas de faible remplissage.