Cet article explique comment gérer un cycle, c'est-à-dire une série de séances que les clients réservent en une seule fois pour toutes les dates. Il couvre l'ajout de participants, les séances de rattrapage, les modèles, le fractionnement du paiement, ainsi que l'ajout, l'annulation et le report de séances du cycle. Les événements et ateliers n'ont pas de séances : les étapes qui concernent les séances ne s'appliquent donc pas à eux.
Comment ajouter un participant après le début du cycle ?
Il arrive qu’un client se présente une fois le cycle commencé et que vous souhaitiez l'y inscrire rétroactivement. Pour l’ajouter :
Cliquez sur le cycle à gérer.
Cliquez sur Ajouter un participant.
Choisissez Cycle pour inscrire le client au cycle, ou Séance pour ne le réserver qu'à une seule séance.
Sélectionnez les séances auxquelles ajouter le participant. Les séances à venir sont déjà cochées. Vous pouvez aussi cocher des séances qui ont déjà eu lieu.
Le prix est calculé automatiquement à partir des séances sélectionnées : le prix du cycle est divisé par le nombre de séances non annulées, puis multiplié par le nombre de séances sélectionnées.
Pour facturer un autre montant, par exemple le prix complet du cycle, choisissez Prix personnalisé et saisissez le prix total pour toutes les séances sélectionnées.
Vous pouvez ajouter des participants de cette façon même si l'option Inscription aux séances restantes après le début du cycle n'est pas activée pour le cycle. Ce paramètre détermine seulement si les clients peuvent réserver eux-mêmes le reste du cycle.
Comment fonctionnent les séances de rattrapage ?
Lorsqu’un client annule une séance du cycle suffisamment à l’avance, il reçoit une séance de rattrapage utilisable pour un autre cours (comme un carnet d'entrées). Cela ne fonctionne que si le cycle autorise les rattrapages : cochez Autoriser l'obtention de rattrapages dans la section Rattrapages du cycle.
Comment gagner du temps lors de la création de cycles ou d’événements
Après avoir créé un cycle, vous pouvez l’utiliser comme modèle :
Cliquez sur Utiliser comme modèle.
Modifiez le nouveau cycle selon vos besoins. Les dates des séances ne sont pas copiées : saisissez les nouvelles dates.
Comment fractionner le paiement d’un cycle ou d'un événement ?
Actuellement, Zenamu ne propose pas nativement le fractionnement en acompte et solde. Une alternative est expliquée ici : Comment fractionner un paiement entre acompte et solde.
Comment ajouter une séance au cycle
Dans le détail du cycle, cliquez sur Ajouter une séance.
Saisissez les informations requises pour la nouvelle séance.
Les clients inscrits au cycle entier sont automatiquement ajoutés à la nouvelle séance. Les clients qui n'ont réservé qu'une seule séance du cycle ne sont pas ajoutés.
Comment annuler une séance du cycle
Pour annuler une seule séance d'un cycle :
Cliquez sur la séance à annuler.
Cliquez sur Annuler cette séance.
Indiquez le motif de l'annulation dans la fenêtre qui s'ouvre : il sera envoyé par e-mail à vos clients.
Zenamu ne rembourse pas les clients inscrits au cycle entier lorsque vous annulez une séance. Dans la fenêtre de confirmation, vous confirmez que vous les dédommagerez. Selon ce que vous avez convenu avec vos clients, vous pouvez proposer un remboursement, ajouter un carnet ou des crédits, ou — la solution la plus courante — ajouter une séance de remplacement (voir ci-dessus), à laquelle tous les clients inscrits au cycle entier sont automatiquement ajoutés.
Annuler cette séance ne concerne que les cycles. Les événements et ateliers n'ont pas de séances : vous annulez l'événement entier avec Annuler l'événement dans le détail de l'événement. Pour arrêter un cycle entier plus tôt, consultez Cycles : comment annuler un cycle en avance et prévenir les participants.
Comment reporter une séance à une autre date
Créez une nouvelle séance avec Ajouter une séance : les clients inscrits au cycle entier y seront ajoutés automatiquement.
Annulez la séance initiale pour garder la trace dans votre calendrier.
Informez les clients par e-mail. Offrez un dédommagement si besoin (remboursement, carnet, crédit).
Cette approche garantit que la date est marquée comme annulée et que vos clients reçoivent les informations nécessaires ainsi que les options de compensation.