Cet article présente les règles d'annulation par les clients pour les cycles (séances de rattrapage pour une séance manquée et annulation du cycle entier) et pour les événements et ateliers. Les cours à l'unité et les rendez-vous suivent une autre règle, la fermeture des annulations et les frais d'annulation ; voir Fermeture des annulations et frais d'annulation pour les réservations de cours et de rendez-vous.

Les rattrapages s'appliquent uniquement aux séances d'un cycle que le client a réservé en entier. Si un client a réservé une seule séance du cycle au Prix d'une séance, cette réservation suit la fermeture des annulations et les frais d'annulation des cours à l'unité, et elle ne donne pas droit à un rattrapage. Aucun montant n'est remboursé lorsqu'un client justifie son absence à une séance du cycle : le rattrapage sert de compensation.

Autoriser l'obtention de rattrapages et Validité des rattrapages par défaut pour les cycles sont des valeurs par défaut pour les cycles nouvellement créés. Un cycle existant conserve ses propres réglages. Pour les modifier, modifiez le cycle et ouvrez sa section Rattrapages : Autoriser l'obtention de rattrapages, Nombre maximum de rattrapages et Validité des rattrapages pour ce cycle.

Ces réglages propres à chaque cycle sont disponibles dans les formules Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d'essai. Dans les autres formules, ils sont désactivés : chaque cycle conserve le réglage qu'il a reçu à sa création.

Le client doit avoir un compte Zenamu

Pour utiliser les séances de rattrapage, vos clients doivent disposer d'un compte Zenamu. Sans compte, impossible de gérer les rattrapages, d'afficher les soldes ou les dates d'expiration.

Le client se connecte à son compte, puis ouvre Mes cycles et clique sur Justifier mon absence pour la séance concernée, ou clique sur l'icône de corbeille à côté de la séance dans Mes réservations. Les clients le font depuis leur compte, et non depuis la page du cycle sur votre planning public.

Après confirmation, la page principale affichera l'information que le client a droit à une séance de rattrapage, et il recevra également un e-mail d'information.

Le client peut ensuite utiliser la séance de rattrapage sur tout cours ou toute séance de cycle qui autorise le paiement avec un rattrapage, en cliquant sur Réserver puis en sélectionnant Réserver avec un rattrapage. Le paiement avec un rattrapage est désactivé par défaut sur chaque cours : vous l'activez avec Autoriser le paiement avec une séance de rattrapage dans les Paramètres de réservation avancés du cours, ou avec Séance – autoriser le paiement avec un rattrapage dans la section Rattrapages d'un cycle. Plus d'informations dans Séances de rattrapage : obtention, utilisation et validité.

Vos clients peuvent annuler eux-mêmes la réservation d'un événement, à condition que vous l'autorisiez. Rendez-vous dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations, choisissez Événements / Ateliers et activez « Autoriser l'auto-annulation ». Renseignez ensuite « Clôture des annulations : combien de temps avant le début ? » — la valeur 0 laisse aux clients la possibilité d'annuler à tout moment jusqu'au début de l'événement. Ce délai se saisit en minutes, en heures, en jours ou en semaines.

Ce que vous définissez ici devient le réglage par défaut des événements que vous créerez ensuite, et chaque événement peut avoir son propre réglage dans ses paramètres. Un événement soumis à un délai plus strict ne vous oblige donc pas à modifier la règle pour tous les autres.

Les événements n'ont pas de frais d'annulation en pourcentage. Avant la clôture des annulations, le client récupère l'intégralité de son paiement. Lorsque l'auto-annulation est désactivée, le client voit un message l'invitant à contacter le studio. Après la clôture, une réservation payée par carte ou PayPal ne peut plus être annulée en ligne et le client est invité à contacter le studio. Une réservation payée avec des crédits, des entrées, un abonnement ou un rattrapage peut encore être annulée après la clôture, mais rien n'est restitué. Les réservations payées par virement bancaire ou en espèces doivent toujours être annulées et remboursées par vous.

Vous pouvez à tout moment annuler vous-même la réservation d'un client depuis la page de détail de l'événement dans le panneau d'administration. Lors de l'annulation, le système vous demandera comment traiter le remboursement (restituer les crédits, restituer les entrées, marquer comme non payé, etc.).

Se faire excuser d'une seule séance d'un cycle est une chose ; annuler l'inscription au cycle entier en est une autre, et cela se règle séparément. Vous trouverez ce réglage au même endroit : Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations, dans Cycles. Activez « Autoriser l'annulation du cycle entier » et renseignez « Clôture des annulations du cycle : combien de temps avant le début du cycle ? ». La valeur 0 signifie que les clients peuvent annuler le cycle entier à tout moment jusqu'à son début. Chaque cycle dispose aussi de sa propre copie de ce réglage dans le formulaire du cycle.

Un client qui annule le cycle entier avant la clôture est intégralement remboursé. Si ce réglage est désactivé, ou après la clôture, les clients doivent convenir de l'annulation directement avec vous. Un cycle payé par virement bancaire ou en espèces doit toujours être annulé et remboursé par vous.

Les cycles de cours n'ont pas non plus de frais d'annulation en pourcentage. L'absence à une seule séance se gère par les séances de rattrapage, comme décrit plus haut.