Une séance de rattrapage remplace une séance manquée : le client l'utilise pour réserver un autre cours ou une autre séance de cycle. Les clients obtiennent automatiquement un rattrapage uniquement lorsqu'ils justifient leur absence à une séance d'un cycle qu'ils ont réservé en entier. Les cours à l'unité, les événements et les rendez-vous ne donnent jamais droit à un rattrapage automatique. Vous pouvez aussi ajouter manuellement un rattrapage à n'importe quel client.
Les séances de rattrapage ne sont ni la liste d'attente (une file d'attente pour un cours complet), ni la fermeture des annulations ou les frais d'annulation qui s'appliquent aux cours à l'unité.
Comment les clients obtiennent-ils une séance de rattrapage ?
En justifiant leur absence à une séance de cycle : un client qui a réservé un cycle entier obtient une séance de rattrapage lorsqu'il justifie suffisamment tôt son absence à une séance payée et que le cycle autorise les rattrapages. Vous configurez cela dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles, avec Autoriser l'obtention de rattrapages et le délai du droit au rattrapage. Pour la configuration pas à pas, consultez Cycles et événements : rattrapages et paramètres d'annulation par les clients.
Ajout manuel : vous pouvez ajouter une séance de rattrapage à un client précis depuis sa fiche client, dans la section Rattrapages, à titre de compensation. Pratique en cas d’annulation de votre part ou cas spécial. Lorsque vous annulez depuis l'administration la réservation d'un client à un cycle, vous pouvez aussi choisir Annuler la réservation et créditer 1 séance de rattrapage.
Pour quels cours une séance de rattrapage peut-elle être utilisée ?
Un client ne peut utiliser un rattrapage que sur les cours et les séances de cycle pour lesquels vous l'autorisez. L'option est désactivée par défaut : vous décidez pour chaque cours ou cycle.
Cours : lors de la création ou de la modification du cours, ouvrez les Paramètres de réservation avancés et activez Autoriser le paiement avec une séance de rattrapage.
Cycle : lors de la création ou de la modification du cycle, ouvrez la section Rattrapages et activez Séance – autoriser le paiement avec un rattrapage. Le cycle doit pour cela proposer l'option tarifaire Prix d'une séance.
Cette option n'est pas disponible pour un cours masqué du planning public ou que les clients ne peuvent pas réserver eux-mêmes.
Exemple : Si vos cours classiques coûtent 10 € et certains cours spéciaux 50 €, vous pouvez restreindre l’utilisation de rattrapage à des cours similaires.
Comment un client réserve-t-il avec une séance de rattrapage ?
Compte client requis : Les clients doivent disposer d'un compte Zenamu (créé avec un e-mail et un mot de passe) pour utiliser les séances de rattrapage. Une fois connectés, ils peuvent utiliser leur séance de rattrapage sur tout cours qui autorise le paiement avec un rattrapage. Il leur suffit de cliquer sur Réserver et de sélectionner Réserver avec un rattrapage.
2. Option « Prix d’une séance » :
Pour utiliser les séances de rattrapage pour des séances individuelles d'un cycle de cours, celui-ci doit disposer de l’option de tarification « Prix d’une séance ». Si cette option n'est pas disponible, cela signifie que vous avez uniquement configuré le paiement pour l'ensemble du cycle (en tant que série de séances consécutives), et les clients ne pourront pas utiliser une séance de rattrapage pour une séance spécifique.
Combien de temps une séance de rattrapage est-elle valable ?
Vous définissez la validité des rattrapages obtenus dans les cycles dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles, sous Validité des rattrapages par défaut pour les cycles. Deux options sont proposées :
Pour un nombre de jours défini (30 jours par défaut) : les jours sont comptés à partir de la date de la séance manquée, et non à partir du jour où le client a justifié son absence.
Jusqu'à la fin du cycle : le rattrapage reste valable jusqu'à la dernière séance du cycle, plus le nombre de jours saisi dans Délai de grâce après la fin du cycle (jours).
Exemple : La validité des rattrapages est fixée à 14 jours. Le 1er mai, un client justifie son absence à une séance du cycle qui a lieu le 22 mai. Le rattrapage est valable 14 jours à partir du 22 mai, soit jusqu'au 5 juin.
Le paramètre du studio s'applique par défaut aux cycles nouvellement créés. Chaque cycle peut avoir sa propre Validité des rattrapages pour ce cycle dans sa section Rattrapages. Lorsque vous ajoutez manuellement un rattrapage à un client dans sa fiche client, vous définissez sa validité au moment de l'ajout.
Quelles formules incluent les séances de rattrapage ?
Les paramètres de rattrapage du studio dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles ne dépendent pas de la formule. Les réglages propres à chaque cycle dans sa section Rattrapages (Autoriser l'obtention de rattrapages, Nombre maximum de rattrapages et Validité des rattrapages pour ce cycle) sont disponibles dans les formules Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d'essai. Dans les autres formules, ces réglages du cycle sont désactivés.