Une séance de rattrapage remplace une séance manquée : le client l'utilise pour réserver un autre cours ou une autre séance de cycle. Les clients obtiennent automatiquement un rattrapage uniquement lorsqu'ils annulent leur participation à une séance d'un cycle qu'ils ont réservé en entier. Les cours à l'unité, les événements et les rendez-vous ne donnent jamais droit à un rattrapage automatique. Vous pouvez aussi ajouter manuellement un rattrapage à n'importe quel client.
Pour annuler sa participation, le client ouvre Mes cycles dans son propre compte, clique sur Annuler à côté de la séance et confirme avec Annuler ma participation (ou utilise l'icône de corbeille dans Mes réservations). Cela ne fonctionne que pour une séance payée qui n'a pas encore commencé, et le client n'obtient un rattrapage que s'il annule en respectant le délai Annuler au plus tard défini dans vos paramètres de rattrapage, si le cycle autorise les rattrapages et si sa limite de rattrapages pour ce cycle n'est pas atteinte.
Les séances de rattrapage ne sont pas la liste d'attente (une file d'attente pour un cours complet). Leur délai Annuler au plus tard est aussi distinct de la fermeture des annulations et des frais d'annulation des cours à l'unité, que vous définissez sur la carte Séances.
Comment les clients obtiennent-ils une séance de rattrapage ?
En annulant leur participation à une séance de cycle : un client qui a réservé un cycle entier obtient une séance de rattrapage lorsqu'il annule suffisamment tôt sa participation à une séance payée, que le cycle autorise les rattrapages et que sa limite de rattrapages pour ce cycle n'est pas atteinte. Vous configurez cela dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles, dans la section Rattrapages. « Suffisamment tôt » dépend du délai Annuler au plus tard de la section Quand le client obtient un rattrapage, qui s'applique à tous les cycles avec rattrapages. Autoriser les clients à obtenir des rattrapages dans les nouveaux cycles ne fait que préremplir les nouveaux cycles ; chaque cycle a sa propre option Autoriser l'obtention de rattrapages dans sa section Rattrapages. Pour la configuration pas à pas, consultez Cycles et événements : rattrapages et paramètres d'annulation par les clients.
Ajout manuel : vous pouvez ajouter une séance de rattrapage à un client précis depuis sa fiche client, dans la section Rattrapages, à titre de compensation. Pratique en cas d'annulation de votre part ou cas spécial. Lorsque vous annulez depuis l'administration la réservation d'un client à un cycle, vous pouvez aussi choisir Annuler la réservation et créditer 1 séance de rattrapage.
Pour quels cours une séance de rattrapage peut-elle être utilisée ?
Un client ne peut utiliser un rattrapage que sur les cours et les séances de cycle pour lesquels vous l'autorisez. Vous décidez pour chaque cours ou cycle.
Cours : l'option Autoriser le paiement avec une séance de rattrapage des Paramètres de réservation avancés est activée par défaut pour les nouveaux cours. Les cours existants conservent leur réglage actuel. Si vous ne voulez pas que les rattrapages soient utilisés pour un cours, désactivez l'option lors de la création ou de la modification du cours.
Cycle : lors de la création ou de la modification du cycle, ouvrez la section Rattrapages et activez Séance – autoriser le paiement avec un rattrapage. Un nouveau cycle reprend la valeur par défaut définie dans Autoriser le paiement des séances à l'unité d'un cycle par rattrapage (dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles, sous Autres options par défaut des nouveaux cycles). Le cycle doit pour cela proposer l'option tarifaire Prix d'une séance.
Cette option n'est pas disponible pour un cours masqué du planning public ou que les clients ne peuvent pas réserver eux-mêmes.
Exemple : si vos cours classiques coûtent 10 € et certains cours spéciaux 50 €, désactivez Autoriser le paiement avec une séance de rattrapage pour les cours spéciaux. Vous ne voulez sans doute pas qu'un rattrapage obtenu pour un cours à 10 € serve à payer un cours plus cher.
Comment un client réserve-t-il avec une séance de rattrapage ?
Compte client requis : Les clients doivent disposer d'un compte Zenamu (créé avec un e-mail et un mot de passe) pour utiliser les séances de rattrapage. Une fois connectés, ils peuvent utiliser leur séance de rattrapage sur tout cours qui autorise le paiement avec un rattrapage. Il leur suffit de cliquer sur Réserver et de sélectionner Réserver avec un rattrapage.
2. Option « Prix d'une séance » :
Pour utiliser les séances de rattrapage pour des séances individuelles d'un cycle de cours, celui-ci doit disposer de l'option de tarification « Prix d'une séance ». Si cette option n'est pas disponible, cela signifie que vous avez uniquement configuré le paiement pour l'ensemble du cycle (en tant que série de séances consécutives), et les clients ne pourront pas utiliser une séance de rattrapage pour une séance spécifique.
Combien de temps une séance de rattrapage est-elle valable ?
Vous définissez la validité des rattrapages obtenus dans les cycles dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles, dans la section Durée de validité des rattrapages. Le champ Mode de calcul propose deux options :
Pour un nombre de jours défini (30 jours par défaut) : saisissez le Nombre de jours, comptés à partir de la date de la séance à laquelle le client a annulé sa participation, et non à partir du jour de l'annulation.
Jusqu'à la fin du cycle : le rattrapage reste valable jusqu'à la dernière séance du cycle, plus le nombre de jours saisi dans Jours en plus. Il est toujours valable au moins 5 jours après que le client a annulé sa participation.
Exemple : La validité des rattrapages est fixée à 14 jours. Le 1er mai, un client annule sa participation à une séance du cycle qui a lieu le 22 mai. Le rattrapage est valable 14 jours à partir du 22 mai, soit jusqu'au 5 juin.
Chaque cycle a une option Validité des rattrapages dans sa section Rattrapages. Utiliser le paramètre par défaut signifie que le cycle applique la validité par défaut définie dans les paramètres de réservation, même si vous la modifiez plus tard. Définir pour ce cycle signifie que le cycle a sa propre validité, sur laquelle les modifications du paramètre par défaut sont sans effet. Lorsque vous ajoutez manuellement un rattrapage à un client dans sa fiche client, vous définissez sa validité au moment de l'ajout.
Quelles formules incluent les séances de rattrapage ?
Vous activez les rattrapages par défaut pour les nouveaux cycles avec Autoriser les clients à obtenir des rattrapages dans les nouveaux cycles dans Paramètres > Réservations et règles > Annulation des réservations > Cycles, et pour chaque cycle avec Autoriser l'obtention de rattrapages dans sa section Rattrapages. Aucun de ces deux réglages ne dépend de la formule. Les champs Nombre maximum de rattrapages d'un cycle et Max. de rattrapages par client dans les paramètres de réservation, de même que l'option Définir pour ce cycle pour la validité des rattrapages, sont disponibles dans les formules Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d'essai. Dans les autres formules, ces réglages sont désactivés. Un cycle qui a déjà sa propre validité (par exemple depuis l'époque où vous aviez une formule supérieure) l'affiche en lecture seule, et vous pouvez le faire passer à Utiliser le paramètre par défaut.