Les séances de rattrapage vous permettent de gérer les absences justifiées et les exceptions opérationnelles. Cet article explique comment ajouter, modifier et supprimer manuellement les séances de rattrapage d'un client dans l'administration, dans la section Rattrapages de la fiche du client. La façon dont les clients obtiennent automatiquement des rattrapages grâce aux cycles est expliquée dans Séances de rattrapage : obtention, utilisation et validité.
Quand ajouter manuellement une séance de rattrapage
Compensation validée pour une absence justifiée.
Compensation lorsque vous annulez une séance de votre côté et que le paiement a été effectué par virement bancaire ou un autre moyen qui ne rembourse pas automatiquement le client.
Quand modifier une séance de rattrapage
Vous devez changer la durée de validité de la séance de rattrapage.
La séance de rattrapage a été enregistrée avec une validité incorrecte. La date de validité est la seule chose que vous pouvez modifier.
Quand supprimer une séance de rattrapage
Elle a été ajoutée par erreur ou en doublon.
La compensation a été révoquée et le solde de séances de rattrapage du client doit être corrigé.
Marche à suivre
Allez dans Clients, ouvrez la fiche du client et vérifiez ses séances de rattrapage actuelles dans la section Rattrapages.
Ajoutez, modifiez ou supprimez la séance de rattrapage :
Ajouter : cliquez sur +, définissez la Validité pour utilisation en jours et cliquez sur Confirmer. Cela ajoute 1 séance de rattrapage. L'ajout manuel de rattrapages n'est pas disponible avec la formule gratuite Débutant.
Modifier : cliquez sur l'icône crayon à côté du rattrapage, changez la date Valable jusqu'à dans la fenêtre Modifier la validité et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez modifier les rattrapages actifs et expirés.
Supprimer : cliquez sur l'icône corbeille à côté du rattrapage et confirmez avec Supprimer. Vous ne pouvez supprimer qu'un rattrapage actif, pas un rattrapage déjà utilisé.
Si nécessaire, notez la raison du changement dans les Notes du client.
Vérifiez que la modification a bien été enregistrée et s'affiche correctement.
Important : Appliquez des règles uniformes pour la gestion des exceptions. Une attribution incohérente des séances de rattrapage entraîne rapidement des litiges avec les clients et une perte de visibilité.
FAQ
Comment définir la durée de validité des séances de rattrapage ?
En fonction des règles internes de votre studio et du type de compensation. L'idéal est d'utiliser un délai uniforme. Lorsque vous ajoutez un rattrapage manuellement, vous définissez sa validité en jours dans Validité pour utilisation. La validité des rattrapages que les clients obtiennent grâce aux cycles est expliquée dans Séances de rattrapage : obtention, utilisation et validité.
Puis-je supprimer une séance de rattrapage ajoutée par erreur ?
Oui, tant que le rattrapage n'a pas encore été utilisé. Nous vous recommandons de toujours noter la raison dans les notes du client afin de conserver un historique clair des modifications.
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