Un client ne peut pas venir, ou n'est pas venu, et souhaite un autre cours à la place. Avant, il fallait annuler la réservation et en créer une nouvelle. Désormais, vous déplacez le client en une seule action : le paiement, le prix et le justificatif restent inchangés, et le client reçoit un seul e-mail avec le nouveau cours.
Déplacement ou séance de rattrapage ?
Zenamu propose deux façons d'arranger le client. Choisissez selon que vous connaissez déjà le nouveau cours ou non :
Déplacer vers un autre cours — vous choisissez un cours précis et le client y passe directement. C'est utile quand vous convenez d'une date de remplacement, ou quand le client n'est pas venu et que vous voulez lui donner un autre cours.
Séance de rattrapage — vous accordez une séance de rattrapage au client, et il choisit lui-même son cours dans le planning. C'est utile quand la nouvelle date n'est pas encore connue, ou quand le client doit reporter plusieurs cours à la fois. Le fonctionnement des séances de rattrapage est décrit dans l'article Comment utiliser les séances de rattrapage depuis l'administration.
Comment déplacer un client
Dans le calendrier, ouvrez le cours sur lequel le client a sa réservation.
Dans la liste des participants, cliquez sur Déplacer vers un autre cours à côté du client (selon la largeur de l'écran, l'action est visible directement ou dans le menu plus).
En haut de la fenêtre, vérifiez le client, le cours d'origine et le prix de la commande.
Choisissez le nouveau cours. La liste affiche les cours des 30 jours suivant la date choisie ; décalez la date Afficher les cours à partir du si le nouveau cours est plus loin. Vous pouvez rechercher un cours par son nom.
Laissez l'option Prévenir le client par e-mail cochée et ajoutez éventuellement un message au client, qui apparaîtra dans l'e-mail.
Dans la note pour l'historique de la commande, vous pouvez indiquer la raison ; le client ne la voit pas.
Cliquez sur Déplacer la réservation.
Après le déplacement, le client a une réservation sur le nouveau cours avec la présence « absent » et reçoit les rappels du nouveau cours comme pour n'importe quelle autre réservation.
Astuce : vous pouvez aussi déplacer une réservation sur un cours qui a déjà eu lieu, typiquement quand le client n'est pas venu. Si le client est marqué comme présent sur le cours d'origine, retirez d'abord sa présence.
Ce qui arrive au paiement et au justificatif
Un déplacement ne touche jamais à l'argent : ce qui est payé reste payé pour le montant d'origine, ce qui est impayé reste impayé. Aucun complément ni remboursement n'est créé, même si le nouveau cours a un autre prix. Si vous voulez changer le prix, modifiez-le sur la commande.
Une commande payée a déjà un justificatif, et le déplacement ne le modifie pas. La commande reste donc enregistrée sur le cours d'origine : vous la trouverez là, dans la liste des commandes comme dans les revenus du cours. Seule la participation du client passe sur le nouveau cours. Le déplacement est inscrit dans l'historique de la commande.
Une commande impayée passe entièrement sur le nouveau cours : une fois payée, vous la trouverez sur le nouveau cours dans la liste des commandes comme dans les revenus. Si le client paie par virement bancaire, la date d'échéance est recalculée selon le nouveau cours.
Ce que la fenêtre vous signale
Les situations suivantes ne bloquent pas le déplacement ; un avertissement s'affiche simplement pour que vous décidiez en connaissance de cause :
Le nouveau cours est complet. La réservation est créée au-delà de la capacité, exactement comme lorsque vous ajoutez un participant à la main.
Le client a déjà une réservation sur le nouveau cours. Après le déplacement, il en aura deux.
Le client est sur la liste d'attente du nouveau cours. Sa réservation en liste d'attente reste inchangée ; s'il ne doit pas la garder, annulez-la séparément dans le détail du nouveau cours.
La réservation est payée avec un carnet, des crédits, un abonnement client ou une séance de rattrapage. Le déplacement ne vérifie pas si le carnet, l'abonnement ou la séance de rattrapage valent aussi pour le nouveau cours, ni si une limite est dépassée. Vérifiez-le dans le détail du client.
Le client n'est pas venu et a payé en ligne. Après le déplacement, la réservation est de nouveau active et le client peut l'annuler lui-même sur le nouveau cours selon vos conditions d'annulation, avec remboursement pour un paiement en ligne. Si vous ne voulez pas le permettre, accordez-lui une séance de rattrapage au lieu de déplacer la réservation.
Ce qui arrive sur le cours d'origine
Le déplacement libère une place sur le cours d'origine, exactement comme une annulation. Si le cours était complet et qu'il a une liste d'attente, la première personne est promue automatiquement et reçoit un e-mail ; sinon, les personnes qui ont demandé à être averties d'une place libre reçoivent une notification. Si vous voulez annuler entièrement le cours d'origine, déplacez d'abord les clients et annulez le cours ensuite.
Questions fréquentes
Puis-je déplacer un client depuis un cycle ?
Un client qui n'a acheté qu'une seule séance d'un cycle peut être déplacé vers n'importe quel cours isolé, de la même façon. Le déplacement vers une autre séance du cycle ou entre deux cycles n'est pas encore possible ; la procédure pour les cycles est décrite dans l'article Cycles : comment transférer un client entre deux cycles. Un client qui a acheté un cycle complet et les participants aux événements ne peuvent pas être déplacés.
Comment l'annulation est-elle calculée après un déplacement ?
D'après le nouveau cours. Si le client annule la réservation sur le nouveau cours, vos conditions d'annulation s'appliquent par rapport au début de ce nouveau cours.
Où vois-je qu'un client a été déplacé ?
L'historique de la commande contient une entrée avec le cours d'origine et le nouveau cours, qui a déplacé la réservation et quand, ainsi que votre note interne. Le message au client n'est pas enregistré dans l'historique : il se trouve uniquement dans l'e-mail envoyé.
Que reçoit le client ?
Un seul e-mail « Réservation déplacée » avec le cours d'origine et le nouveau cours, votre message, le lieu ou les informations de connexion en ligne, un bouton vers le détail de la réservation et des liens pour ajouter le nouveau cours à son agenda. Si le client n'a pas d'adresse e-mail, prévenez-le autrement.