Un client veut passer sur un autre cycle : un autre jour de la semaine, un autre niveau, ou simplement continuer sur le cycle suivant. Avant, il fallait annuler sa participation et créer une nouvelle commande. Désormais, vous déplacez le client en une seule action : les séances restantes passent sur le nouveau cycle, celles qui ont déjà eu lieu restent dans l'historique du cycle d'origine, le paiement, le prix et le justificatif restent inchangés, et le client reçoit un seul e-mail.
Quand utiliser le déplacement
Déplacer vers un autre cycle — le client passe sur un autre cycle avec tout le reste de son cycle. Vous choisissez le cycle de destination et le client y est inscrit dès la première séance restante.
Séance de rattrapage — le client doit seulement rattraper quelques séances et les choisit lui-même dans le planning. Le fonctionnement des séances de rattrapage est décrit dans l'article Comment utiliser les séances de rattrapage depuis l'administration.
Une seule séance d'un cycle vers un cours isolé — pour un client qui n'a acheté qu'une seule séance d'un cycle, le déplacement fonctionne comme pour une réservation sur un cours, voir Comment déplacer un client vers un autre cours sans annulation ni remboursement.
Comment déplacer un client
Ouvrez le détail du cycle et l'onglet Participants. Vous trouverez la même action dans le détail de n'importe quelle séance du cycle, dans la section Participants du cycle.
À côté du client, cliquez sur le menu plus (⋮) puis sur Déplacer vers un autre cycle.
En haut de la fenêtre, vérifiez le client, le cycle d'origine avec le nombre de séances restantes et le prix de la commande.
Choisissez le nouveau cycle. La liste contient les cycles publiés de votre studio à venir et en cours qui autorisent le même mode de participation (sur place ou en ligne) que la réservation d'origine. Sous la sélection, vous voyez à combien de séances du nouveau cycle le client sera inscrit et à partir de quand.
Laissez l'option Prévenir le client par e-mail cochée et ajoutez éventuellement un message au client, qui apparaîtra dans l'e-mail.
Dans la note pour l'historique de la commande, vous pouvez indiquer la raison ; le client ne la voit pas.
Cliquez sur Déplacer l'inscription.
Quelles séances sont déplacées
Sont déplacées les séances qui attendent encore le client dans le cycle d'origine : celles qui n'ont pas encore eu lieu et qui n'ont pas été annulées. Les séances déjà passées restent sur le cycle d'origine, avec la présence. Les séances pour lesquelles le client a justifié son absence ne sont pas déplacées, et les séances de rattrapage accordées pour celles-ci lui restent acquises.
Dans le nouveau cycle, le client est inscrit à toutes ses séances restantes, quel que soit le nombre de séances qui lui restaient dans le cycle d'origine :
Le nouveau cycle a plus de séances — le client les obtient au même prix, le prix de la commande ne change pas.
Le nouveau cycle a moins de séances — les séances en trop du cycle d'origine sont perdues. La fenêtre vous signale la différence ; si vous voulez changer le prix, modifiez-le sur la commande.
Astuce : le nouveau cycle peut avoir déjà commencé. Le client obtient alors uniquement les séances qui n'y ont pas encore eu lieu.
Ce qui arrive au paiement et au justificatif
Un déplacement ne touche jamais à l'argent : ce qui est payé reste payé pour le montant d'origine, ce qui est impayé reste impayé. Aucun complément ni remboursement n'est créé, même si le nouveau cycle a un autre prix. Si vous voulez changer le prix, modifiez-le sur la commande.
Une commande payée a un justificatif, et le déplacement ne le modifie pas ; le nom du cycle et la date indiqués sur le justificatif restent ceux d'origine. La commande elle-même apparaît désormais sur le nouveau cycle, comme dans la liste des cycles du client.
Une commande impayée passe entièrement sur le nouveau cycle, nom et date compris. Si le client paie par virement bancaire, la date d'échéance est recalculée d'après la première séance du nouveau cycle.
Ce que la fenêtre vous signale
Les situations suivantes ne bloquent pas le déplacement ; un avertissement s'affiche simplement pour que vous décidiez en connaissance de cause :
Certaines séances du nouveau cycle sont complètes. La réservation est créée au-delà de la capacité, exactement comme lorsque vous ajoutez un participant à la main.
Le client est déjà inscrit au nouveau cycle. Après le déplacement, il aura deux réservations sur les mêmes séances.
Le client est sur la liste d'attente du nouveau cycle pour une de ses séances. Sa place sur la liste d'attente reste inchangée ; s'il ne doit pas la garder, annulez-la séparément.
Le nouveau cycle a moins de séances restantes que celui d'origine (voir plus haut).
La commande est payée avec un carnet, des crédits, un abonnement client ou une séance de rattrapage. Le déplacement ne vérifie pas si le carnet, l'abonnement ou la séance de rattrapage valent aussi pour le nouveau cycle, ni si une limite est dépassée. Vérifiez-le dans le détail du client.
Ce qui arrive dans le cycle d'origine
Le client disparaît de la liste des participants du cycle d'origine. Ses séances déjà passées, avec la présence, restent accessibles dans le détail de chaque séance, dans le détail de la commande et dans le détail du client. Chaque séance libérée rend une place disponible, exactement comme une annulation : si la séance était complète, la première personne de sa liste d'attente est promue automatiquement ; sinon, les personnes qui ont demandé à être averties d'une place libre reçoivent une notification.
Questions fréquentes
Où vois-je qu'un client a été déplacé ?
L'historique de la commande contient une entrée avec le cycle d'origine et le nouveau cycle, la date de la première nouvelle séance, le nombre de séances déplacées, ajoutées et retirées, qui a déplacé l'inscription et quand, ainsi que votre note interne. Le message au client n'est pas enregistré dans l'historique : il se trouve uniquement dans l'e-mail envoyé.
Que reçoit le client ?
Un seul e-mail « Inscription au cycle déplacée » avec le nom du cycle d'origine et du nouveau cycle, le nombre de séances restantes et la période qu'elles couvrent, les informations sur le paiement, votre message, le lieu ou les informations de connexion en ligne et un bouton vers le détail de la commande. Si le client n'a pas d'adresse e-mail, prévenez-le autrement.
Comment annuler la participation après un déplacement ?
Dans le nouveau cycle, cliquez sur Annuler la participation au cycle à côté du client. L'annulation porte toujours sur la commande entière, donc aussi sur les séances déjà passées dans le cycle d'origine. C'est pourquoi cette option n'est plus proposée à côté du client dans le cycle d'origine.
Puis-je déplacer une seule séance d'un cycle ?
Pas entre deux cycles : c'est toujours tout le reste du cycle qui est déplacé. Une seule séance d'un cycle peut être déplacée vers un cours isolé, comme le décrit l'article Comment déplacer un client vers un autre cours sans annulation ni remboursement. Pour des séances isolées, utilisez une séance de rattrapage.